客座文章,总裁Abtin Buergari& CEO, Modus www.discovermodus.com

自2006年修改《联邦民事诉讼规则》以来,对eDiscovery软件,服务和专业知识的投资一直在稳定增长。但是,尽管公司采用了新的业务流程并利用eDiscovery工具来降低eDiscovery的成本,但这还远远不够。总顾问和首席法律官仍然感到沮丧和担忧,因为他们仍然缺乏预测和控制电子数据展示支出的能力。公司必须向其电子数据展示服务提供商和供应商提出更多要求,并使他们对提供真正控制和管理电子数据展示成本所需的工具和定价模型负责。

电子数据展示成本已无法控制
普通法律顾问越来越感到沮丧和担忧,因为电子发现带来的可变诉讼成本持续上升。最近的一项调查1 公司总法律顾问透露,在接下来的12个月中,他们最关心的是管理电子数据展示的成本。而且,电子数据展示费用超支是过去12个月来最大的麻烦。

数字数据的爆炸式增长是业务开展的核心,并且是不断提高的电子数据展示成本的主要因素。国家和国际法律法规体系依赖于数字信息来发挥作用,并且越来越多的数据需要进行筛选和分析以确定事实和调查的事实。2

当前的降低成本举措是有效的,但还不够
公司并没有袖手旁观,也没有集体投降。法律部门采取了多种举措来处理信息的数量和复杂性,以试图降低和控制成本。

工艺流程
公司正在围绕电子数据展示创建业务流程,以管理不断增长的数据量。根据最近的一项研究3 超过半数的公司制定了正式的内部电子发现程序,并且越来越多的组织计划实施正式的流程。正式流程可提高运营效率并帮助降低成本。

重新分配工作
许多公司使用每小时开票费率较低的合同律师(在岸或离岸)进行文件审查。尽管这种方法有效地降低了审阅成本,但随着数据量的增长,该模型崩溃了。今天,一个案例中的数据量比几年前成倍增长。即使审阅成本(按文档价格)已经降低,但审阅数据的复杂性和数量却呈指数增长。不断增长的数据量抵消了价格下跌的影响。

技术
与几乎每个行业一样,使用软件工具来解决劳动密集型,有时容易出错的任务可以节省成本。这也适用于电子数据展示。在确保不遗漏任何关键证据的同时降低成本的压力促使企业eDiscovery软件市场的规模超过10亿美元,而且这一市场预计还将继续增长。2

电子数据展示中的最大挑战之一是确定识别和产生电子存储信息(ESI)的成本和精力是否符合解决特定争议的重要性。整个行业的重点是提供软件工具来应对这一挑战。例如,早期案件评估(ECA)软件产品有助于在争端的早期阶段做出明智的决策。 ECA工具使受过培训的用户可以在进行审查之前分析和剔除数据,从而节省了时间和金钱。

最近,技术辅助评论(也称为预测编码,计算机辅助评论)受到了广泛关注。技术辅助的审查包括复杂且可验证的机器学习技术,该技术与受过培训的用户一起可以更快,更有效地分析,编码和分组文档,并快速了解在任何给定情况下可能涉及的内容2。实际上,最近的研究表明,计算机和人工输入的结合是最好的评估方法4.

但是,尽管已经采取了重大措施来削减成本并获得控制权,但这些措施还远远不够。总顾问,首席法律官和法律部门报告说,控制和预测电子数据展示成本仍然是他们的头等大事,并且是2013年管理的重中之重3.

答案–要求您的电子数据展示服务提供商更多
根据您的要求,有两种控制和预测电子数据展示成本的解决方案。无论哪种情况,公司都需要重新考虑如何与电子数据展示服务提供商合作。第一种解决方案是确保服务提供商针对可变成本(例如,每千兆字节数据)提供连续案例评估(见下文),并提供逐案eDiscovery支持。在这种情况下,公司就特定问题与电子数据展示服务提供商互动(直接或通过外部顾问)。控制和预测电子数据展示成本的第二种解决方案是与服务提供商形成固定费用的战略关系。我们将分别讨论每一个。

可变成本个案电子发现服务和连续案例评估
对于可变成本电子数据展示服务,无论使用什么工具,企业都无法在整个电子数据展示过程中连续评估预算与实际成本。在这些可变成本的情况下,公司无法快速,准确地回答关键问题,例如:

•我如何在整个电子数据展示流程中管理支出,以确保我们保持预算不变?
•我如何计划下一个案件的预算?
•我如何为特定法律情况确定正确的电子数据展示预算?
•每年我在电子数据展示上花费多少?根据情况?按类别?

您无法控制看不到的东西
沮丧和担忧继续增长的原因是,信息公司需要控制和预测成本已被埋在电子发现流程中。几乎没有甚至看不到公司在花多少钱,钱去了哪里或实际花销与预算有多接近。如果公司看不到他们的支出,他们将无法采取措施加以控制。

连续病例评估
公司需要能够快速,连续地实时管理其电子数据展示预算(而不仅仅是流程)。他们希望在整个电子数据展示过程中了解预算支出与实际支出之间的关系,以便能够控制和预测电子数据展示成本(从细微的层次到更高的水平)。他们需要洞悉当前成本以及对项目生命周期的预测,以便他们可以在此过程中进行必要的调整,从而消除意外。

连续案例评估的另一个优点是,它使公司可以实时查看预算差异数据趋势,以评估和提高外部顾问,合同律师和服务提供商的效率和绩效。

固定费用策略关系– Managed Services
控制和预测电子数据展示成本的一种越来越流行的方法是与电子数据展示服务提供商建立固定费用的战略关系。在这种情况下,电子数据展示服务提供商将通过整个电子数据展示流程来交付和管理事务。您可以聘请服务提供商以最适合您公司的方式提供这些托管服务。
·以固定的价格和期限(例如年限)执行所有电子数据展示工作,包括审核
·针对特定事务执行工作
·根据特定变量设置固定费用,例如每个保管人的固定价格

在上述任何一种情况下,请确保您所雇用的公司在电子数据展示流程的所有阶段中都提供可见性(数据和状态)–从收藏到生产。

电子数据展示服务提供商需要加强并承担责任
无论您选择哪种解决方案,都必须对电子数据展示供应商和服务提供商负责,以使公司能够在整个电子数据展示过程中预测和控制电子数据展示的成本。对于可变成本的逐案情况,公司应要求其服务提供商进行连续案情评估。只有公司可以利用连续案例评估的优势,他们才真正能够控制和管理电子数据展示成本。

通过约定的性质,公司可以获得固定费用安排中的成本控制和可预测性。但是,公司应要求对数据和事件状态具有实时可见性,以确保在这种情况下的速度和准确性。

概要
总顾问和首席法律官仍然感到沮丧和担忧,因为他们仍然缺乏预测和控制电子数据展示支出的能力。无论是处理个案成本可变的电子数据展示,还是与电子数据展示服务提供商建立战略关系,公司都必须向电子数据展示服务提供商和供应商提出更多要求,并使他们负责提供真正控制和管理所需的工具和定价模型电子发现成本。

脚注
1. 2012年全球250位电子发现法律总顾问的研究,《电子发现时代》
2. Gartner:“电子发现软件魔力象限”,2012年5月24日
3.“ 2012年首席法律官调查”,Altman Weil Flash调查
4.“电子发现中的技术辅助审查比详尽的人工审查更有效,更高效。”,《里士满法律与技术杂志》,第一卷。第十七期,第3期)