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关于塞登斯

塞登斯 是伦敦西区的200大律师事务所之一,在商业和私人客户服务方面均享有很高的声誉。他们为英国和国际客户提供有关个人和商业纠纷,房地产,家庭法,房地产规划,公司法,雇佣法等方面的建议。 塞登斯 具有处理敏感问题,复杂的技术工作和跨实践问题所需的专业和人际交往能力,可实现最佳结果。

总览

当Seddons在2017年初开始朝着GDPR合规性迈进时,该公司的IT总监James Temple发现了他们当前软件应用程序功能上的空白。
通过从DocsCorp购买cleanDocs和contentCrawler,Seddons更加接近实现GDPR准备就绪的目标,这将为公司带来更大的保护,数据安全和风险管理信心。

业务挑战

2017年初,Seddons发起了一项倡议,以确保该公司在2018年5月的截止日期之前符合GDPR法规。该公司与Seddons的数据保护官一道,聘请了一名外部顾问,以就GDPR合规性项目向该公司提供建议。
塞登斯 已经安装了多种有助于提高效率和生产率的软件产品,即Eclipse的案例管理系统Proclaim®和DocsCorp的pdfDocs和compareDocs。

为了减轻用户意外输入电子邮件地址时可能发生的数据泄露,该公司安装了电子邮件收件人域名检查软件产品。但是,Seddons对该产品的许可协议即将到期,这为寻找更全面的解决方案提供了时机,其中还包括元数据清除。
作为GDPR合规性项目的一部分,该公司着手进行了数据映射工作,以查明公司数据的存储位置。数据图显示,该公司积累了大量的“黑暗数据”–无法搜索的文件(如扫描的PDF和TIFF)以及其他图像和图形文件(如JPG和BMP)。该公司意识到,需要一种能够连续审核暗数据,发现这些文件中可搜索的文本并对该文件执行OCR(光学字符识别)以为每个文件创建可搜索文本层的产品。

文件公司 解决方案

塞登斯 已经在使用DocsCorp产品,包括用于创建和编辑PDF的pdfDocs以及compareDocs文档比较软件。 compareDocs已经与他们的Proclaim案例管理系统集成在一起。该公司发现DocsCorp已经建立了GDPR合规性软件包,其中包括pdfDocs以及cleanDocs和contentCrawler。 cleanDocs从Microsoft Office文档中删除元数据,并在发送邮件之前验证电子邮件地址。 contentCrawler使用其OCR和压缩模块批量处理内容存储库中的文档。

塞登斯 指出,与该公司的现有软件相比,cleanDocs与Microsoft Outlook电子邮件相集成,并且能够更好地处理域名检查。 cleanDocs将电子邮件分类,并在发送电子邮件之前提供附件的元数据清除。两种功能都为公司提供了额外的安全保护。当用户发送电子邮件时,cleanDocs会提示他们仔细检查收件人的电子邮件地址是否正确,并在发送邮件之前清除所有附件中可能有害的元数据。
contentCrawler在幕后自动工作,在文档存储库中筛选数据和文档,以查找和评估基于图像的文档以转换为可文本搜索的PDF。一旦转换为PDF,这些文件就会被Proclaim PMS索引,从而使它们显示在用户的相关搜索中。
James和该公司的领导层对cleanDocs和contentCrawler印象深刻,但是他们决定首先进行试点安装,以便在购买前对配置有一个良好的感觉。 cleanDocs和contentCrawler试验在数周内同时进行。两种产品在试用实施期间均表现良好,并且contentCrawler与Proclaim无缝集成。该公司决定同时购买cleanDocs和contentCrawler。

其他福利

塞登斯 对cleanDocs和contentCrawler感到非常满意,其产品为该公司提供了一整套工具,将有助于他们实现GDPR合规性。 cleanDocs与Microsoft Outlook紧密集成,以防止用户将消息发送给意外的收件人,并且附件中删除了任何可能有害的元数据。未来,Seddons计划利用cleanDocs的一些更高级的功能,例如PDF转换和文件压缩。
用户看不见,但在后台以24/7格式工作,contentCrawler将发现Seddons Proclaim系统中存储的大量暗数据,最终对文档进行OCR处理,使其可进行文本搜索。 塞登斯 对contentCrawler印象深刻,因为它易于在测试过程中进行设置和配置,可以计划成批处理而不是一次全部处理,并且可以灵活处理许多文件格式,包括图像文件和PST文件,包括一个级别的深度电子邮件附件。 塞登斯 的下一步将是完成索引所有暗数据的任务。

客户反馈

“ cleanDocs为我们提供了额外的保护,因此我们的员工现在在发送可能导致数据泄露的电子邮件和附件之前三思而后行。 塞登斯 的IT主管James Temple说:“ contentCrawler将使我们充满信心,不会有数据流经网络。

综上所述

拥有正确的软件解决方案,Seddons现在正准备在GDPR截止日期2018年5月前做好准备。James表示,cleanDocs和contentCrawler受到欢迎,因为这两种产品与现有应用程序无缝集成,将使公司更加安全和气密。 文件公司 软件准备帮助Seddons达到理想的数据安全性,可搜索性和效率水平。

客户挑战:

•遵守通用数据保护条例(GDPR)的数据保护和隐私。
•更改员工的电子邮件行为,以防止误发送和其他类型的无意数据泄露,这是GDPR合规性的关键部分。
•替换旧的电子邮件加载项
•进行数据映射练习,以查明存储数据的位置并发现“暗数据” –不可搜索的文件,如扫描的PDF和TIFF。
•部署可以连续监视内容存储库,查找暗数据并对其进行OCR的产品,以添加可搜索的文本层。

CleanDocs&contentCrawler作为解决方案

•cleanDocs从Microsoft Office文档中删除元数据,并在发送消息之前验证电子邮件地址,从而降低了发生违规的风险。
•contentCrawler查找基于图像的文档,对其进行OCR,以创建可搜索的文档。
•contentCrawler使用一个或两个可用模块批量处理文档:OCR和压缩。
•contentCrawler灵活且通用,易于设置和配置。

商业价值

•公司与DocsCorp合作,该公司已经建立了GDPR合规性包,其中包括cleanDocs和contentCrawler。
•与Microsoft Outlook集成的cleanDocs与公司现有软件相比,能够更好地处理域名检查。
•cleanDocs根据安全风险对电子邮件进行分类,并在发送电子邮件之前从附件中删除元数据。两种功能都为公司提供了额外的安全保护。
•contentCrawler在后台自动工作,在内容存储库中的文档中进行筛选,以查找和评估基于图像的文档,以转换为可文本搜索的PDF。
•contentCrawler在测试过程中易于设置和配置,并且可以计划成批运行,而不是一次全部运行。
•一旦由contentCrawler转换为PDF,基于图像的文档将由Proclaim PMS编制索引,从而使它们显示在用户的相关搜索中。