大卫·萨米亚(David Samia)*

在复杂性迅速增加的环境中,当今的公司必须应对瞬息万变的商业环境。这意味着各个部门必须加快步伐,加快其流程,以保持企业的敏捷性。公司法务部门也不例外。

总顾问及其员工承受着巨大的压力,需要控制外部和内部法律成本,同时承担更多以业务为导向的角色,并更多地参与战略性业务决策。这项任务说起来容易做起来难,因为法律部门需要承担这些责任。

坦率地说,企业希望从法律支出总额中获得可证明的价值。法律部门不仅必须最大限度地提高其对企业的价值,还必须在整个企业中传达这种价值。这意味着法律部门必须对整个法律价值链(包括内部和外部法律资源,活动及其相关成本)有更深入的了解和控制。他们还必须通过更好地组织工作和确定工作的优先级来优化对这些资源的利用。

法律服务管理解决方案在法律团队中正变得越来越受欢迎,因为它们提供了一种真正的集成解决方案来管理向企业提供的全面法律服务。通过整合和统一整个法律价值链中的所有法律活动和成本,包括与外部法律顾问相关的活动和成本,法律部门可以提高其整体效力的可见性。更具体地说,这些解决方案可以通过管理提供类似服务的公司之间的支出,结果甚至结果来衡量和证明组织外部律师事务所的绩效。

好处是引人注目的,包括:

·更高的透明度:增强企业内部的协作,并通过更高的透明度实现基于事实的更明智的决策。
·改善法律部门的财务和运营绩效:通过改善协调和控制,以及更有效地平衡和使用外部顾问,帮助优化内部和外部资源的使用。
·更大的商业价值:降低法律成本,并为法律专业人士提供更多的时间来实践法律。

改变法律部门的观念
法律部门对于当今的组织是必不可少的;但是,从传统上讲,它们被视为成本中心,是使业务风险最小化所必需的,而不是与实现组织的业务目标相一致的战略资产。当今的法律部门所要做的不仅是保护业务,还需要做更多的事情。他们必须积极帮助其发展。

同时,法律部门在控制法律服务的总成本方面承受着巨大的压力,尽管事实上这些费用中的大部分都由外部律师承担。结果就是企业律师协会(ACC)提出的价值挑战。 “ ACC价值挑战基于两个概念:法律部门可以使用可提高法律服务支出价值的管理实践;而且律师事务所可以降低公司客户的成本,同时仍然保持强劲的盈利能力。”

考虑到日益复杂的商业模式,越来越多的政府法规以及在各个国家/地区的法律要求高度多样化的全球化趋势下,应对价值挑战并非易事。结果,法律部门根本无法在内部保持必要的专业知识,而不得不依靠外部律师事务所来填补空白。但是,随着这种差距的增加,法律部门对于其公司所交付的价值的不确定性也随之增加。

为了应对这一“价值挑战”,法律部门必须对其法律供应链具有更大的可视性并对其进行控制,该法律供应链包括法律部门本身及其外部法律服务提供商和/或律师事务所。此外,法律部门还必须为业务提供更大的透明度。这意味着不仅要衡量其对业务的价值,还要传达与业务目标相关的价值。

实现合适的解决方案
多年来,法律部门一直依靠各种技术来帮助简化其日常运营。事项管理,电子发票,文档管理和工作流工具只是几个示例。但是,这些传统工具是孤立的点解决方案,导致流程和数据分散,从而难以获得完整法律环境的全面视图。

当今的法律部门需要统一的解决方案,以整合组织内部和外部的所有法律活动。此解决方案应类似于企业资源计划(ERP)系统,该系统可合并公司中的各个职能部门,并围绕集中式记录系统对其进行标准化。为了有效,解决方案必须:

·提供整个法律价值链的整体视图,以帮助法律部门理解并最大化其创造的价值。

·通过尽可能使任务和流程自动化来提高内部法律人员的工作效率。

·促进内部法律专业人员,外部律师事务所和法律服务提供商之间的合作。解决方案必须提供对外部律师事务所业绩的更大可见性,并简化法律事务的执行,同时增加三方成员之间的信任。

·提供对法律部门绩效的更好可见性。该解决方案必须使法律部门能够定义,衡量和报告可与企业共享的关键绩效指标(KPI),以清楚地展示价值并提高透明度。

应对价值挑战
从法律服务的消费者到提供者的整个法律价值链中的信息孤岛,对于实现公司目标从未像现在这样重要。因此,努力工作不足以使内部法律专业人士跟上不断增长的业务需求。通过管理活动之间的关系并整合信息,组织可以更好地了解,协调和控制其法律部门。

正如我已经提到的,许多组织要求其法律部门将其职责从保护业务扩展到增加收入和提高利润。但是,这种扩大的角色通常不会伴随预算的增加。结果,法律部门被要求在不增加预算的情况下做更多的事情。为了做出响应,法律部门需要优化其内部和外部资源对业务价值的贡献。也就是说,他们需要应对价值挑战。

* David Samia是Bridgeway Software产品管理/市场营销副总裁,Bridgeway Software是法律企业资源计划(ERP)解决方案的最佳推荐提供商。欲了解更多信息,请联系作者 大卫·萨米亚(David.Samia@bridge-way.com) 或访问公司 www.bridge-way.com