通过 英国销售总监Simon Hill&爱尔兰,文档影像小组,Nuance

对于律师事务所而言,了解减少印刷数量的机会可以使拥有不受管理的,昂贵的印刷服务与提供管理良好,具有成本效益的印刷环境有所不同。在许多情况下,节省成本和提高生产率的结果可能是惊人的。

通过积极地衡量和管理印刷,行业分析师估计,印刷成本最多可以降低30%。随着打印质量的提高,员工的工作效率将提高,同时消除了坐在纸盘中的打印工作,这意味着文档更安全,消失的可能性更小。最后,通过帮助和鼓励员工减少打印量,还可以帮助您的公司更加环保。律师事务所可以采取几个步骤来减少打印量并开始省钱。

消除个人打印机
毫无疑问,个人打印机很方便。但是,为所有员工提供一个员工并不划算,而且墨水成本很高。例如,个人打印机与共享网络打印机的每页成本差异平均为每页0.01英镑。这相当于每打印50,000页500英镑。删除个人打印机是律师事务所可以采取的节省开支的第一步,方法是将用户迁移到共享打印机,并通过让工作人员打印到网络上的任何打印机来增加用户的便利性。

扫描更多
大多数多功能打印机(MFP)和复印机都可以扫描并创建PDF。连接到他们的成本回收终端可以预览扫描的文档,然后为您提供扫描位置的选择,例如通过电子邮件,甚至发送到文档或案例管理系统,同时确认扫描可以为您提供内心的平静。高效的PDF扫描,创建,共享和存储也可以节省金钱。在Dickinson Dees的一个法律团队中,一个高效的扫描解决方案使该团队仅在收费上节省了大约5,000英镑的时间。

打印前三思
您的团队对打印文档是否三思而行?让用户意识到打印的影响这一简单的动作会使他们思考。如果您开始跟踪打印并为公司中的每个人生成报告,则可以让他们知道他们在打印上花费了多少钱。这些知识和洞察力可能使他们在打印之前就思考,这将长期节省成本。

停止两次打印
有时候,不可避免的是,一旦您点击打印,便会意识到要对文档进行更改,但是由于已经处理过,因此您需要回收旧文档并打印新文档。这是浪费纸张和金钱。通过虚拟打印队列来保存文档,直到用户准备好拿起文档为止,用户获得了第二次机会 打印文档。这也使打印到共享设备更加容易。在打印机上,用户可以选择要打印的文档,并删除不需要的文档。这导致更少的纸张浪费和更少的金钱浪费。

切色
毫无疑问,色彩会给演示文稿带来影响,并能突出重要信息,但它并不一定要成为打印内容的一部分。判断是这里的关键,您可以通过拒绝某些应用程序(例如电子邮件)进行彩色打印的彩色打印规则来控制其使用。您可以将彩色作业自动路由到成本更低的彩色打印机,或者设置关于可以和不可以进行彩色打印的准则。因此,虽然颜色很棒,但浪费的颜色却不利于您的预算。

减少帮助台电话
一家拥有750名员工的公司,每年平均在其印刷机队上花费3,700个小时的IT支持。这意味着最多有20%的帮助台资源被用于与打印机相关的主题,通常会降低生产力,并且很沮丧–为用户。通过使用虚拟打印队列来处理所有打印作业,用户可以通过一种安全的方式来打印到最方便,最在线的任何打印机。这减少了对服务台的呼叫,而且消除了IT人员在每台计算机上创建无数打印定义以允许打印到多个设备的需求。

购买合适的设备
一个好的经验法则是争取员工与打印机的比例为6:1。如果按照上述步骤进行操作,则打印量将减少很多。哪个提出了您真正需要哪种打印机的问题?公司的比率为2:1并不少见,但有效使用共享的网络打印机可以轻松地将该比率提高到20:1或更高。仅投资于您需要的设备并删除不需要的设备,这在商业上是有意义的。在许多情况下,多功能打印机可以代替多台激光打印机。

收回打印成本
如果您要向客户收取打印费用或处理部门间打印费用,您是否准确地跟踪应计帐的打印百分比以及应在何处分配什么费用?通过跟踪打印的对象,打印的对象或部门以及打印文档的应用程序,您可以准确确定可以向哪些打印作业收费。 Teacher Stern LLP使用成本回收工具Equitrac已有近20年的历史了。 Stern老师的IT经理Christine Ardis说:“它易于使用,并且是一种出色且非常有效的成本回收工具。它跟踪所有影印,扫描和打印以进行报告和成本回收,从而使企业可以从客户那里收回成本。我们从中提取的信息确实对团队的报告,账单和发票提供了帮助。”克里斯汀坚信“…Equitrac实现的成本回收已经为最初的许可证付出了更多。”

遵循上述步骤,可以防止企业在每次使用墨水时漏钱。