埃波纳’高级顾问Keith Vallely认为Microsoft 365的价值;迁移到单个平台时应考虑的一些关键点;团队可以为您的组织做什么,以及下一步是什么。

对于大多数现代律师事务所和公司法务部门而言,访问关键信息可以确定项目或事务的成败。 有关案件的相关信息必须提供给关键知识工作者,无论他们是在家中,在路上还是在办公室中。 它还需要易于访问且完全安全。 如果工作人员可以从任何设备,计算机台式机或移动设备访问这些文件,那就太好了。 律师事务所通过其选择的专业以及客户所遵循的合规法律和安全标准面临严格的安全要求。律师事务所还需要更加意识到自己的技术支出,因为在诸如此类的艰难时期,其获利能力可能会迅速转变。许多机构,包括律师事务所,都发现重叠的技术支出不再是一种值得负担的奢侈品。 Microsoft 365通过更轻松地选择一个平台来解决所有这些挑战性问题并同时降低技术基础架构成本,已使这些挑战更加明确。 企业发现很难证明支出合理,也难以维护和支持用于相关技术功能的多种技术解决方案。 律师事务所现在开始意识到,作为基础架构解决方案的云,尤其是由Microsoft提供的云,将是未来。  对于大多数公司而言,问题不再是他们是否将利用Microsoft 365,而是他们将利用多少?

第一步– Microsoft Exchange(电子邮件)

2017年,当Office 365出现爆炸式增长时,大型公司纷纷涌入该办公室,律师事务所对该平台采取了更为保守的“观望”态度。 到2018年,围绕Microsoft Cloud安全性的争论已被企业为Microsoft 365 Exchange Online抛弃“内部” Microsoft Exchange服务器的热潮所取代。 好处是立竿见影的。 不再有已装满的硬盘驱动器,没有更多的更新,没有更多的昂贵的硬件,最后没有IT维护。 价值主张是在不改变用户工作方式的情况下减少工作量,降低成本并提高可靠性。 我们与之交谈的几乎每家公司现在都拥有Exchange Online。 我不记得我上次与一家没有发言的公司进行过交谈。这意味着一般来说,基于响度的安全性的基本全局问题已得到回答。 云是安全的。 从此以后,Cloud Security的问题就出现在后视镜中,因为一旦您的电子邮件存储在云中,您的文档也一样,因为现在大多数文档都通过电子邮件发送。

第二步– Intune

较大的公司使用VDI(虚拟桌面)已有很长时间了。 较小的公司有愿望,但没有能力或手段。 拥有虚拟桌面意味着什么? 这意味着公司或企业可以完全控制每位用户计算机上安装的“什么”软件。 这也意味着IT部门可以对安全性,软件更新,用户名/密码等进行集中控制。 最后,这意味着如果计算机或笔记本电脑被破坏或被盗,公司IT可以简单地“终止”计算机或笔记本电脑,因为硬盘驱动器已加密,因此可以保持安全性。 当Microsoft 365提供Intune时,采用率很慢。 但是现在,各种规模(无论大小)的公司都在利用Intune,因为他们可以对用户计算机的几乎每个方面进行集中控制,包括安装了什么软件,部署了什么移动设备应用,以及集成和其他在功能上有用的应用。 所有这些都可以从单个Microsoft 365用户界面完成。 在整个行业中看到的Intune利用率令人大开眼界。 当个人用户在家中使用远程网络连接时,这在COVID-19期间尤为重要。而且,由于并非每个人都在家中拥有IT安全团队,因此数据丢失或从外部威胁中捕获的风险增加了。这意味着有20个用户的公司现在可以部署具有成本效益,标准化和统一的桌面,并提供世界一流的数十亿美元级别的安全性,而这只是AMLAW 100公司在00年代初部署时所付成本的一小部分。 对于大型公司而言,在一个可以控制所有桌面元素的位置上,可以降低成本,并提高公司安全模型的可靠性。

第三步– Teams

在2019年ILTA大会上,参加人数最多的会议是Office 365专题。 当然,这是轶事,但从感兴趣的观察者的角度来看, 使用者 的Microsoft 365现在开始推动公司的创新。 从发言人提出的问题到与会者的评论,而不是传统的“ IT或管理”指示推出新技术解决方案,最终用户只需单击Microsoft 365 App Launcher中的应用程序按钮即可。这给IT人员带来了焦虑。 同时,公司的最终用户正在利用Microsoft Teams应用程序提供的功能有机地生成新的协作和工作模型。 最初是一个很酷的主意,它有许多强大的用途,但现在已经超出了公司IT部门的运营范围。

Microsoft团队可以为您的组织或律师事务所做什么? 对用户而言,最受喜爱的功能集是“团队”的概念,该概念将一个“所有”工作产品(文档,任务,视频通话和聊天)集中在一处。 聊天也可搜索且持久(不会删除自己),不仅大大提高了协作能力,而且减少了老式的协作方式电子邮件。 COVID-19到达后,团队采用率急剧上升。 我记得在2020年5月阅读微软的博客文章时说,他们一天内主持了三(3)十亿次“视频”通话分钟。

回到ILTACON 2019时,向演讲者提出了无数问题,一位IT主管俯身对我说:“这是不为树木所见的经典案例。” 当他看到令人困惑的东西时,我像狗一样侧着头。 我的同事指出的是,Teams建立在SharePoint之上。 如今,让Microsoft Teams扩展到整个企业的大型公司正在努力解决这样一个事实,即律师们正在使用易于使用的,内置于​​Teams中的SharePoint文档存储来在Microsoft 365中保存与案件相关的信息。他们将它们存储在即将成为非集成软件a / k / a(旧版文档管理系统)的另一个数据仓库中的方式。微软可能已经知道会发生这种情况,但是事实是,大小公司现在都看到了Teams的价值,并且正在对该解决方案进行更大的投资。最终,这将意味着他们希望将文档放在已经在使用的位置。 换句话说,下一步是大步前进,最终用户正在推动它。

采取下一步

对Microsoft 365的热衷始于通过摆脱本地Exchange Server来降低成本。然后,IT部门意识到他们可以更好地处理企业中的每台计算机,并通过使用Intune来控制移动应用程序,安全性及其数据。 这导致律师和知识工作者在Microsoft 365中发现新的有用功能,这些功能有助于提高生产力,并且几乎不需要甚至不需要培训就可以使用或部署它。 Microsoft Teams是最终用户使用时没有提示或推送的最流行的Microsoft Apps。 被最终用户驱动的采用所广泛采用的其他流行的Microsoft Apps是Planner(即将重命名为“ Tasks”)和Todo应用。 使用Todo,用户可以在Outlook中标记电子邮件,该电子邮件将成为Todo中的任务项,可以将其重命名并分配给其他人。 跨平台的本机集成正在整个Microsoft Apps范围内进行。 向Microsoft 365的狂热是真实的,采用这些解决方案的公司数量是空前的。

然而,仓促才刚刚开始。 下一步很明显的一步是将Teams的用法与真正的法律文档管理解决方案集成到律师事务所的Microsoft 365 Tenant中。  Why? 公司的IT部门现在可以看到文档存储在Teams(SharePoint)中,或者存储在“个人” [用于企业] OneDrive的律师(表面上是SharePoint)中,或者更糟的是,它们存储在桌面上,因为用户将大部分时间都花在Teams中。 电子邮件仍存储在Exchange中,但是现在法律专业人士希望将他们的电子邮件,聊天记录和文档(分别在不同的Microsoft应用程序中访问)集成到一种类似于仪表板的体验中。

像这样的公司 埃波纳 为了满足这一需求并填补本机Microsoft环境与旨在用作文档管理系统的环境之间的空白,人们已经提出来。 埃波纳已完全开发了Legal DMS解决方案(以及企业DMS解决方案),这些解决方案与Teams进行了本机集成,并建立在SharePoint之上,为公司提供了一种充分利用其在Microsoft 365中投资的方式。

截止到今天,公司可以使用其租户部署法律DMS,包括记录管理,诉讼保留,工作流,内联网和外联网,用于自动文档元数据分析的AI /机器学习,预测电子邮件归档,PDF自动OCR以及整个DMS,而费用仅是旧遗留系统的一小部分,而全部费用都与Microsoft 365相同。  In 日e 4 2020年第二季度,大中型公司可以利用Microsoft 365 SharePoint Syntex使系统“读取”其文档,在文档中找到正确的单词,并使用学习的机器过程自动将元数据属性应用于文档,而无需进行概要分析由用户。 公司法律部门可以利用Microsoft Power Automate(工作流)创建合同执行流程,并利用Microsoft 365商业信息来部署功能全面,灵活且自定义的合同管理系统。 

下一步首先将所有文档存储在Microsoft 365租户中,然后创建仪表板或AI /机器学习/商业信息模型,以使公司或企业的生产力更高。 Microsoft扩大了竞争环境,简化了部署世界级企业级IT解决方案的过程。它在做到这一点的同时还降低了法律成本 firms和企业,无论大小。 我们仅仅是下一波功能浪潮的开始,各种规模的公司以及《财富》 500强公司都在部署它们。唯一剩下的问题是,您的公司会成为采用未来的最后一家,还是成为领导者?

基思·瓦莱利 has been with 埃波纳 since 2011, when he joined as director of sales. Established in 1993, 埃波纳 is a leading software consulting and productions company operating out of Rotterdam, Düsseldorf and New York.

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