EDDix LLC的行业分析师兼负责人迈克尔·克拉克(Michael Clark)刚刚发布了有关来年《财富》 1000强企业所面临的关键电子发现问题的调查结果。这项研究为组织超越联邦民事诉讼程序规则(FRCP)并开始实施可重复的电子发现程序提供了新的见解,帮助他们解决组织面临的优先事项和挑战。 

“这项研究的结果说明了我们正在密切追踪的新兴趋势–法律部门在诉讼风险管理和响应方面承担着重要的角色,” said Clark. “尽管有外部律师的才能,但他们是在事后才到的,而且通常仅限于单个案件。存在政策,流程和基础架构等机构性问题,这些风险和成本只能从内部解决。”

该调查从公司法律顾问和诉讼支持专家那里征集了信息,这些专业人员监督着超过50家《财富》 1000强公司的电子发现工作。调查结果预测,2007年公司将更加注重对整个过程进行更直接的控制,以发现和审查电子存储信息(ESI)。根据法律专业人士的说法,实现这一目标的重要组成部分是改进现有流程发现。接受调查的公司法务团队中,近一半承认需要采取步骤改进,简化和自动化公司中的发现流程。此外,将近一半的受访者表示需要改进流程以及与外部顾问和供应商的合作。

诸如对FRCP的修订以及监管机构对电子信息的需求增加等最新动态促使企业对发现过程进行更直接的控制。–包括收集,处理,分析和产生必要的电子存储信息(ESI)–在诉讼,调查和监管合规中。为此,调查结果表明,大多数公司正在通过法律服务提供商购买或使用托管的电子发现解决方案。例如,有54%的受访者已经将文档发现和审阅技术用于诉讼目的,而72%的受访者说他们已经使用电子取证进行内部调查。

尽管许多公司都在内部转移对电子发现的控制,但受访者表示,他们越来越依赖法律服务提供商及其律师事务所来协助发现过程的关键部分,例如数据处理和分析。此外,与外部律师和法律服务提供者相比,法律团队在查找,检索,组织和分析文档的能力方面将自己评为最低。

“有意义的变化始于问题识别和评估,因此在这方面研究结果令人鼓舞”迈克尔·克拉克说。“例如,不到三分之一的法律部门将其早期案件评估能力定为'非常有效 '只有三分之一的人认为他们实施和管理诉讼保留的流程是有效的。显然,GC知道不仅存在空间,还需要改进,并且他们正在积极寻求帮助以建立最佳实践。”

完整的调查结果以及相关评论将在2007年1月提供给EDDix。 www.eddixllc.com

在相关的发展中,另一组美国行业分析师–企业战略组–报告指出,由于律师需要依靠IT部门来搜索台式机,服务器,备份磁带,电子邮件应用程序和其他数据中心系统,因此涉及公司顾问和外部律师的传统发现过程变得越来越复杂。该公司最近的一份白皮书发现,在过去十二个月中,拥有20,000多名员工的组织中,有91%的组织通过电子邮件进行电子发现活动,而无论收入或雇员人数如何,有46%在同一时间段经历了一次电子发现事件。

为了将数字信息标识为合法发现请求的一部分,公司必须检查位于主要数据存储系统,备份磁带和磁带档案上的文件系统和应用程序上的大量企业数据。最近(2006年12月1日)对《联邦民事诉讼规则》(FRCP)的修订强调了涉及数字存储信息的法律请求的数量不断增加。为了符合这些新要求,组织将需要审查其发现过程,以更多地依赖信息技术来发现相关的电子邮件,文件和其他数据。

根据企业战略组的调查,有56%的企业在回应最近的调查时发现,从离线媒体(例如备份磁带)中检索数据对于制作电子记录是一个重大挑战。调查还显示,有50%的人发现缺乏有效的软件工具来搜索和检索信息是一项重大挑战。此外,调查显示,组织误解了电子发现在组织中的作用。例如,许多组织认为电子发现只是金融服务行业的要求,而实际上,在过去的十二个月中经历了电子数据发现请求的非金融公司的百分比包括以下内容:

•    Telecom, 63 percent
•   政府62%
•    Energy, 50 percent
•   卫生保健/生命科学,占42%
•   制造业,占40%
•   教育程度:38%

According to Brian Babineau, analyst for企业战略组“联邦民事诉讼规则(FRCP)的修正案将在可预见的未来将电子发现置于总法律顾问和IT部门的思想和预算的前列。实际上,这些修订应成为许多高管,包括总顾问的催化剂,以发起可帮助识别和定位所有企业数据的IT计划。”

企业战略组'最新发布的报告《利用IT和电子发现技术来应对联邦民事诉讼规则最新变化带来的预期挑战》可以在以下网址免费下载: www.indexengines.com