这篇文章出现在 3月橙色抹布。

在云和NetDocuments中首次对iManage Work 10进行详尽详尽的并行评估之后,Clifford Chance选择了iManage,我们可以发现,随着CIO Paul Greenwood难以承受的压力,它是一个近距离选择过程,必须扩展。

该过程大约在18个月前开始,由Greenwood领导的魔术圈公司评估了四个选项:升级其当前的SharePoint文档管理系统(DMS);以及更新其SharePoint文档管理系统。基于SharePoint构建的Netcompany应用程序; iManage Cloud;和NetDocuments。

Greenwood告诉我们:“我们只是在选择云端存储,而前提是必须选择本地存储库。”

尽职调查是由一个项目团队领导的,该团队包括来自整个业务领域的各种各样的人,并且由于公司的广泛努力而受到赞誉。根据Greenwood的说法,该团队与公司的300名律师合作,以确保对最终导致iManage vs NetDocuments竞赛的细节进行详细评估。然后,这些意见被传递给业务咨询小组,以评估,验证并向项目委员会提供总体看法,该项目委员会由结构化财务合作伙伴杰西卡·利特伍德(Jessica Littlewood)主持,成员包括其他四个合作伙伴,外加格林伍德(Greenwood),IT团队的两名成员,以及采购主管Nancy Apcar。

格林伍德说:“业务咨询小组的观点是,两个系统都很好。我的要点之一’d想说的是,这是数十年来律师事务所第一次真正选择–我们有两个出色的供应商和系统,它们都是可行的选择,这几乎是我们第一次拥有。它’拥有选择真是太好了。”

最终决定是由项目委员会做出的,格林伍德说:“我们确实的确说过‘好吧,这不是一个不好的位置,但是我们有一个积极的决定。”我们经历了许多不同的因素,包括总体愿景和策略;在用户界面和可用性方面的详细用户反馈;详细评估不同安全性的优点;性能;实施;显然是广告。两者均在某些类别中获胜,但iManage在更多类别中获胜。实际上,我们必须延长流程,因为它是如此接近。”

然后,该项目委员会的决定必须由这家国际公司的执行领导委员会签署,格林伍德说:“他们显然想了解该过程是正确的,并且该项目委员会的组成适当,并乐意接受这些建议。”

尽管NetDocuments以其难以置信的加密而闻名,但有趣的是iManage在安全性方面名列前茅。格林伍德说:“你可以’NetDocuments的CTO Alvin Tedjamulia的愿景和他的印象给我们留下了深刻的印象’完成了对话的建立。但是,我们对iManage的满意之处在于基本运营的成熟度,例如他们在贝尔法斯特中心投入的精力;新架构的安全模型;和安全策略经理(SPM)。” iManage贝尔法斯特办事处于2016年成立,专注于如何为专业服务公司提供最高水平的治理和安全性。

尽管Clifford Chance尚未就SPM做出最终决定,但Greenwood表示,该团队对以下事实印象深刻:如果文档被道德壁垒所阻挡,您仍然可以看到文档在那里,并采取步骤进行访问。

有趣的是,在两个主要系统之间,对混合解决方案的需求并不是一个决定性因素,Greenwood说:“两者都提供了拥有本地库的能力:只需看看Orrick对NetDocuments所做的工作即可。他们以略有不同的方式来处理它,因此有其优点和缺点。 iManage的存储和处理之美在于它在内部。因此,在给定的管辖区中,如果您需要保证文档永远不会离开该管辖区,则可以对其进行保证。缺点是它是一个单独的库,您必须切换到该库。使用NetDocuments,无处不在的妙处在于’是一个图书馆,但缺点是它在一个位置。

但是,尽管直到最近,NetDocuments与较新的iManage Cloud产品相比,仍可能使用户更偏爱NetDocument的界面,但格林伍德说:“律师们真的很喜欢iManage界面;他们已经设法在内部获得与本地相同的UI,他们做了很多工作。”他补充说:“回到拥有一个很好的选择的伟大点,两家供应商在过去两年中所做的努力是惊人的,而且要归结为健康的竞争,对双方来说都非常令人印象深刻。”

Clifford Chance将使用RAVN搜索引擎,但尚未就使用其提取技术做出任何最终决定。

尽管Dentons已获得iManage Cloud许可证,但拥有6,000家全球用户的公司是迁移到基于云的DMS的最大律师事务所。 Greenwood告诉我们:“我们与项目委员会就云进行了很多对话,他们会见了每个供应商。我们经历了一般的技术和安全性。在每个人的脑海中,您都会在接下来的十年中做出这个决定:我们真的认为我们’10年后将运行本地文档管理系统吗?没有人会以为会,如果是的话,这将不是一个好位置,特别是在与客户合作和创新方面。”

克利福德·机会(Clifford Chance)是微软对合法DMS的测试用例,它是最后一个放弃SharePoint DMS的原始大律师事务所之一,格林伍德告诉我们:“这是升级的一种选择,而且价格便宜,而且价格合理。人们更少的改变:很多人问我们为什么需要改变,如果我们做了改变,我们想确保它值得。搬迁的最大原因是能够在同一位置查看电子邮件和文档。在SharePoint中,您需要单独的电子邮件归档。我们的律师不想要那样。通过传统的网络浏览器访问iManage的方式也多种多样。通过Outlook或笔记本电脑上的文件夹。”