Basware UK数据捕获部副总裁Matt Lees博士研究了将真正高效的自动邮件室与昨天的邮政室区分开来的原因…


公司通常会幻想部署邮件室扫描解决方案将提高他们的业务效率。但是事实并非如此。简单地将文档数字化只是将纸张图像四处张开,实际上并没有消除真正的障碍。如果没有正确的技术和控件,丢失文件的机会实际上会增加!

重要的是扫描阶段之后发生的事情。在尝试进行任何OCR之前进行识别和分类的这一至关重要的第二阶段处理,是对邮件室效率产生最大益处的过程。那么如何在邮件室自动化中部署这一关键步骤呢? 又如何尽可能有效地从纸质文档中提取相关信息,以解除公司工作流程的阻塞?

关键步骤是对所有扫描的文档进行快速分类,然后通过OCR或ICR技术应用自动索引技术。 OCR / ICR是一种部署成本相对较高的技术,但实际上,仅需平均处理每个文档1.5页即可正确分类和编制索引。

一个组织使用的信息中约有80%是非结构化的纸质文件形式,直到最近,自动处理仅限于具有固定结构的文件。  (结构化文件 被定义为包含以接收公司希望接收的形式提供的信息的文档。 非结构化文件 包括其他不采用这种格式的电子邮件,传真,在线通讯和纸质文档。)

对于扫描和捕获其文档的组织,适当的处理习惯于意味着在扫描之前花费大量时间和精力对这些文档进行排序,添加文档分隔页并在数据提取之前手动对文档进行分类-这意味着在此之前都要进行大量的熟练排序工作并在扫描后。

自动分类和识别技术通过消除对密集,手动的邮政分拣室和文档准备任务的需求,进一步实现了文档处理的自动化-所有这些都有助于从整体处理成本中节省大量资金。这种类型的智能自动化软件(例如Kofax的Indicius和Xtrata)提供高级的文档分类,分离和提取功能。使用OCR,它可以自动从扫描的文档图像中提取机器打印或手工打印的文本以及打印的数据,而无需昂贵且费时的手动键控。

提取的数据增加了已经获得的有关文档帮助,文档分离以及将文档路由到工作流队列的智能,从而有助于为文档建立索引以存储在文档管理系统中或将其直接发送到业务流程。通过提取收件人详细信息或识别的案例或帐号,可以将适当的文档自动路由到正确的处理目标:将订单发送给销售和制造部门,将发票发送到财务发票处理系统(如Basware)等等。

在扫描过程结束时,图像和提取的数据通常会发布到文档管理系统,案例管理系统或图像存储库中,以确保安全性,安全归档和可审核性。这对于避免丢失文档至关重要。如果文档管理系统链接到诸如ERP或CRM的核心业务系统,这将进一步自动化和增强流程。

对于理论来说是如此: 在实践中如何运作? 让我们看一看现实生活中的案例研究。

Countrywide Property Lawyers是受益于这种分类技术的一家公司。该律师事务所部署了高级数据捕获和文档处理解决方案,以实现邮件室活动的自动化和每天处理的25,000份法律文档的处理。

该解决方案使用Kofax捕获模块自动将传入邮件的85%分配给正确的法律案件。它还可以对90%的员工职位进行分类,自动识别律师的来信,合同草稿和抵押要约,从而有助于加快业务流程并确保法律团队在收据当天上午1​​0:30之前获得基本的法律文件。 

自动邮件室处理所有与业务相关的印刷和手写文档,提取关键数据并将其与邮件图像一起发送到案件管理系统,案件管理系统自动将邮件路由到正确的法律团队以采取行动。

然后,无法自动引用的文档将以图像文件的形式发送到印度,在印度经过目击并在Visualfiles案件管理系统中进行手动分类,然后发送回英国给相关法律团队。 结果,在英国,只有5%的传入邮件需要人工干预-这导致管理减少了90%。

总而言之,快速,自动的分类为成功的邮件室自动化解决方案奠定了基础,这有三个原因。 

首先,这只是一种良好的商业意识: 它通过从谷壳中挑选小麦来削减整个组织的交易成本。其次,它通过加快交易并确保记录保持更新来改善与客户的关系。最后,它还解决了不断扩大的信息管理法规,该法规规定了公司一旦接触信息,尤其是财务信息,就必须捕获,跟踪和控制这些信息。 


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