存在律师事务所和律师可以为客户创建文件,但并不拥有它们。客户做。像许多所有者一样,客户也担心其他人如何与自己的财产进行交互,尤其是源于网络安全和隐私需求。实际上,文档,电子邮件和其他内容的管理几乎包括 所有 首席法律官最关注的问题[1]:(1)法规变更; (2)企业数据保护; (3)数据的治理与管理; (4)道德和合规要求。

因此,客户制定了一些规则,带来了一些叫醒电话的后果:没有被支付,被起诉或被简单解雇。这些规则通常称为外部法律顾问准则(OCG),用于控制流程。 OCG已从准则转变为实际合同,为客户提供网络违法赔偿和违反隐私法的赔偿,并要求公司明确保护客户数据的安全。现在有79%的法律部门向其律师事务所提供OCG,比2017年增加了30%[2],这绝对是法律部门控制支出和降低风险的最有效方法。

公司面临遵守OCG的挑战,这导致收款周期增加,发票被拒绝,订单项被拒绝付款,注销或在某些情况下整个公司被起诉或解雇。 39%的客户衡量律师事务所相对于OCG的表现,几乎一半的首席法律官将在2019年解雇他们的律师事务所,结果将工作重定向到另一家[3].

原理很简单。所有组织都需要确保他们遵循减轻网络安全风险的最佳做法:通过培训,数据加密,强大的边界安全和密码策略。公司需要有一个过程来确保组织客户的文件,将非公开数据保护给需要访问的人,并具有报告的能力,然后在需要时销毁或转让。

为了遵守OGC的数据方面,公司必须有明确的信息治理策略,而公司的文档管理系统是该系统的基础系统。

拥有不持有

这就是为什么98%的律师事务所报告拥有文件管理系统(DMS)的原因[4]。这是电子案件档案的最合乎逻辑的位置。但是,不幸的是(拥有包括法律在内的许多垂直领域)司空见惯的是拥有技术并不等于采用和正确运行技术。在最近对广泛项目中2,000多名律师的调查中,数据表明,律师明确避免使用(插入任何名称)DMS[5] 而是将文件放在其本地C驱动器或网络共享上,因为这样做更容易并且对律师更有意义-至少对业务驱动者而言是盲目的。现在是时候优先考虑采用了,首先要移除遮盖物。

问题在于,合作伙伴与OCG中签订的业务驱动程序脱节,从而使公司的负债和收入损失的潜在可能性不可见。

采用意味着DMS中的电子文件

为什么企业首先拥有DMS?采用DMS意味着什么? DMS可以分为两种基本情况:

  • 进行中的工作:起草,版本控制和交付文档–将文档移出门;

  • 电子案件文件:在单个位置创建与案件有关的所有文档以及电子邮件的记录。

没有电子文件,就不可能遵守首席首席法律官的担忧。这是因为信息治理只能应用于已知的领域。这不是认识论重言式。

公司无法根据其不知道没有的数据创建流程:无法管理,无法创建和实施保留和销毁策略,无法保护或锁定未知实体。这意味着事务需要维护适当的电子文件,并包括所有客户文档以及相关的电子邮件,以管理已知信息。因此,将文档存储在电子文件之外的律师会使公司面临财务,道德,法规和安全性等多层风险。

电子文件将使公司符合OCG

公司可以依靠客户对OCG的执行来确保他们的数据不是下一个头条新闻。以下是OCG中规定的一些主要客户关注点,这些关注点要求公司维护电子文件以支持适当的治理和安全性:

法规变更。 如今,企业通过客户的监管机构直接或间接面临多种监管要求。其中,《通用数据保护条例》(GDPR)规定对合规性失败处以巨额罚款-高达公司全球年收入的4%。除其他要求外,该法规还要求公司能够跟踪并(如果要求)删除公司在任何地方(代表客户或其他方式)持有的个人数据。仅此一项就需要用于管理此类内容的结构化电子系统。对于客户端文件,DMS是唯一明智的此类选择。

安全。客户规定“需要知道”安全性。这意味着数据是安全的,并且仅限于需要知道的人,然后在不再需要时立即将其删除或传输回客户端。公司法律顾问协会(ACC)在2017年对此进行了纪念:拥有公司机密信息的外部顾问的模型信息保护和安全控制”,现在以OCG的形式提供给公司。

道德与合规。此外,电子文件不仅是一个好主意,而且是执业律师执照的监管或道德义务。客户可以随时请求其文件的副本–客户无法支付此请求的无效交付费用,也不会(可能更糟)赞赏。每个管辖区对公司在文件传输中需要提供哪些确切信息都有不同的要求。在美国,有一些道德观点表明,如果您不维护文件,则创建文件的成本将由公司承担。

战略. 客户档案通常是由于律师事务所合伙人(“分支机构”)搬迁公司而转移的,在2010年至2017年的7年期间,接近50%的所有合伙人在美国市场转移了事务所。–亚特兰大和芝加哥的市场超过了所有合作伙伴的50%。 2018年是《美国法律百强》有史以来最繁忙的合伙人横向举动最激进的一年 [6]。在英国,每年大约有500到1,000个动作,总计约3500个被认为是“大量”动作,这意味着该数字甚至更大,因为仅报告了“具有新闻价值”的动作。对于公司而言,要维持对客户记录的持续治理和安全性,这是一个巨大的业务挑战。

因此,在公司的DMS中实施和采用电子文件解决方案是公司信息治理战略的核心要素。

在第二部分中,我们将告诉您如何成功进行此操作。

基思·利普曼(基思·利普曼)(右上图)是CEO和联合创始人 Prosperoware

[1] 2018年ACC首席法律官调查

[2] 2018年Altman Weil首席法律官调查

[3] 2018年ACC首席法律官调查。

[4] ILTA 2018技术调查

[5] 消防员调查& Co

[6] 2018 ALM情报报告

本文首次出现在一月的橙色抹布通讯中–因此,请注册以获得免费副本,并成为第一个阅读我们的新闻和评论的人,请点击此处: http://www.nurturedmoms.com//latest-newsletter/