丹·射手作者:软件质量咨询公司高级法律顾问Dan Shooter-Smith SQS

许多老字号公司拥有遗留的IT系统,这些系统是变革的瓶颈。可以说,由于其业务性质,法律部门比大多数面临更多挑战。传统的收费模式促进了案例管理和其他IT系统的“孤岛”,而经济衰退后来自市场的压力见证了新的法规和灵活的新IT竞争者涌现出低成本的云系统和虚拟办公室。这些新型的精通IT的律师事务所构成了真正的威胁,因为它们不会受到笨拙的旧系统的负担。从一开始就采用了最新技术,他们正在加快IT变革的步伐,并且更有可能满足客户的需求。

新兴企业的竞争推动了传统现代化
较小的公司和技术驱动的初创企业可以通过采用云技术来避免遗留系统的许多问题,这些技术使云能够通过向客户提供固定费用的新业务模型来响应市场和客户需求。实际上,这类新型的律师事务所中有许多实际上是还出售法律服务的IT公司。但是大型公司没有选择“绿色领域”方法的选择,因为笨拙而僵化的旧系统阻碍了它们对快速发展的市场做出快速反应。

迄今为止,几乎没有动机去破坏传统的伙伴关系模式,而在这种模式下,IT并没有被视为优先事项。律师事务所的遗留问题不仅是在旧硬件平台上运行的旧软件系统的问题。内部IT部门经常成为不匹配系统的老龄化大杂烩,这些系统对于内部业务仍然运作良好,但无法迅速适应外部变化。结果,企业面临失去客户和市场份额给精通IT的竞争对手的危险。

另一个关键问题是,系统支持的业务流程通常记录较差,并且随着时间的流逝,系统的功能已经丧失。人们加入或离开组织后,功能可能会被添加或遗忘,从而在试图清晰地确定可用资源时造成了巨大的障碍。外部接口也可能缺少文档。

现代化的理由
一家大型律师事务所在遗留挑战方面非常处于企业级别。一家大型国际律师事务所在许多国家/地区设有办事处,每天可能收发一百万封电子邮件,创建多达10,000个文档,并在其网络上传输数TB的数据,同时管理数百个应用程序并存储大量的电子邮件。数据安全。

如果对IT系统或流程的任何部分进行了更改,则可能无法完全理解其影响。通过有机增长以及经常引入新工具和系统的并购活动,律师事务所常常对复杂基础架构失去了可见性。符合法规要求资本充足率(流动性),治理和报告(偿付能力II)也一直是变化的驱动力,导致现有系统的复杂性不断提高。主要问题之一是主要参与者没有退后一步来考虑其IT的战略方向。律师事务所专注于进行战术性,短期技术驱动的变革,而不是采用长期眼光,因此在当今和将来都在制造问题。

对于工作流程而言,这一点尤其明显,工作流程是律师事务所的关键流程之一,它使用数据库和中间件层进行操作。诸如案例管理工具之类的遗留系统不是活跃的工作流程,而是带有宏的数据库。转换为新的工作流程工具可能会对业务产生重大影响。没有真正的工作流程,就无法控制–今天进行的更改可能会对将来引入的任何更新或新流程产生负面影响。与其他系统的接口也可能会失败,因为系统允许输入“错误”数据。相反,使用受控的工作流工具,可以重复执行具有清晰步骤的过程。这样可以确保系统的完整性,并应使用清晰的文档进行支持。

从打包产品到使用通用工作流工具甚至是定制解决方案,律师事务所都使用各种工作流方法进行案件管理。为了确保有效的工作流程,将使用案例管理工具。但是,由于每个律师事务所的运作方式都不尽相同,案件管理产品从来都不是现成解决方案的理想市场。因此,通用工具通常是为适应流程而定制的-这是律师事务所应提高效率的方式。

积极地,许多律师事务所没有使用处理各种业务问题的各种案例管理工具孤岛,而是转向可以由所有团队同时操作的集成工作流平台。当然,这可以降低成本,因为在多个系统中雇用具有适当专业知识的支持团队通常会付出高昂的代价。

无论采用何种方式进行遗留现代化,律师事务所都应考虑从一开始就雇用合适的技能,如果内部无法提供,则外包资源可以确保遗留系统的成功过渡。面对许多挑战,克服转型从未如此简单。毕竟,案例管理系统需要与计费和会计功能等集成在一起,并确保可以在需要时将它们与公共机构进行外部连接。此外,系统和集成活动的广泛传播,例如引入移动应用程序,信息门户和诸如更好地支持风险管理的新流程等,并没有被排除在外。

质量是未来的核心
遗留现代化成功的关键是软件质量和测试-并使IT成为优先利用云,移动和大数据令人振奋的发展的机会。质量框架在律师事务所中定期出现。需要在组织内部推动有关质量的讨论,以确保购买和投资。因此,律师事务所不能将IT视为不良关系,因为技术将帮助他们更快,更有效地响应业务需求和市场需求。

具体来说,对于开发而言,尽管一些组织开始转向本质上涉及早期测试的敏捷开发模型,但律师事务所倾向于青睐更为传统的瀑布式或V模型方法,因为这种方法后来才引入测试,甚至可能变得更为关键。
不过,敏捷工具已在某些转型项目中使用,以“转移”测试和质量元素。我们提倡采用“向左移动”的方法,因为对现代化,开发和部署的要求进行深入的业务分析至关重要。成功完成围绕复杂系统的遗留现代化项目的关键要素是分阶段计划变更。

尽管律师事务所中的IT主要是交付给内部业务部门,但不满意的利益相关者对IT故障的风险和成本的要求越来越高。结果,律师事务所对测试应用程序和系统的接受程度更高。公司还从经验丰富的部门中招聘更多经验,以应对IT变革的步伐,例如零售业,其中技术团队用来提高质量。成功实现遗留现代化的重要一点是,第三方软件开发人员和内部团队不应“标记自己的作业”。一个独立的内部质量保证团队,一个公正的第三方或两者都最适合此任务。

计划和明确的战略对于取得成功至关重要。复杂的系统应分为多个阶段,从而预先确定质量标准和检查点。在整个项目中进行测试将确保成功完成旧系统的现代化。一些关键因素包括:
·需求必须是可测试且明确的–需求分析是一个重要过程,并在项目早期引入了测试
·系统必须足够稳定才能接受测试
·应该评估影响生活环境的变更风险–在进行测试之前,了解并创建“像生活一样”的环境很重要
·自动化测试现在变得越来越普遍-在SQS,我们引入了自动化回归测试,可以大大减少测试时间和成本

最后,为现代化项目选择合适的团队至关重要。根据我们最近的调查,大多数律师事务所都倾向于外包给多个供应商,每个供应商都是根据他们在特定领域的经验和专业知识以及满足新的IT交付特征的能力来选择的。受访者认为,为不同的任务寻找合适的技能并尽早进行测试可以使质量尽早纳入转型项目。总之,与其他市场一样,在法律部门中,这与外包结果有关,而不是活动。

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