美国运营部高级副总裁Ryan Reeves 联合Lex

虽然对于那些已经使用了一段时间的人来说似乎有些陈旧,但是电子发现是一门相对年轻的学科。在许多方面,我们仍在学习如何满足数字世界背景下的法律要求和发现所带来的挑战。控制长期成本,尤其是在大数据时代,这已经很复杂的环境增加了全新的可变性和不确定性层。

当然,事实证明,电子发现参考模型(EDRM)对于GC和其他从业者很有用,可以作为参考点和最大化效率和成本效益的资源,为供应商和从业者提供通用语言,端到端一致框架由或多或少的顺序阶段以及该过程每个阶段的一些基本最佳实践组成。但是,归根结底,EDRM仍然只是一个模型,它提供了相对静态的电子发现过程视图,实际上,它是迭代的而不是线性的。

我通过实践发现,EDRM框架并不能代表实际情况。我认为,诉讼支持与电子发现“生命周期”中的步骤或阶段无关,而与更大,更全面的事情有关。我想到的是数据管理,一种未被充分认识的学科,在数据量激增和相应的成本控制丧失的时代变得越来越重要。

EDRM的主要重点是数据在模型的各个阶段被推送时所发生的情况。从许多方面来看,这反映了许多从业人员对单个问题的短期挑战的持续关注,尤其是从一个阶段进入下一阶段所需的技术和成本。
但是,一个更有用,更持久的模型将把重点转移到控制数据量和声音数据管理技术的长期策略上,这些策略应具有更广泛的,多方面的观点。

为什么商品定价无法为您省钱
问题的很大一部分在于供应商对客户对价格担忧的反应。对于许多供应商而言,与其直接帮助客户智能地管理其数据,不如直接处理所有未经过滤的数据的动机太强大了,他们全都愿意以相对较低的每笔交易为他们的客户提供优惠。技嘉价格。

每GB的价格(本质上是通过软件运行数据并最终通过存储来运行的成本)已成为行业中的一种商品。这是因为较低的单位价格吸引了那些只专注于削减手头成本的客户。价格最低的供应商知道他们可以通过增加数据量来弥补低利润。反过来,他们的客户对单价反应良好,因为他们可以比较多个供应商之间的价格。但是,对于GC,确保最低的每千兆字节价格并不能解决数据量激增以及与电子发现相关的总拥有成本(TCO)相应增加的持续问题。

在响应发现请求进行处理之前无法有效管理和缩减数据的公司最终将面临数据量激增,过度保留以及IT和法务部门成本增加的问题。这些增加的数据量将受到大规模诉讼搁置和无响应材料的一般过度处理的影响。结果,每当出现大的电子发现问题时,GC就会继承增加的处理和托管成本。同样,越来越多的文件必须发布到本已昂贵的审查过程中。

最近的研究表明,使用传统的线性或技术辅助审阅处理和升级为审阅的文档中,有80%证明是无响应的,因为法律团队无法有效地与数据进行交互以验证搜索结果并在处理和删除之前消除错误的点击。评论。在游戏的这个阶段,大数据集导致IT端在存储和维护数据方面的预算膨胀,而在法律端处理和审查大量信息的成本相应增加。

从这个角度来看,以单价为中心的供应商并没有为希望面对电子发现的根本挑战的GC提供太多帮助-在大数据时代管理大型企业所拥有的信息。这些供应商只是试图通过降低单价来简化电子发现的成本。这使我们回到了EDRM:参考模型只是一个模型,电子发现不仅仅是通过一系列线性“步骤”或“阶段”推动现有数据的问题。

完善的数据管理:将重点从单个问题转移到长期目标
很少有公司能够通过仅专注于支出而不关注收入来成功。同样,GC不太可能通过在单个问题上实现短期节省(例如交易费率)来重新获得对数据量的控制,并避免成本激增。就像我之前说过的,数据量问题需要在处理数据之前解决-最好在特定案例或调查之前需要该数据之前-并且数据的管理效率是必须解决的问题与整个电子发现生命周期相关,而不仅仅是在EDRM的一两个特定阶段。

这如何转化为现实的电子发现方法?首先,积极主动的法律部门将制定严格的协议,以确保仅保留日常业务所需的数据。同时,GC将开始采用新的供应商关系视图。他们将不再关注短期的,特定于事务的需求。他们将不寻求与供应商的一次性交易,而是寻求与合作伙伴的战略关系,以帮助他们在处理开始之前大幅减少数据量。这种方法直接针对与电子发现相关的最重要的成本领域:处理,审查和托管。

作为此过程的一部分,组织将希望吸引经验丰富,称职的合作伙伴,他们了解法律部门的工作方式,并一起对以前的事务和相关成本进行彻底的审查,因此它们可以将预算类别用于无法预测的支出,始终超出预算且实质上是预算的类别失控。确定这些区域将有助于法律团队在与供应商就未来项目进行谈判时确定优先级和特定目标,然后在一段时间内定期监视这些区域将为发现新效率提供更多机会。合适的合作伙伴不仅应在最新技术上拥有专业知识(尽管这当然很重要),而且还应拥有与发现和数据管理相关的一系列法律问题的专业知识。

地方政府不太可能实现有意义的成本节省,而我认为“有意义”是指大型公司法律部门的6至7位数范围,直到它们可以从EDRM的左侧开始收集无响应的数据。真的就是这么简单。对此过程或该过程应用的商品或单位定价可能会提供一些短期节省,但并不能解决数据量激增这一基本问题,当您从左侧向下游“向下”移动时,这一问题会被放大。 EDRM的右侧。为了重新控制成本和预算,GC必须接受预处理数据管理和数据缩减,并且可能需要一种新的思维方式来实现这一目标。