律师事务所和法律部门正在寻求更敏捷的技术解决方案来帮助他们改善工作方式,这已不是什么秘密。云对这些公司非常有吸引力,因为云解决方案可提供快速设置,按需付费的成本,并消除了许多IT负担–让员工可以专注于更高价值的项目,而不是维护和修补系统。

中小型公司将云视为释放IT员工的一种方式,使他们可以专注于改善内部业务实践并为用户提供服务,而不是维护数据库,服务器和其他技术。较大的公司也有类似的原因,但可能会通过在一个地区或业务区域内初步测试云策略来以不同的方式进行评估。

包括引入Microsoft Office 365在内的各种创新正在唤醒法律界专业人士基于云的工具的可行性。如今,法律组织越来越多地将云应用程序用于时间和账单,人力资源,CRM和电子发现,这自然引发了一个问题,即云是否对这些应用程序非常有用,为什么不使用它来管理文档,电子邮件和其他主要工作产品?当律师事务所确信技术供应商可以满足他们的要求时,他们将迁移到云中。

在考虑云管理时,法律工作产品(例如文档,电子邮件和扫描的图像)提出了几个独特的挑战:

1.在为客户管理工作产品时,公司必须考虑客户自己的云安全性和使用策略,以确保满足客户治理标准。有些人认为,当客户信息从公司转移到第三方解决方案时必须告知客户。

2.法律工作产品由较大的文件组成,这些文件在上载和下载时会出现延迟。有效的法律工作产品云解决方案必须解决此问题,否则由于长时间的上传和下载延迟,律师将拒绝该解决方案。

3.法律专业人员通常使用各种应用程序和信息平台,例如事务管理系统,文档比较以及时间和计费系统。用于法律工作的云解决方案必须与这些专用工具,系统和创作环境无缝集成。

4.该系统还必须对移动用户完全可用。当律师离开办公室进行陈述或与客户见面时,即使他们没有通过Wi-Fi或其他方式连接到互联网,他们也需要在旅行时从便携式设备访问大型文档。

云法律解决方案的最佳做法

当律师事务所评估新技术时,他们应该寻找能够反映有关性能,灵活功能,集成和安全性的最佳实践的解决方案。在这里,我将针对这些问题分享一些想法。

混合云解决方案提供了新的灵活性

混合方法为律师事务所提供了选择哪些数据在云中以及什么不在云中的选择。律师事务所可能与某些客户达成协议,以使其数据无法在云中使用。这可能是由于信息的敏感性质,例如在高调案例或政府客户中。即使大多数工作产品已经迁移到云中,企业也需要能够将这些数据子集保留在自己的前提下。

现代的云方法可以在线和离线提供完整的功能和可扩展的,可靠的性能。这使专业人员能够从任何位置无缝地工作。

系统的性能应提高用户的生产力

法律专业人士需要高可用性。云服务应该能够处理数十亿个文档,并且硬件应该采用高度冗余的设计进行架构。使用固态驱动器,宽带防火墙和虚拟私有云可以实现这种级别的性能和可用性。

该系统必须灵活以适应客户和用户的需求

SaaS解决方案有时必须进行维护。但是专业人士不希望不确定性,因为他们需要进行重要的项目时可能会被系统锁定。律师事务所应寻求能够在计划内停机时间方面提供灵活性的技术供应商。供应商客户团队应与用户合作,安排最适合他们的维护时间。这样,系统可以保持最新状态,但始终在需要时运行。

与其他系统和应用程序集成至关重要

法律工作涉及专门的工具和系统,包括各种创作环境。基于云的工作产品管理系统应在桌面与Microsoft Office,SharePoint和Notes环境等应用程序集成。律师事务所还需要一种解决方案来与诸如事务管理系统,文档比较以及时间和计费系统之类的平台集成。

标准确保数据安全和隐私

律师事务所及其客户必须确保云供应商保持最新的安全性标准,以确保机密性和隐私性。为了解决法律公司在维护客户数据方面的责任,云供应商应确保数据中心已通过最新信息安全标准的认证,包括ISO 27001和SSAE16 SOC Type2。客户数据应在传输过程中以及数据中心中的静态加密。不应将客户数据混合在一起。使用虚拟机和分离的虚拟私有云系统可以确保这一点。

技术发展预示着合法的机会

随着云范式的发展,律师事务所和法律部门越来越意识到这为他们减轻IT负担和改善内部流程提供了机会。正确的云体系结构可通过支持有关性能,功能,集成和安全性的最佳实践来帮助专业人员提高工作效率。必须通过提供稳定的服务来处理关键任务活​​动,轻松访问超大文件以及与其他系统和应用程序无缝集成,来设计此类解决方案,以满足法律专业人员及其服务的客户的独特需求。如果技术供应商关注现代用户的需求,他们可以设计出可以满足法律行业要求的云解决方案。

艾伦·特纳(Alan Turner)是iManage产品管理总监。他在复杂软件产品和软件即服务的产品开发和产品策略方面拥有超过28年的经验。