凯文·哈朗(Kevin Harrang)*

好的,流行问答:这些图像有什么共同点?

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答案是它们是我每天使用的所有不同版本的Microsoft Outlook。从上到下,它们分别是:家用台式机上的Outlook,用于工作帐户的Outlook Web Access,用于家庭帐户的Outlook.com,用于志愿服务的法律诊所的Outlook.com和用于Android平板电脑的Outlook。

尽管我欣赏其中一些是不同的平台(PC,Web,平板电脑),但每个平台都有独特的界面和非常不同的操作方法。即使在单一平台上,Web似乎也存在三个版本,它们完全不同。因此,难怪我经常发现自己试图在一个版本中进行操作,而该版本只能在另一个版本中进行。

我的意思不是说微软应该使所有这些都一样(完全披露,我花了18年的时间在这里工作),但是很显然,采用许多不同的方式来做同一件事会使一切变得更加困难和效率降低。而且令人恼火的是,例如,当我最近拨打支持电话的前五分钟专门用于确定正在使用哪个Outlook时。我的类比是,即使我和我的同事都完全会说多种语言,但我怀疑我们发现以多种语言进行交流的效率非常低,为了方便起见,我们很快就同意一种语言。

这是首要考虑因素,因为在我的新技术公司中,我尝试利用过去的经验教训。其中之一是:利用人们已经在工作的方式的任何改进都大大优于依靠让人们采用新的和不同的工作方式的改进。

这似乎很明显,但这是一个长期存在的问题,尤其是在技术方面。

当Microsoft Outlook团队遇到一个新平台时,他们当然希望使用最新的用户界面约定,并利用诸如触摸之类的新功能。我并不是说他们不应该这样做,只是将它们放在一起,这样做会减缓采用速度-并带来令人沮丧的用户体验。 (如果您很想指出Apple在几十年前就已经意识到这一点,请稍等片刻。)

我的意思也不只是电子邮件。众所周知,在公司工作过的每个人都知道,知识工作者需要一套工具,并且不可能通过从单个供应商(如Apple)那里购买所有东西来解决问题。但是,假设您想从现在使用的状态过渡到至少在理论上为您的企业提供更好解决方案的状态,几乎每种新技术都会被推销。很少提及的是该产品是否对实际用户的功能更好。

这样的例子比比皆是。基于Google网络计算机模型的Chromebook可能是一个不错的解决方案,假设您是第一次从笔和纸上进行数字化移动。

对于专业工作者而言,尤其如此,因为技术不是他们工作的重点,而仅仅是实现目标的手段。以律师为例,他们受过规避风险和先例的训练,通常在技术方面缺乏能力,而学习新系统的成本却严重损害了他们的生产力和底线。

我最大的专业错误之一就是忽略了这一点,当时我还在微软的时候就向同事介绍了文件管理系统。我们的顾问告诉我们,我们的文档需要集中存储和管理,这在当时是很有意义的。原来,没有希望的是,我的同事希望通过采取额外的步骤来手动上载和标记所有文档来改变他们的工作方式。你猜怎么了?没有人这样做,这使集中式DMS的整个讨论成为现实。

我们需要的是拥抱而不是改变工作方法的技术。正是这一原则促使我和我的联合创始人组建了MetaJure,从而创建了第一个全自动文档管理系统。我们的设计原则是:避免为用户创建任何新作品,自动捕获组织中100%的文档,并使检索文档像进行网络搜索一样简单,因此用户不必学习任何新知识。简而言之,在赋予用户权利的同时使他们能够按照自己的喜好工作。

凯文·哈朗格 凯文·哈朗 是联合创始人或 MetaJure公司 曾任微软公司副总法律顾问。 MetaJure由律师为律师和工作人员设计,而不是由IT专家和后台专家设计,它利用自动化功能使律师事务所和其他公司能够像通过Google搜索一样轻松地从多个设备中查找和检索存储的文档。