保罗·多尼克保罗·多姆尼克(Paul Domnick)

1998年,我在我所在的组织中发现了一个臭鼬作品项目。这是一个将即时消息传递提高到一个新水平,并为近40,000人的全球组织提供协作平台的项目。我(尽管不是一个人)允许它继续发展,并取得了巨大的成功,并最终在互联网热潮期间作为一家初创公司被剥离出来。最终,它被一家大型软件公司收购。那是我第一次习惯使用“协作”一词来描述软件系统的目的。从那以后,我使用了许多即时消息系统,这仍然是我遇到过的最好的系统。

从那时起,我一直致力于各种计划和项目(臭鼬作品,病毒式和认可的),以帮助人们在工作中更好地协作。或者我应该说,在他们的工作生活中,他们不再局限于他们“工作”的时间和地点。尽管我能够衡量并感受到成功的每个项目的积极影响并从失败中学习,但是我当然并不总是能获得我期望的每个项目的产出。我了解到,没有一种适用于每个人或每个工作流程的协作工具。

改善协作的驱动力通常很简单,并且会归结为每个人的自然感觉,即他们大量的工作时间都浪费在组织工作所需的大量信息上。表示为:需要一种减少电子邮件数量的工具。需要一个共享几个人正在开发的工作产品的地方。需要实时或延迟的时间进行连贯的多方对话。作为会议室中的IT人员,我总是可以添加。需要安全地做这一切。

人们似乎普遍认为,提高团体生产率和提高个人生产率是密不可分的。应该如何交付?

在过去的16年中,我看到了许多方法,最后我认为,一些成熟的思想正在带给这个问题。我们最熟悉的最古老的协作工具是电子邮件。许多协作解决方案试图替代电子邮件或对其进行补充。一些最成功的替代模型在社交媒体领域如雨后春笋般涌现,这通常推动了工作场所的思考:企业目标的Facebook。互补的方法通常会将配置文件,状态和IM放入类似电子邮件的环境中。两种方法都有相同的弱点。它们提供了一个地方,门户网站或应用程序,您可以在其中进行“协作”。

我已经意识到,最成功的协作软件实际上适合人们的现有工作方式,并为他们提供了额外的方法来共享当时适合该内容的信息。您已经向某人发送了多少次电子邮件,然后通过IM通知了您。这不是低效的,而是协作的,允许使用发送一些内容并进行简短的交流来设定期望的更好的方法来替换发送电子邮件和希望回复的不良策略。在文件共享环境中,流程更为自然。期望忙碌的人会注意更改或关注警报的情况不会提高生产力,而且通常不现实。

这意味着需要在现有系统和已建立的工作流内部进行协作。文档在其生命中的活跃部分可能需要多次更改协作上下文。在任何时候,我可能都需要从文件共享应用程序中安全地通过电子邮件发送该电子邮件。我可能需要从共享文件或DMS中存储的文件调用协作编辑工作流程。我可能需要在内部共享或发布到受信任的云提供商进行外部共享。我可能需要根据需要提供和托管安全的文件共享环境或交易空间。如果我要保持生产力,那么我的关键增值应用程序也需要在这些环境中可用。尤其是那些支持我的技能并帮助我以他们期望的方式为客户服务的客户。协作不是环境,而是系统或过程。

保罗·科伯(Paul Colab)Graphic-c

如果我正在做一些可以通过常规电子邮件发送的邮件,那么我会使用经过尝试且受信任的协作文档附件方法。即使在这种环境下,我也可能希望控制元数据并保护自己免受生活中的困扰。仅当我是密件抄送人时回复所有人,或者转发一封长邮件链,其中埋藏着令人尴尬的内容。我可能还喜欢使我的电子邮件看起来更优美的东西,或者允许我将附件转换为pdf或将其合并为活页夹的东西。

当我更关心安全性或附件很大时,如果我还可以发送邮件,则比从具有相同功能和保护功能的普通电子邮件客户端发送邮件效率最高。出于礼貌,我也应该能够以这种方式向某人请求文件,这样他们就不必找到合适的服务,而我也不必加入。

如果我正在文件共享世界中与他人快速共同创建内容,那么我需要一个快速可靠且安全的平台。它需要在PC,Mac,移动设备以及我可以使用网络浏览器的任何地方运行。我还需要使用增值工具来处理文档。当我在移动设备,平板电脑或手机上以及在任何网络浏览器上时,都需要使用我在办公桌前所依赖的工具。当团队生成输出文档时,我们最好与其他安全电子邮件共享,这是最好的选择,这样他们就不必导航我们的共享文件夹,也不必对团队成员资格进行太多更改。

我们可能还需要在安全的环境中共享文件夹的子集,在该环境中我们可以保管,但其他人可以查看和评论。一键创建虚拟房间。

•保罗·多尼克 2014年5月加入Litéra,担任总裁。他曾任Freshfields Bruckhaus Deringer的CIO,并曾担任苏黎世金融服务集团的CTO。