新闻报道经常重述因披露流程问题而引起的问题实例[1],这引出了一个问题:可以采取哪些步骤来避免或至少最小化这些问题的发生的潜在风险?

在这里,我们探讨了披露活动中出现的潜在问题以及避免此类情况的最佳做法,以及客户可以从电子发现技术的最新进展中受益的方式。

潜在问题& best practices

根据我们在高等法院诉讼,仲裁和其他文件密集型事务(例如调查)中的丰富经验,往往会出现以下常见问题:

未能将足够的时间用于‘策略与咨询’ phase

律师常常会急于从客户那里收集数据并开始文件审查过程,而没有花时间去设计一项参考客户的经营方式和潜在数据源的策略。此外,尽管律师可能会与客户的内部法律顾问进行交流,但并未充分注意将整个过程可能需要进行的事情告知客户。对于客户而言,公开过程可能是极其苛刻且耗时的。如果没有为该策略和咨询阶段分配足够的时间,则很可能会增加在以后发现新数据源的风险,由于律师对相关信息的动态了解不足,因此他们采用了不合适的技术。客户的数据,以及解决问题所需的进一步成本和时间。

为了最大程度地减少发生这些问题的风险,必须从一开始就与客户花费足够的时间来确定它们的运行方式。例如,律师应该知道客户在哪个司法管辖区工作,其员工如何在内部和外部进行沟通,如何存储客户的数据等等。只有这样,律师才能有效地确定流程范围并确定任何潜在问题,例如数据保护。至关重要的是,了解客户员工的沟通方式将有助于其律师确定需要针对哪些数据。

缺乏知识和经验

我们碰到过许多由电子信息披露知识非常有限的律师进行的公开披露活动,这反过来又导致管理不善,成本高昂且无法辩驳的结果。这样会使客户的程序容易受到反对律师的攻击,这意味着可能会产生更多的时间和费用。

因此,重要的是,客户应聘请知识渊博且经验丰富的律师。仅仅将责任委托给第三方卖方或依靠第三方卖方是不够的。这些供应商仍将无法从客户的律师那里获得指导,因为他们将无法进行必要的法律分析,而这对于有效的披露工作至关重要。

与对方联络

根据我们的经验,各方往往不愿意在足够早的阶段或以有效的方式就披露问题相互联络。当未达到期望值时,这将在以后的程序中导致问题。显然,律师越早与对方律师接触并通知他们其委托人打算如何履行其披露义务,另一方在以后阶段就挑战该披露程序就越困难。实际上,《 1998年英国民事诉讼规则》(适用于英格兰的民事诉讼)具有一个内置机制,可确保当事方参与有关在其电子数据管理中使用技术的讨论。[2]

受益于电子数据展示技术

我们最近参加了一个早期病例评估工具的演示,并对该特定技术的功能印象深刻。在摄取和处理之后,该工具能够向用户告知有关数据配置文件的大量信息。像这样的技术应该可以帮助客户,尤其是作为上述策略和咨询阶段的一部分,以详细地可视化数据在文件类型,保管人的数据量,保管人之间或保管人与第三人之间的流量方面所包含的内容。派对等。这些信息还将帮助客户及其律师确定主题,行为方式和可能的可疑行为。在开始文档审阅阶段之前,获得此详细级别的信息可能对客户及其律师在确定后续步骤(包括应用于文档审阅目的的方法和技术)方面有很大的帮助。

除了早期的案例评估工具外,在适当的情况下,可以使用诸如预测编码之类的技术辅助审核(“ TAR”)快速识别相关文档,从而使客户能够优先考虑对某些数据进行审核。英国高等法院的裁决 y Investments Ltd和另一个v MWB Property Ltd等 [2016] EWHC 256(Ch),其中法官批准了当事方使用预测编码,希望能鼓励当事方在适当的情况下使用TAR。根据我们的经验,预测编码在识别相关文档方面比传统的人工审核要快得多。因此,TAR可以为客户减少成本和时间,并帮助其更快地了解其数据。

苔丝·布莱尔(Tess Blair)是 摩根·刘易斯’s 电子数据实践和 Afzalah Sarwar是一位高级律师,专注于复杂的商业诉讼和仲裁

[1] 例如,在发现7万份文件之后,对英国航空公司的价格固定审判在2010年崩溃,而公平交易办公室没有向辩方披露这些文件: http://www.theguardian.com/business/2010/may/10/ba-price-fixing-trial-collapses

[2] 实务指示31B –电子文件的披露。