Bury Council由六个城镇组成,包括Bury,Prestwich,Radcliffe,Ramsbottom,Tottington和Whitefield。驻Bury的法律服务部门专注于三个核心领域,包括土地和财产,社会服务和诉讼。

Lexis Visualfiles(法律工作流程和案件管理系统)的长期用户;理事会法律部门已在平台内创建了新的债务管理解决方案,以促进更有效的债务追回。在这个新的案例研究中,Bury Council法律部门的业务经理Andy Carlile与LexisNexis Enterprise Solutions讨论了这种方法背后的原理及其带来的好处。

法律部门对债务管理系统有什么要求?

安迪·卡莱尔(Andy Carlile):  随着员工数量的减少以及从客户账户部门收到的未结发票数量的持续增长,有效的债务追回一直是我们面临的挑战。我们收到了客户帐户部门的未清发票以及可用的证据。然后,法律部门手动调查了所有指示,以确保发票确实未清,收集支持证据并最终对案件进行追究,直到追回债务。法律部门有责任证明个人/组织确实欠理事会这笔钱。这使得每种情况都相当耗时且费时。这不是很好地利用律师的时间,技能和专业知识。

为了最大限度地减少法律部门处理低水平债务追回的时间,我们决定将债务追收外包,外包公司将追回的资金削减了一定百分比。通过评估,我们发现回收率极低,只有15%至18%,考虑到个人债务的范围从不到100英镑到100万英镑不等,这可以忽略不计。这些债务的范围也很广,可能包括从个人不付租金或损坏街道家具到组织不付钱租用宴会厅的任何债务。

我们改变了债务追回的方式。我们没有承担繁重的工作来为我们收到的所有事项提供未偿债务的证据,而是让有关个人和组织承担举证责任,以证明其无罪–除非债务有争议。这减轻了对法律部门的压力和活动的重复,特别是因为已经有明确的证据表明个人和组织受到违反。同时,我们认识到债务管理的自动化是有效,高效地提高回收率的唯一途径。

Visualfiles中的债务管理解决方案如何工作?

安迪·卡莱尔(Andy Carlile): 我们已将财务系统与Visualfiles集成在一起。财务系统将未清发票加载到输出文件夹中,Visualfiles从该文件夹中导入信息并自动启动相关的债务管理流程-从打开单个案件,安排事务,根据不同的时间范围创建信件以及最终批量发行当前欠县法院散装中心(CCBC)的所有债务。

以新解决方案的效率为例,我们最近收到了理事会客户帐户部门的70条指示。手动地,只需要几个小时就可以在Visualfiles中打开这些案例。通过这种新的解决方案,我们将指令以表格格式放置,并通过单击鼠标,在Visualfiles中打开了70个案例,并产生了要传播的首字母-大约需要10分钟。现在,我们希望通过通宵导入和操作脚本进一步实现此过程的自动化。

今天,我们针对未结案件运行每日报告。它使我们能够根据案件的复杂性和数额来确定哪些案件值得律师介入;以及可以通过自动化流程解决的问题。

此解决方案是否提高了部门的收债成功率?

安迪·卡莱尔(Andy Carlile): 我们的债务回收已大大改善。例如,上述70条指示的总金额为74,000英镑,而在债务管理系统发出的两封自动信函的支持下,我们在三个月内追回了40,000英镑。

我们已大大减少了体力劳动,并且正当地将法律上的时间花在真正需要法律关注的案件上,特别是在案件已下达法院的情况下。

以前,债务追回在很大程度上是一个手动过程,我们大量收到了安理会的新指示,通常是每年四到五次。今天,由于有了新的自动化系统,我们每天都会收到说明。这意味着我们会在发票过期后立即收到它们。因此,债务追回是一个持续的过程,并且要快得多。

您为什么选择在Lexis Visualfiles中创建债务管理解决方案?实施第三方解决方案会更容易吗?

安迪·卡莱尔(Andy Carlile):  这是Visualfiles平台的最大优势之一-它允许在整个案件管理系统中快速开发新的细分解决方案。该债务管理解决方案从头到尾耗时14天。并根据我们的工作方式量身定制。没有第三方解决方案可以提供此功能。

视觉文件使我们能够不断调整和改进流程,有时甚至每天调整流程,以支持法律部门不断变化的业务需求,而无需LexisNexis的帮助。就这么简单。例如,我没有技术背景,但是加班了,我学会了根据组织的需要自定义Visualfile。

在Visualfiles平台上的投资回报确实非常可观。我们还计划使许多其他业务流程实现自动化,以不断提高效率。

注意:我们发布具有编辑价值的案例研究,并且不支付有关律解网 Insider的文章。