ILTA今天(3月5日)举行网络研讨会,内容涉及法律界对COVID-19的回应,大约有800人注册了该电话。我们将为您提供实时报道。

整个法律界目前正在审查其灾难恢复政策,并且许多法律禁止不必要的旅行,以保护员工免受病毒的进一步传播。在本届会议期间,ILTA同行将讨论他们的计划,公司政策和程序以及潜在的陷阱–如果您无法正常进行日常工作,则可以确保您顺利过渡到在家或其他应急工作。

预期主持人
凯伦·艾伦 –信息治理技术经理,路易斯·摩根& Bockius LLP

帕梅拉Hill, Risk Partners Alliance
杰弗里·勃兰特(Jeffrey Brandt) –杰克逊·凯利PLLC首席信息官
玛莎·布雷尔(Martha Breil) –McGuireWoods LLP知识管理负责人
辛迪·麦克比恩(Cindy MacBean) –Honigman LLP诉讼支持经理
马可斯Marcal –信息安全&Nutter McClennen风险经理& Fish LLP
唐娜·佩恩 – CEO, PayneGroup
梁迪安(iManage)

ILTA黎明哈丁斯

黎明哈丁斯ILTA:我们’我们考虑了核心价值,以满足成员需要提供公正的信息,包括CDC之类的信息。在网站上创建了一个COVID-19页面。

//www.iltanet.org/resources/covid-19?ssopc=1

We’re making sure we’重新准备并涵盖我们所有的基础。

律师事务所政策

第一个主题是唐娜·佩恩(Donna Payne)领导的坚定政策–她在华盛顿处于零地带,她将根据亲身经历进行演讲。

唐娜:“我们一直处于孤立状态,被称为零地。基因组测试显示冠状病毒已经存在了六个星期,我们’在华盛顿州有10人死亡。他们称我们为鬼城。谷歌表示没有访客到校园,并要求他们的4,500人在家工作。微软已经制定了一项家庭政策。波音公司的员工测试呈阳性,他们正在审查政策。杂货交付需要三天。我的孩子们’的学校星期一关闭,他们制定了远程学习计划。”

帕梅拉·希尔(Pamela Hill):如果您有主要的旅行社,请将他们带入您的危机应对团队:欧洲有很多取消航班。几个客户正在限制美国国内旅行。

院长:我们’再次从客户那里看到了很多谨慎。盛德(Sidley)等公司已取消其合伙人务虚会,而贝克·博茨(Baker Botts)正在远程进行。 Linklaters已取消撤退。 Google,Facebook和Oracle都取消了重大活动。

每个人都限制不必要的旅行–主动提供有关您正在准备的信息的信息。

iManage的工作是限制前往热点地区的旅行,并确保资源的地理隔离,以便关键员工位于不同的位置。

玛莎:我的公司正在考虑取消我们的撤退,但避风港’还没有决定。

关于在家工作的人力资源政策修改

院长:我们特别注意高风险的员工。怀孕或有小孩的任何人都应该有在家工作的能力。一些角色可以’不能在家中(例如邮件室)操作,因此您需要查看有关政策。确保交叉训练和地理隔离。

帕梅拉(Pamela):我建议您这样做:’无需为所有人​​提供远程访问。确定关键人员并集中精力对其进行培训。确定角色并命名。它’s the only way you’确保您拥有正确数量的许可证。找出谁是关键。

在您的政策中记录这些人在正常时间可能不会回家。其中最丑陋的部分是确定那些关键人员。我的客户在家里工作那些基本的秘书角色真的很重要,因此最终招募了一批骨干人员。

制定业务计划以识别关键业务领域–律师需要什么来保持在家工作。查看与这些角色相关的人员。然后,您必须坐在每个操作区域。

唐娜:It’是为在办公室生病的人制定人力资源政策的好时机。

沟通计划

办公室管理员需要更新本地问题并进行沟通。建议团队每周开会一次。我的一些客户每隔两天开会讨论一次。这是一次独特的危机,我们需要保持领先。每周发送坚定的更新。即使你不’再也不知道您需要沟通来处理恐惧了。

唐娜:the school that my kids go to is communicating daily. Helpful to prevent any feeling of isolation and tackling rumours –对律师事务所也有帮助。如果人们不宽恕就很重要’不想旅行。建立通信协议非常重要。

角色和责任

马科斯:’分配角色和责任很重要–谁会联系客户?谁要联系供应商?我们是否需要让供应商参与风险管理流程。我们需要在网站上放置什么。人们需要知道该做什么和什么时候做。

院长:桌面练习至关重要。完成计划的每个步骤,如果弗雷德不是’会发生什么?指挥链将如何适应?管理合伙人和高管需要意识到并参与进来。如果你不这样做’有一个计划的一个很好的先例是使用数据泄露响应计划。鼓励听众分享他们的内容。

敏感对话

帕梅拉:我们’正是在这场危机中,我们需要为患有基本健康状况的人们提供住宿。专注于您控制的事情。

唐娜:I’我开始拒绝握手– don’不要亲自去做。

家用技术和设备

马可斯–您可以接受培训,但必须进行测试。如果只有10-20个人使用Citrix和VPN,则您需要进行更多的压力测试。

院长:这是一个提醒远程访问者刷新使用方法的好时机。人们可能不记得如何继续使用Citrix。最好的时机是现在–提高意识。还值得记住的是,如果办公室空了,需要保养什么设备才能保持系统正常运行。一些组织提供90天的免费会议软件–思杰合作伙伴正在提供帮助。

马可斯–请记住确保您拥有正确数量的许可证。

杰弗里:我们’正在研究使用台式机并将其发送回家的方法。微软和思科以及Logmein都有提供免费工具的程序。现在不一定是添加新内容的最佳时间。但是如果你不这样做’没有协作工具可以帮助您在家工作’值得一看。它’也值得生产cheet sheats。

唐娜:My kids school is using Teams.

Pamela:Microsoft提供了MS Teams的免费试用版。

确保供应商做好准备

帕梅拉:我建议您从这里开始,例如IT供应商/工资单/外包服务/保险提供商–找出您的门槛是多少。

唐娜:remember business partners are in this with you – we’在一起,每个人都尽力而为。事情并非总是会顺利进行,并且技术有时会失败。商业合作伙伴– don’不要给他们太多打击,但要与他们密切合作。

院长:当你’与您不愿与提供者合作’如果您还没有注册过’对他们进行了审查,但人民计划是什么?如果人们不在办公室,战斗计划是什么?这是常识–不是您发出300页的问卷。问一些简单的问题。每个人都真正地专注于证明业务已经覆盖。

通过Zoom聊天:《哈佛商业评论》上的文章–公司对冠状病毒的法律责任是什么?

//hbr.org/2020/03/what-are-companies-legal-obligations-around-coronavirus

FEMA提供了一些用于业务影响分析的良好材料 //www.fema.gov/media-library/assets/documents/181750

Marcos:确保您的联系人已更新。 [这很重要–DLA Piper下线后面临的关键问题之一是过时的联系。]

Zoom chat中的问题:

从Gillian Glass到所有人:05:40 PM
因此,我们最终要让整个家庭都使用家庭wifi:孩子们正在远程上学,而配偶也在远程工作。在某个时候谁获得带宽?您会轮班工作吗?

唐娜:we’重返家园,争夺带宽– it will happen!

帕梅拉–三天后,每个人都会感到紧张,但长期在家工作的人们的长期期望是不可行的。

从Zoom Chat

达娜(Dana)对所有人:下午05:44
Microsoft发出了有关如何获得Teams免费试用许可证的说明’不能为您所有的用户所拥有。寻找链接。
//docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/support-remote-work-with-teams

从彼得·巴兰(Peter Baran)到所有人:下午05:45
对于没有大量基础设施的人们,’不要忘记GoToMyPC之类的东西可能是一个快速而肮脏的权宜之计

ILTA接下来有一个网络研讨会,介绍COVID-19的IT清单

下届ILTA网络研讨会: //www.iltanet.org/events/event-description?CalendarEventKey=30c2925c-99d7-44e9-8bdb-c9cb3e8e8f87&CommunityKey=b4b92e64-7f89-4c94-9d3f-aefbcd933076&Home=%2flive-events%2fcalendar