00006717首席信息官罗伯特·鲍姆加滕(Shulman Rogers Gandal Pordy)& Ecker PA)

转型技术在律师事务所之间很少,而且相隔甚远,通常需要数年的时间才能以任何有意义的方式识别,实施和衡量其影响。很难相信记录扫描计划可以极大地提高律师执业效率,但是在马里兰州的舒尔曼·罗杰斯(Shulman Rogers),这确实发生了。在公司的信托与财产部门中,感觉到了公司扫描计划的众多影响之一,该部门的客户体验以令人惊讶的积极方式迅速得到提升。

任何信托和遗产惯例的性质是,法律团队将代表客户勤奋地准备遗嘱和其他遗产规划文件。一旦执行,这些文件可能会静置多年–甚至几十年对于客户而言,草拟信托和遗产文件的过程标志着他们生命中的一个重要时刻。可能再过几年,另一个生活事件才导致客户或该客户的幸存成员与公司联系。客户或家庭成员完全希望与熟悉他们的事务的律师交谈。当然,自上次互动以来可能已经过去了很多年 –并且与该事件有关的文件很可能早已被发送到安全的存储设施或存储在律师无法立即访问的防火保险箱中。即使这样,我们公司仍会以信任,信心和对客户情况的了解来做出响应。为了正确地为我们的客户提供服务,我们需要可即时访问trust和estates文件,而不是将文件收集在冷的存档中。这是我们的挑战,而记录扫描是我们的解决方案。

记录扫描通常被认为是一种普通的行政“后台”功能。但是,将多年的纸张价值转换为可搜索的,即时可访问的内容,极大地改变了我们的信托和遗产惯例。我们积极的记录扫描项目为我们的律师和员工节省了无数的非计费时间,并极大地提高了我们的服务水平和整体客户体验。

该公司早在2008年就从Omtool购买了AccuRoute,这是一种文档捕获软件解决方案。AccuRoute使我们能够直接从复印机中扫描文档,并将其以电子方式发送到特定的Windows文件夹或电子邮件收件箱。 AccuRoute本身运行良好,但我们的文档目的地有问题。当时,该公司没有文档管理系统(“ DMS”),而我们用户的电子邮件收件箱正因扫描文档的涌入而激增。无论是将文档发送到用户的电子邮件收件箱还是Windows文件夹,都无法在任何集中位置组织或搜索这些文档。因此,即使我们花了时间和精力在设置扫描上,查找相关文档仍然是一个低效的过程。我们开始寻找一种更好的方法来存储和组织扫描的文档。

我们安装了Autonomy的iManage DMS,并从Omtool购买了AccuRoute的iManage DMS连接器。完全集成的AccuRoute-iManage解决方案使我们可以直接扫描到iManage客户端文件文件夹。过程很简单–我们的行政助理会打印出AccuRoute扫描路由表,并以客户和案件名称作为条形码。这些扫描路由表的作用与传真封面相同,有助于将文档路由到正确的目的地。这些扫描路由表被放置在我们任何多功能设备(MFD)的任何文件的顶部,使我们的用户可以轻松地直接将文件扫描到我们的AccuRoute服务器-AccuRoute服务器依次解释每个扫描路由表上的条形码,并忠实地遵循嵌入式指令。通常,用户选择将扫描的文档转换为可搜索的PDF,然后直接放置在iManage的以问题为中心的文件夹中。然后,iManage的搜索引擎会自动为可搜索的PDF编制索引,并通过在将近2000万个文档的存储库中进行简单的全文搜索,使其可普遍访问。 AccuRoute–与iManage一起–减轻了我们最棘手的文档管理问题,并无缝地工作,以使我们走上提高效率的正确之路。

我们的下一步是利用经过验证的AccuRoute-iManage流程简化我们信托和遗产业务中的工作流程。当客户或幸存的家庭成员在最初执行文件后数年或数十年与我们联系时,查询通常会转交给信托与财产局的主席,后者首先与客户或家庭成员进行交谈,然后指派一名助手来查找必要的文件。从存储中检索文件通常需要助手在24-48小时之间进行,此时需要先进行复印,然后再将原件发送回存储中。律师将审阅文件以熟悉此案,并回答客户可能遇到的任何问题,并将任何相关文件的副本通过电子邮件发送给他们。从最初接触到关闭,整个过程需要48-72小时–而且我们所有律师及其助手的时间都无法负担。有了合适的工具,我们知道我们可以更好地满足客户的需求。有了AccuRoute-iManage流程,这种响应客户请求的缓慢过程被简化的工作流程所取代,使我们的律师和员工可以即时访问有时已有数十年历史的文档。所有原始信托和遗产文件都从我们的保险箱中取出,并直接扫描到iManage中以事务为中心的文件夹中-总共7500个单独的纸质文件–每页平均30页。我们购买了一台高性能扫描仪,并责成我们设施团队的一名成员在一年内完成工作。我们在不到9个月的时间内完成了该项目,并对结果感到兴奋。

如今,当客户致电我们的信托与财产部时,我们的律师现在可以立即访问iManage中的相关文档-不管它们是多久以前创建的。在短短的几分钟内,我们的律师就可以重新熟悉事件的详细信息,并向客户提供有意义的信息。一个满意的客户更有可能考虑将该公司用于将来的业务,而这种服务水平确实导致了更多的客户参与。即使在简化的流程没有立即产生额外的可计费工作的情况下,快速完成这些不可计费的任务的能力也使我们的律师能够将更多的时间直接用于创收事务。

少用纸并不等于少用纸。尽力而为,您将永远不会把律师和他们对纸质的依赖区分开。意识到这一现实,我们实施了一项全公司范围的记录政策,以最大程度地减少事件结束后异地发送的纸张数量。我们鼓励用户利用AccuRoute-iManage解决方案来确保所有实质性文档都存储在我们的DMS中。 AccuRoute提供了一个简单的工具,可确保这些外部生成的文档与每个内部生成的文档一起进入文档存储库。我们已经接受了大多数律师希望存储纸质副本的方法,即使这意味着要进行一些多余的记录保存,该系统仍比AccuRoute到来之前要好100%。

我们提供的支持过程改进的培训可加快用户采用率,并有助于变更管理。我们在个人桌面上提供个性化的一对一培训,以向律师和工作人员介绍新技术。我们在MFD上还具有“扫描到精度”快速按钮,以使过程变得简单而又是首要任务。

AccuRoute已在我们的信托和财产部获得了广泛的好评,并且易于使用,因此我们正在其他部门进行类似的扫描项目。我们的下一个项目是通过使用户能够将发票直接扫描到我们的PerfectLaw会计系统中来帮助简化会计部的发票系统-在客户事务级别和/或在现有框架下将支票请求与数字化的可搜索费用收据进行匹配PerfectLaw工作流程。我们即将开展的另一个项目是,使用AccuRoute-iManage解决方案在常规邮件到达我们的邮件室时对其进行扫描,以将该邮件的数字化,可搜索的PDF副本直接发送到我们律师的iManage工作区和/或Outlook邮箱。

律师事务所的首席信息官面临着严峻的挑战,从信息安全到长期战略规划。除非发生严重错误,否则我们所做的大部分事情都会在雷达下发生,并且不会引起注意。但是,在记录扫描的情况下,我们能够实施迅速变得必不可少的技术,并产生了重大变化,从而以非常明显的方式直接使我们的律师,员工和客户受益。我们能够帮助提升客户’“信任”在我们的信托和财产部门中。

* Omtool最近进行了一项调查,发现69%的律师事务所正在对客户记录进行数字化处理,但是只有35%的公司处理了记录室扫描– full details 这里