在最新的客座文章Heather Morrow,高级学习协调员&课件开发人员 Loeb Users的用户介绍了公司是PayneGroup的表格,编号和元数据助手的方式

总部位于洛杉矶的勒布&Loeb LLP在美国的五个办事处和在中国的两个办事处中共有700-800位用户,其中375位是律师。该公司代表着《财富》杂志100强跨国公司从事中端市场交易和诉讼事务,并为从初创企业到高净值个人和家庭的各种客户提供主要外部咨询。

该公司紧跟法律技术的所有进步,这将提高生产率,简化工作并根据公司的需求表现良好。我们于2009年9月从PayneGroup购买了Metadata Assistant,该工具可在通过电子邮件将其发送到外部或从外部路由之前从文档中删除嵌入的机密信息。一直以来,它都是业绩良好的公司,对公司而言运作良好。

2010年,勒布&勒布计划将我们的计算机环境从XP / Office 2003升级到Windows7 / Office2010。通过Word 2003,该公司正在使用Microsystems D3(动态文档草稿)生成我们的表单文档,应用编号和生成目录。但是,2009年,微软败诉了一起侵权案,该案直接影响了D3所基于的技术。我们意识到在Word 2010及更高版本中将不再支持D3,因此我们知道必须进行更改。

评估可能性& feeling the love

为了帮助我们确定D3的替代产品,我们组成了一个由70名用户组成的评估小组,其中包括律师,律师助理和助理,以评估四个模板产品信誉良好的不同公司。这些公司包括PayneGroup的表格助理和编号助理,Sackett集团的Legal MacPac,Esquire Innovations的各种产品以及Litera的Innova。

根据评估小组的反馈,我们将选择范围缩小到了两个最终入围者:PayneGroup和The Sackett Group,它们与数字评分挂钩。为了打破平局,我们查看了用户的书面评论。有关PayneGroup的评论反复使用“ Forms and Numbering Assistant”一词“爱”,而Sackett的评论更经常使用“喜欢”一词,没有人使用“爱”一词。 “爱人”(和佩恩)获胜,所以在2010年10月,勒布&勒布购买了Forms Assistant(一种基于模板的文档自动化实用程序,旨在快速创建信件,备忘录,传真,协议和书状)和Numbering Assistant(一种段落编号实用程序),使您可以在其中快速添加,修改和更新自动多级编号方案。 Word文档并生成目录。

实施过程  

曾经的勒布&Loeb决定购买Forms Assistant和Numbering Assistant,我们大约需要六个月的时间来建立一个试点小组,因为这些软件实现取决于我们对Office 2010和Windows 7的升级。在这半年中,PayneGroup与我们密切合作。公司将在Windows 7中开发自定义模板和全新的工作环境。

PayneGroup对一小部分IT培训人员和服务台人员(包括我自己)进行了Microsoft Word的大师班培训。除了专注于Word 2010的新功能之外,这些会议还讨论了Word默认设置以及公司可以进行哪些更改以使Word环境更加用户友好。

从一开始,我们就认为PayneGroup软件非常直观,减轻了用户和服务台的负担。以前只需执行几个步骤的任务,现在只需一个步骤即可轻松完成。首先,我们关注优先事项模板,例如公司的信笺和书状,然后扩展到更具体的垂直需求。

一旦用户理解了Payne的基本知识,例如从一个字母生成信封,修改编号方案并生成目录,所有这些工作都可以更高效地完成。我们甚至可以提出一些内部编写的代码,并在“恳求助手”功能区上添加一个自定义按钮以生成询问集。

在安装了信笺和基础模板并完成升级部署之后,Payne进行的一项主要项目是针对我们的知识产权业务团队的。我们的商标小组已经在D3中建立了100多个表单,我们需要使用Forms Assistant重新创建该功能。我们将这些旧表单保存到我们的iManage文档管理系统中以保留它们,然后必须确定如何在Forms Assistant中重建它们。 Payne的开发人员能够设计出两种更为复杂的表格。他们编写了代码来直接从CPI(我们的专利和商标数据库)中查询和提取信息,然后向Forms Assistant添加了内容控件和一个额外的输入表单,以促进所需的所有功能。完成此操作后,我可以在Forms Assistant中重新创建其余98个表单。

使用软件

勒布的用户只需要大约2周的时间就可以适应新的桌面环境,其中包括从Office 2003到2010的转换以及学习表格和数字助理。实际上,自从首次推出以来,对模板的所有后续更新都进行得很顺利。

使用编号助手,我们能够轻松地修改现有文档中的编号方案并重组表格,从而使目录生成更加容易。此外,我们发现使用样式分隔符而不是手动标记TOC条目可以节省大量时间,特别是对于我们的Corporate和Trust&遗产部门。

Forms Assistant的另一个流行功能是智能块。此功能使个人可以保存可重用文本的块,例如多种类型文档的扫描签名,图形,文本和内容。

我们发现PayneGroup非常适合与他人合作并且反应迅速。例如,最近需要更改模板中的香港办公室图形,并且Payne会在24小时内将新模板转过来,因此我们能够按计划转换和培训香港用户。

结论

通过表格,编号和元数据助手,PayneGroup提供了Loeb&Loeb LLP具有易于使用的软件包,可以直观地为用户提供帮助。这些应用极大地提高了我们的生产率。我很喜欢PayneGroup的员工,他们总是可以随时提出任何问题。我们期待与我们之间的长期合作关系,因为PayneGroup确实是一家伟大的公司,而他们的软件已成为我们公司的绝妙资产。