金融时报 内部法律团队已采用 NetDocuments的 基于云的文档管理系统已经出现,并于去年年底推出了新系统。在《金融时报》的四个站点法律和公司秘书团队中使用NetDocuments,但在其余业务中则不使用,在其他NetDocuments内部客户(如Royal Mail和Westfield)的重复安排中也是如此。

英国《金融时报》的法律团队只有13人,其中包括公司秘书人员,但分散在伦敦,贝尔法斯特,马尼拉和纽约的办事处。以前,该团队与《金融时报》的其余部分一样,使用了Microsoft共享目录,Google Drive和Google Apps的组合。律师将文档存储在Microsoft C:驱动器和H:驱动器以及它们自己的个人文件夹中,而没有任何形式的版本控制。

负责监督NetDocuments实施的高级法律顾问John Halton说:“整个FT仍然使用Microsoft共享目录,但是感觉法律团队需要自己安排。”

此次推出是在2013年的一次宣传活动中,英国《金融时报》考察了三到四家供应商,其中包括由前总法律顾问Tim Bratton发起的Worksite,后者于2013年7月离开,加入了Berwin Leighton Paisner的合同律师部门Lawyers on Demand。

NetDocuments DMS完全基于云,霍尔顿说:“这是我们非常仔细地研究的内容,”他补充说:“在任何IT项目中,我们作为组织的IT人员都要对供应商进行尽职调查,尤其是在保存数据的情况下。被他们。我们的IT人员对安全足以继续下去充满信心。”

关于该项目是否成功,霍尔顿说:“人们正在使用它。这是一个好的开始,因为总是担心没人会使用它来做自己的事情。”

为了鼓励这种使用,DMS并非由事物构成。霍尔顿说:“我们是非正式的团队合作,会收到很多小问题。我们决定采用较不正式的结构,而是依靠搜索功能来查找文档,这是正确的决定。”

在出现问题方面,由于NetDocuments的快速扩展,去年英国数据中心出现了许多问题,影响了系统的响应能力。

但是,数据中心已经在进行一些重大升级,霍尔顿说:“这些问题已在今年初得到解决。”

NetDocuments于8月宣布将其服务与Microsoft云技术完全集成,这将减少建立自己的基础架构的风险和投资。

另一个问题是NetDocuments并非旨在与Gmail集成。霍尔顿说:“如果要在Outlook中附加文档,请按一个按钮,但是在Gmail中,您必须将其下载到计算机上并附加。这不是一件困难的事情,而且您已经习惯了,这是人们何时要了解新系统的另一件事。”

NetDocuments的Gmail插件处于Beta测试阶段,但预计不会复制Outlook的体验,因为律师事务所和公司法律部门的需求远不如此。

另一方面,英国《金融时报》团队迄今真正感受到的好处是灵活性。霍尔顿说:“虽然我们是一个小型团队,但我们确实在四个不同的地方开展工作,基于云的解决方案的运作方式非常适合我们的团队合作方式。在我在家工作之前,我不得不通过电子邮件将文档发送给自己,但是该系统可以无缝运行。”

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