布拉德·哈里斯(Brad Harris) Zapproved Inc

推动内部电子发现的动力
许多公司法律部门正在寻求将电子发现引入内部。不断降低成本以降低诉讼成本的法律团队渴望将发现掌握在自己手中。在某种程度上,这种趋势是由对发现的需求激增,以及碎片化,非结构化数据量激增带来的过高且不可预测的处理和审查成本所驱动。法律团队旨在通过授权自己的员工直接执行工作,而不是付钱给第三方来为他们做事,从而降低成本,缩短周转时间并提高效率。

为什么大多数内部电子发现项目失败或表现不佳
不幸的是,虽然在内部带来电子发现的声音是一个好主意,但许多组织已经学会了很难做到这一点的简单方法。实际上,许多公司都在这种努力上失败了,因为传统的内部部署电子发现解决方案实施起来很复杂,而且很难使用和维护。更糟糕的是,它们通常不是专门为法律团队设计的。各组织渴望将内部的电子发现引入内部,以为他们可以将易于使用的工具交到对案件最了解的人手中。但是,当软件过于复杂以至于需要技术人员才能成功运行该软件时,它通常会破坏提高效率和赋予法律团队权力的最初目标。

复杂性并不是组织实施内部电子发现时面临的唯一挑战。其他挑战包括:

•隐藏成本。本地解决方案可能伴随着隐性成本,这些隐性成本与获取和维护硬件以支持内部电子发现环境相关,通常使节省金钱的主要目标无效。可能还需要其他资源来部署软件并培训员工使用软件。公司法务部门和IT部门应紧密合作,以充分了解实施和维护软件所需的总拥有成本(TCO),以便他们能够更好地预测经常性成本和评估优先级。

•难以保持软件的最新性和安全性。使电子发现解决方案保持最新状态可能会对IT部门造成问题。使用本地软件,安装升级可能会很困难,耗时且破坏性,而且升级通常执行得很少,以至于法律团队无法确信他们能够安全可靠地管理电子发现流程。当要跟上快速变化的安全漏洞以减轻潜在破坏性数据泄露的风险时,尤其如此。

•固定容量。大多数本地电子发现解决方案都具有固定的计算能力,并且无法根据需要扩展或缩小以适应案例负载和数据量的波动。当需要突然增加容量时,拥有内部系统的组织可能会发现自己无法足够快速地处理数据,或者可能被迫做出重大的前期投资以购买,实施和支持扩展的计算基础架构,而无需知道这些投资是否足以满足将来的需求或过度使用。

为什么云是正确的电子发现技术
与内部部署或专用资源不同,云计算可以为公司法律团队带来共享资源的好处。迁移到云可降低成本,提供更大的灵活性并提供可持续性。但是,并非所有“云”或SaaS产品都是相同的。在2015年电子发现软件魔力象限中,* Gartner告诫公司寻找“真正的SaaS”单实例,多租户软件,以便他们能够真正获得云所带来的好处。

“尽管许多产品被标记为“ SaaS”,但应谨慎行事,因为其中有些是真正托管的,而不是真正的SaaS。除了云经济性和可伸缩性带来的好处外,如果数据源位于云中,则在云中进行电子发现正成为一种有吸引力的选择。这是电子发现从业者的新领域。”

* 张洁和Garth Landers,《电子发现软件魔力象限》,2015年5月18日。

正如Gartner所说,“真正的SaaS”解决方案是单实例多租户解决方案。这意味着,有一个客户需要订阅的软件实例,而不是拥有内部托管软件的云托管版本。此特征对于共享规模经济所提供的成本效益至关重要。此外,它使公司能够获得负担得起的计算和存储成本。 真正 Saas允许访问云的上下无限的计算能力和容量的可扩展性,并为组织提供处理临时诉讼需求并保持成本与需求成比例的灵活性。最后,云技术具有适应快速变化的能力,使组织能够与技术的不断进步和不断发展的安全性要求保持同步,而同时仍在支持移动工作人员。借助“真正的SaaS”平台,IT和法律团队可以专注于其核心能力和业务重点。

将电子发现引入内部的成功IT清单
云计算只是实现内部电子发现,降低成本,缩短处理时间并提高效率的目标的更好方法。 IT可以帮助法律团队了解云的好处的一种方法是,在急于将电子发现引入内部之前,鼓励进行更系统的购买决策流程。此清单应有助于确保您的团队选择能够以最小风险提供最大收益的解决方案:

1.扩展容量以满足您的需求。控制成本意味着可以灵活地将容量与电子发现固有的可变数据量进行匹配。公司没有时间或资源来承担一项耗时数月的昂贵项目,以在战斗中扩大产能。

2.易用性将电力掌握在用户手中。向案情最了解的用户(包括保管人)提供强大而高效的工具,使他们能够访问易于保存,收集和处理数据的工具。这样的效率使团队可以迅速专注于案情。

3.与其他流程和应用程序集成。电子发现很少与其他业务技术隔离进行。确保您的系统能够与其他企业系统和流程集成,例如HR系统,资产管理系统和数据存储库。自动化集成可以提高效率,减少人为错误并减轻意外刮伤的风险。

4.今天和明天的安全。不断更新的软件意味着,就最新的数据安全漏洞和丢失保护而言,您的软件永远不会过时。

5.与技术发展保持同步。技术在不断发展。您的电子发现解决方案也应该如此。进行升级的频率如何,需要多少精力才能实施?

6.注意总拥有成本。了解采购成本,但不要低估可能成为TCO重要组成部分的隐性成本。不要报名参加惊喜活动。确保您了解实施和培训的成本。确保您了解启动和运行需要多长时间。