Lee Meyrick,信息管理总监 Nuix,说明法律服务提供商如何标准化和自动化其工作流程,以更快地完成工作并减少错误。

电子数据展示中涉及的数据量的不断增加和复杂性的增加,使得律师事务所和诉讼支持供应商更难以提供及时,无错误且有利可图的服务。电子数据展示市场的复杂现实正在推高法律服务公司的成本,但他们的客户希望减少支付。但是,法律服务提供商可以通过标准化和自动化其工作流程来改变这个方程式吗?

为什么电子数据展示越来越难

在电子数据展示中,每种情况都有特质。除了每个管辖区中指导如何与对方交换证据的准则外,几乎没有商定的标准。诉讼人可以自由选择适合自己的方法达到这一点,同时面对法院或另一方将挑战这些方法的可能性。

此外,越来越多的证据类型也被发现。法院和法律团队曾经认为太过费力的数据类型现在司空见惯。结果,法律服务提供商用于电子数据展示的工具变得越来越复杂。

要获得准确,及时和可辩护的结果,需要熟练的专业人员提供服务,这些专业人员通常具有更广泛的信息技术技能和法律知识。在整个行业及其工作的公司中,对具有这些技能的人员都有很高的要求。这些熟练的专业人员通常必须完成大量他们认为是重复的,低价值的“艰巨”工作。他们可能会感到沮丧,因为他们无法提供更高的价值链。

同时,客户对法律服务的成本意识也越来越强。为了满足截止日期和预算,人们可能会偷工减料或尝试找到问题的“创造性”解决方案,而又不能确保该过程的记录和可重复性。如果法官认为错误是故意隐瞒证据的话,这会增加错误的可能性,从而可能产生可怕的后果,例如必须重做作品,无法为作品付钱或法院制裁。

为什么选择标准化工作流程?

许多学科的许多企业都认识到,标准化工作流程并使之自动化是降低成本的好方法。根据我们在电子数据展示市场的经验,大约五分之一的公司已经记录了他们的最佳实践,并将其融入到工作流中,所有员工都可以始终如一地重复。

数量较少的程序更进一步,并使用现成的或定制开发的应用程序来自动化这些工作流程,以指导操作员完成电子数据展示过程中的每个步骤。

这种方法可以提供一系列可重复的步骤,从而使员工不必为每个新项目重新发明轮子,在多个项目,团队或办公室地点之间同步流程,减少员工偷工减料的机会,最重要的是,实现更加一致的工作错误更少的结果。

工作流程和自动化方面的经验

案例研究:一家跨国律师事务所

一家在亚太地区和欧洲设有办事处的跨国律师事务所在2011年对其电子发现流程进行了全面审查,以确保其采用了最佳实践,可辩护和有效的模式,并且该模式也具有灵活性,因此可以满足客户需求的变化。

回到基础并记录所有步骤和决策点,可以更轻松地确定最佳实践和最有效的处理方式。记录这些过程还发现该公司办公室之间的程序存在很大差异。

该公司花了大约三个月的时间来创建一系列标准化的工作流程,这些工作流程已记录在案并具有说服力,清楚地概述了流程各个阶段应采取的步骤。在接下来的几个月中,该公司与外部顾问合作,为部分工作流程创建了一系列自动化脚本。

尽管该公司在标准化工作流程和自动化方面投入了大量资源和时间,但自从实施以来就已经看到了切实的收益。它通过简化工作流程提高了效率,增强了对结果可辩护性的信心,并使办公室能够通过标准化流程来共享工作。

案例研究:Lighthouse eDiscovery

Lighthouse eDiscovery –为美国《财富》 100强企业提供技术发现服务的领先提供商–于2011年开始使用Nuix软件时,试图开发一个全面的工作流程系统。

Lighthouse eDiscovery解决方案和技术高级总监Chris Dahl解释说:“我们处理了端到端的工作流程:摄取,各种剔除和过滤技术,用于PDF的光学字符识别和导出。” “我们已经有了工作流程,但这重新激发了创建可伸缩性,可预测性和效率并减少错误的推动力。”

该公司现在正在开发一个集成的过程自动化系统,以将所有这些工作流程链接在一起。

“在构建业务案例时,我们显示了使用'willy nilly'工作流以反动模式处理数据所花费的时间,然后显示了初级技术可以执行的已建立工作流所需要的时间,达尔说。 “其中一部分是案例研究,表明我们在自动化和简化工作流程中所做的工作使我们能够以相同的成本处理两倍的案例和两倍的数据。”

证明工作流程项目费用的另一部分是在实施之前和之后严格跟踪错误。达尔说:“三年前开始认真跟踪时,我们发现初始错误率约为5%,而现在我们已将其有效地降低到了零。”

工作流程和自动化的主要好处

许多学科的许多企业都认识到,标准化工作流程并使之自动化是降低成本的好方法。

但是,对于任何规模的公司,通过标准化和自动化电子数据展示工作流程,他们还将看到显着的好处,例如:以较低的成本实现更高的吞吐量和围绕项目时间表的确定性,通过授权分析人员和技术人员完成工作,从而减少人员和培训成本复杂的电子数据展示任务,通过对设置进行标准化来最大程度地减少错误,并提供清晰的步骤集,以便在流程的每个阶段都可以遵循,并且可以通过记录为实现结果而采取的每个步骤来确保输出更具防御性。