您是在浪费钱吗–软件许可的实际成本

由Gerard Tilley *提供

颜色是否从公司的脸上流失'每次提到软件合规性一词时,IT主管都会吗? 政府最近的变化已将此问题推到了议程的首位,现在,法律上的后果是您没有软件 licenses completely in order are greater than ever.

但是法律隐患只是冰山一角,越来越多的公司意识到,获得有序的软件许可可以带来财务上的好处。我们'与律师事务所共事多年,实际上,我们目前的成员中有81名是律师或律师事务所,其中30名是前240名律师事务所。但是如今,我们越来越多的工作是帮助这些公司优化对IT资产的投资,避免在软件许可方面的超支,而不仅仅是帮助他们'get legal' so to speak.

那么,您需要采取什么步骤才能使成本节约措施顺利进行?是否全部与软件资产管理有关,并确保您'不支付您不支付的许可证'需要吗?是的,部分,我们'稍后将更详细地讨论该主题,但是可以采用其他方法来确保您明智地节省开支。

员工生产力是一个关键领域,可以通过针对存在和不存在的方面部署结构化策略来轻松,快速地解决'公司可接受的活动'的网络。熊猫实验室(PandaLabs)最近的一项研究显示,工作中几乎40%的互联网浏览都是个人的。个人使用互联网约占员工一小时 '时间,2005年造成的损失超过2000亿英镑。此外,公司收到的21%的邮件是垃圾邮件,而所有Internet流量的5%都感染了恶意软件,公司的平均每年损失可能高达91,630英镑。

调查继续显示,由于生产力损失,带宽消耗以及IT员工专用于清理网络的时间,对没有足够安全设备的公司进行计算机攻击的年均费用已飙升。

我们与之合作的大多数公司似乎有一个共同点,那就是他们的电子邮件和互联网使用政策要么很好,确实过时,要么不够清晰。我们基于林肯的Sills做的一些最新工作&贝特里奇(Betteridge)看到该公司制定了控制措施,以确保他们知道每个人都遵守法律。至关重要的是,您的员工必须明确界定其在工作网络中可以从事的工作的界限,以及下载任何非法材料(如音乐,游戏和色情内容)的含义,以及允许他们下载此类材料的任何未经许可的软件首先。

不利的一面是,如果您不限制员工使用互联网进行工作的限制,那么无疑会影响网络的性能,许多公司都不会意识到有多少投资被超额使用。只是为了容纳电影,音乐和其他可下载资料的个人存储而扩展其数据存储。此外,需要对在IT安全产品上花费的资金进行衡量-知道投资是否已经花费了金钱的唯一方法是进行全面的网络审核,以检查仍在进行的事情。

如前所述,更好的软件资产管理对于节省公司资金至关重要。在您的工作场所进行SAM评估几乎总是表明您在可能节省大量资金的领域进行了过多的投资。 FAST Ltd进行的一项研究表明,英国41%的企业承认过分许可浪费了数千英镑。例如,您可能在工作场所的每台PC上都安装了Microsoft Office,但是所有员工是否都使用软件包中包含的所有应用程序?答案可能不是。因此,您可以从引入计量功能中受益,以精确监控您使用每个许可应用程序的数量。无疑,当您需要升级现有软件包或购买新软件程序时,这将使您处于与转售商进行谈判的更好位置。

根据经验,我们知道律师事务所关注的主要领域之一是确保他们'重新处理其软件许可项目。通过引入一个外部独立机构来协助该项目,您应该期望与一个组织可以合作:

•    如果您的情况因软件许可的影响而发生变化,则主动向您提出建议,尤其是在可能需要升级或降级批量许可协议的地方
•    协助软件许可协议的谈判,以确保对许可条款和条件有充分的了解,并采用最适当的合同级别
•    为潜在的节省和围绕虚拟化许可的关键问题提供专家指导
•    针对许可的复杂性提供专家建议和指导,包括有关Select -v- Enterprise,每个处理器-v-客户端访问许可(CAL),设备-v-用户的Microsoft许可协议。

能够从独立机构而不是从与任何特定软件相关联的公司那里获得此类建议,显然是前进的最佳方法,因为无论由出版商和转销商领导的行业如何。他们最终将在这里出售软件,如果您不能根据要求提供准确的信息,他们将无法满足这些要求。但是如果您可以将自己描绘成完全了解自己的知识'重新寻找时,他们的工作将不可避免地变得更加简单,拥有过度许可您的软件的潜力–对您来说是个好消息,因为您离开了对自己感兴趣的内容'我只花了您真正需要的东西,当天晚些时候没有令人讨厌的惊喜。

因此,尽管许多公司认真对待合规性并愿意接受FAST等组织的建议,但具有讽刺意味的是,合规性的实际成本'重新开始看到,它更具吸引力,并且有很大比例的公司尚未从他们现有的节省中受益。我的行为也会使他们100%符合软件要求,'可以肯定,不要在法律部门迷失方向。

但是,也许中小型律师事务所面临的最大问题是,如果您'作为确保工作场所中的软件合规性的负责人,您可能也是赚钱的人。也许您在没有专家指导的情况下不太可能做出关键决定,因此至关重要的是您采取行动并征集能够帮助您变得受过更高教育,知识渊博和能力强大的人员的专业知识,并确保在购买软件时顺便说一句,您的支出是为了改善您的业务流程,而不是简单地将钱浪费在软件许可上。

实施有效的资产管理策略最初会涉及一些投资,但采取这种措施的组织将实现IT预算节省5%至35%(Gartner Group)。根据Compass的说法,在软件资产管理流程中每投资1英镑,您可能会看到5英镑至10英镑的投资回报率-绝对不容小at。

因此,对于我们这些在法律领域工作的人来说,信息是,尽管软件资产管理的基本前提是合规性之一,但可以节省大量成本。对于实践而言,大型和小型合作伙伴都应该接受这种信息-最终使您的软件公司井井有条并节省资金是一个极具吸引力的主张。但是,对此有一个太被忽视的方面,那就是信誉之一。确保许可证正确无误无疑是合规性信息的核心–毕竟,您将如何依法工作,并且只需花很多精力就可以忽略它,这可以使您的软件正常运转。

•Gerard Tilley是FAST Limited的董事总经理