由Maxine Park…

随着越来越多的英国律师事务所选择将业务流程的某些方面外包,以追求更高的效率,这是大型全球转录和秘书服务行业的繁荣时期。

无论是数字声音文件,信件,报告和备忘录的一般合法转录,还是采访,会议和咨询的语音记录的转录,英国的服务提供商及其在海外的同行提供的服务真的有区别吗?

律师 马克辛公园,是的共同创始人 数字听写,转录和支持服务提供商 DictateNow 解释了为什么海外服务不一定像它自己描绘的那样好:“当我们讨论我们的服务时,尤其是与律师事务所,当我们将提供的服务与提供的服务进行比较时,会再次出现五个常见的神话由海外服务提供商提供。

1 –工作同样准确

从历史上看,由不是专业法律打字员或没有英语作为第一语言的个人提供的转录记录的准确性差。从海外返回的大量抄本都将包含语法错误,地理上的不准确之处,并且明显无法理解英语法律术语。

结果,退回给客户的工作将需要赚钱的人或管理人员进行不必要的额外工作,以提高转录的准确性,然后才能批准或使用该转录。我们打字员在英国的地域分布,甚至使我们能够留出浓厚的区域口音,否则可能会影响最终转录的准确性。

2 –工作返回更快

我们定制的软件可以轻松地与任何IT系统集成,我们的应用程序可以将任何智能手机转变为数字听写机,从而可以从办公室,家中或旅途中几乎立即访问我们庞大的英国打字员。与我们的丰富的合格资深法律秘书资源联系起来,客户通常会比使用有限资源的内部解决方案更快地交付工作。

我们的系统提供的平均周转时间为45分钟,标准指令最长为10分钟,其中包括总部设在我们的质量保证团队检查转录的时间。

3 –没有安全隐患

我们的软件允许公司授予打字员远程访问其系统的权限,确保敏感数据永远不会离开服务器,从而消除了对安全性或机密性受到威胁的任何怀疑。对于要在公司外部发送命令的公司,我们的ISO 27001:2013认证(信息安全管理的国际标准)证明了我们在保护敏感数据方面的重要性。我们还在所有打字和文档服务的质量管理方面均通过了ISO9001:2008认证。

转录的信息很可能包括《数据保护法》所涵盖的数据,如果发生违规行为,则是由律师事务所将工作外包,这将对他们负责,而声誉受损。因此,至关重要的是,律师事务所必须检查其选择的转录合作伙伴提供的安全级别,并检查用于发送和接收工作的加密方式;成品文件的存储;打字员的位置;为了完全遵守该法案,公司应确保仅在欧洲经济区(EEA)或该地区以外提供数据保护级别并使信息专员办公室(ICO)满意的国家/地区开展工作。

4 –我们拥有一支敬业的团队

声称这意味着它是由海外企业提供的独特服务,可以吸引大量工人,但这也许是最容易消除的神话。英国的外包服务提供商还将提供专门的团队,他们受过特定业务方法的培训并了解其风气;他们只需要问一个。通常,我们将这种合作称为“共同采购”,在这里我们会创建一个专门的打字员团队,可随时进行日常打字或什至从内部资源中溢出工作,这简直就是一头雾水。

对于像我们这样的外包服务提供商,事实证明,联合外包是一个重要的增长领域,在这里客户希望获得外包的好处,但同时又具有通过联合外包安排提供更好的控制和有保证的服务水平的额外优势。

5 –国外便宜

我们将这一点留到最后,因为对于许多公司而言,这似乎是将工作派往海外的首要原因,但这再次是我们的海外竞争对手乐于重复的另一个神话。虽然我们相信我们可以在每分钟的数字声音文件转录成本上直接竞争,但考虑到以上讨论的所有问题,来自海外的服务真的便宜吗?

一旦收费人员花费更多时间纠正退回文档中的不准确性,或者不得不等待超过45分钟的周转时间并权衡所有这些与安全性相关的问题,那么付出的成本真的少那么多了吗?我们不会争论。

但是,我们认为提高效率并削减成本不仅对现代律师事务所至关重要,而且至关重要。那些仍在与内部大量资源相关的间接费用苦苦挣扎的企业,应该从将其成本与英国外包服务提供商(如DictateNow)提供的成本进行比较开始,而不是着眼于英国与海外服务提供商之间的成本差异最小。

我理解有关最大的律师事务所在大宗商品法律工作和支持服务中建立或利用自己的内部业务来帮助减少间接费用和提高盈利能力的论点。但是,这些公司完全控制所提供工作的质量和所处理信息的最终安全性,对于较小的公司而言,使用位于遥远角落的第三方提供商的服务则不是这种情况。世界。

由于数字信息的出现,世界变得越来越小,但是一旦您了解了在国外提供的服务并考虑了我所暴露的所有神话,通过将产品出口到国外来破坏英国的国际收支平衡确实没有什么好处。 。它不仅在英国做得好,而且要在更快的时间内达到更高,更具成本效益和更安全的标准,同时为英国的工人提供工作和安全,以寻求更好的工作与生活平衡。