作者:Keith Lipman,联合创始人兼总裁 Prosperoware

企业必须采用他们的DMS-拥有98%的技术已经不足。在 第一部分 在本系列文章中,我讨论了具体的业务驱动因素,这些驱动因素应有助于公司提出采用的业务案例以及客户治理要求的细节。指出每个人都知道的问题是一回事,而提供解决方案则是另一回事。作为第一技术提供商的经验[1] 律师事务所选择使他们的文档管理系统成功,以下是有关如何成功部署的想法。

DMS死亡的主要原因:分析瘫痪

DMS部署花费的时间太长,这简而言之最终会扼杀该项目。虽然公司规模与部署时间成正比–即公司越大,部署时间越长–无论规模大小,最终用户(即律师)将如何使用该系统都需要花费大量时间进行分析和协作。虽然这似乎是确保接受和适当设计的最佳方法,但是这种长期的,协作的DMS设计方法很少会遇到失败(定义为缺乏采用)。

在DMS设计方面,协作遇到失败的原因有很多:1.许多合作伙伴和高级合伙人最终不会参加会议以提供意见; 2.参加会议的合伙人可能占少数,不一定代表部门的共识; 3.即使出席人数惊人,设计会议和部署之间的协作时间间隔也可能长达数月甚至更长。

这个差距通常在6到24个月之间,但是不幸的是,到系统推出时,用户已经忘记了为什么要做出某些决定或分类协议等,并且由于设计的原因,最终用户群体感到沮丧不符合他们的需求。 IT团队发现流程如此困难,他们确实想更改设计。沮丧的律师将在系统周围而不是内部工作。这是分析瘫痪,是采用DMS的主要死因。

 

DMS真实性检查

在声称采用DMS的公司中,实际情况有所不同。 DMS是否可以分为两种基本情况:

  • 进行中的工作:起草,版本控制和交付文档–将文档移出门外

  • 电子案件档案:在单个位置创建与案件相关的所有文档的记录以及电子邮件

在许多公司中,DMS仅用于在制品,而垃圾场则用于电子邮件。这是一个问题,因为公司主要需要管理良好的电子文件以及合理的系统方法来保护和管理存储在此处的客户数据。

电子文件由于网络安全,分支机构和员工流失而变得很复杂,但是不断增加的复杂性并不会减少业务任务。处理非公共数据的组织的护理标准不断提高。法律风险也继续增加。最近,宾夕法尼亚州最高法院为网络违规行为提起诉讼。这意味着律师事务所可能会因第三方数据泄露而被起诉。精明的律师事务所应在DMS中驱动电子文件,并将非公开数据的访问权限限制为需要了解的人,但这一切都取决于人们将数据放入正确的问题文件中。

敏捷设计最大化成功和投资回报

敏捷设计是分析瘫痪的解药,即DMS死亡的主要原因。 “敏捷”一词已应用于当今的许多业务流程 –也许甚至太多了,但实际上是有意义的,而且不是空洞的营销流行语。 “敏捷”是指允许采用灵活,连续的调整方法,而不是传统的直线或瀑布式方法进行设计和实现。

“敏捷”的核心理念是企业快速设计,学习并持续进行调整。敏捷设计无需在每个月的时间上花费大量精力进行协作,而是为每个利基实践小组的假设用例设计出一个文件夹,而是在最佳缺陷点启动,将用户体验带入一个持续改进的循环中。设置它却忘记它是相反的。目标是随着流程的变化而不断变化,并使公司能够轻松调整系统以适应其需求。

敏捷的文档管理设计可更快,更好地实现ROI,因为它可以将文档管理尽快部署到用户,获取他们对更改的反馈,并与用户一起调整和发展。敏捷部署特别适用于通常在购买后60天内打开计价器的云技术。

在敏捷设计部署中,公司需要做出以下基本设计决策:

  • 为客户端的工作保存位置(“文档”,“工作文档”等)
  • 外部或内部电子邮件通信的位置(“电子邮件”,“通信”)

  • 案件或客户级行政文件的位置(发票,聘书,外部顾问准则等)

  • 每个主要流程(例如诉讼/争议,交易,知识产权,法规等)的电子文件的一组基本的可选文件夹

  • 可选文件夹应支持用户输入前缀或后缀,以更好地说明用途(“见证–约翰·史密斯”或“协议– SPA”)。

  • 工作区的命名约定

其他成功规则包括:

  • 用户切勿拥有自己的文件夹,而应由系统帐户拥有该文件夹。这使公司能够控制安全性和名称。
  • 将文件夹结构的深度限制为3或4级。

一旦人们开始使用该系统,反馈将变得实用,而不仅仅是理论上的。 DMS管理员可以利用分析来了解系统的使用方式。用户很快发现他们需要另一个带有前缀或后缀的可选文件夹,或者也许用户想要该类型的每个工作区中的另一个文件夹。公司可能还会发现某些可选文件夹需要删除。在所有情况下,敏捷部署都将提供快速的调整和更改能力。

公司可能需要第三方技术来有效地做到这一点,因为主要的DMS提供商没有特定的工具,也没有完善的管理能力来实现这种部署。这样的工具将很快收回成本,因为可以以更快的方式管理部署,从而实现更快的ROI。

IT在文档管理方面的投资完全取决于用户采用情况,与CRM,协作平台或项目管理系统没有什么不同。从历史上看,公司没有投资于管理和努力改善这些系统的采用。

大部分挑战来自以下事实:文档管理系统是一个交互式业务系统,该系统不仅支持基础架构(例如电子邮件服务器,防火墙,电话交换机等),而且还支持流程。对于大多数公司而言,DMS没有单独的业务所有者,而是由IT部门来负责部署。相反,如果由实践,知识和风险管理团队共同拥有,则可以更好地为文档管理系统提供服务。理想情况下,这些团队应组成系统的长期指导委员会。

[1] 2018年ILTA技术调查

也可以看看:

http://www.nurturedmoms.com//latest-news/business-drivers-for-document-management-the-information-governance-mandate/