在#ILTACON19上,律解网 Insider团队因产品演示和行业更新而脱颖而出。在这里,行业分析师兼顾问Neil Cameron对自动电子邮件管理解决方案Zero进行了宝贵的深入研究。

零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零零起起起数不多的数最大的展台之一。那是一个巨大的黑方块,如果您愿意的话,可以是一个“黑匣子”。你看到他们在那里做了什么吗?
为什么选择ZERØ?我听到你们都哭了。显然,它代表:

•零账单管理员
•零数据丢失
•零时间未捕获
•未归档零电子邮件

该软件旨在通过解决律师都认可的应做的事情来实现这一目标,但不可避免的是,由于劳动强度大,无聊且看似效率低下,而且他们很忙,他们不愿将邮件提交到正确的位置。公司的DMS。

我与律师事务所在电子邮件和文件归档问题上做了很多工作,这是一个关键的共同要素–让律师以准确,及时的方式将其电子邮件(接收和发送)归档到正确的文件夹中。这是一个长期存在的行业问题。您可以说:“那又怎样?” –许多律师都这样做–但这还不够。

要问的主要问题以及“大西洋两岸的哪个监管机构”会问“您的客户档案在哪里”? 30年前,答案很简单,“它在物理文件中” –一种物理文件,可以将任何与物质相关的电子邮件准宗教地打印出来并添加到其中。

从那时起,随着时间的流逝,一个不言而喻且广为人知的行业专家认为该文件现在是电子文件或“大型”电子文件。这里的问题是,“很大”这个小词在其中包含了很大程度的歧义和矛盾。

通常,仍然存在纯物质材料的“真实”文件-但很少有从业人员甚至他们的秘书仍然打印出所有电子邮件流量,(考虑到附件)现在通常占到大约75%–“文件”的85%。假设DMS文件夹将具有足够正确归档的材料,以能够显示所有与物质相关的信函和文档的完整记录。

这是一个很大的假设,并且当前的行为通常不能保证。理论上的“文件”实际上到处都是-物理文件,DMS文件夹,Outlook文件夹以及意外取消归档或删除的文件。

这意味着大多数公司,无论他们想发生什么,都不会维护包含所有相关电子材料的完整且准确的“文件”。除了要遵守一般的专业能力和勤勉义务(根据美国ABA规则)和保持准确记录的特定要求(根据英国SRA法规)之外,缺乏全面而准确的文件使得无法遵守其他义务,例如数据保护和GDPR规则。

它需要做得更好,并且要花大量时间追逐律师,因此需要使其变得更容易。

iManage和NetDocuments都是市场领先的合法电子邮件和文档归档系统,它们都有自己的电子邮件归档模块,这些模块使归档变得更快,更容易,并将就应该存储电子邮件的位置提供建议。这很好,而且他们有所作为-但还有更多工作要做。

这是ZERØ悬挂的地方,或者–使用另一个比喻–将水箱放在DMS供应商的草坪上。

ZERØ软件主要在iPhone上运行-尽管有Outlook附加组件,但Android版本将于今年晚些时候推出。本质上,iPhone版本用新的电子邮件应用程序替换了iOS邮件,该应用程序的外观和行为与Apple版本基本类似,以最大程度地减少培训需求和采用问题。

ZERØ的其他功能就是帮助律师使用先进的AI技术快速准确地在iPhone上发送电子邮件。它通过分析电子邮件元数据和以前的归档历史记录来预测可能的归档目的地,从而做到这一点。 ZERØ可以为每封电子邮件预测一个或多个目的地。提交电子邮件后,ZERØ可以自动将电子邮件发送到同一线程中的相同目的地。对于从未归档的新电子邮件,ZERØ将使用历史数据进行归档预测。

ZERØ的既定功能之一’s的预测是,它可以高度准确地预测单个归档目标,并且在用户启用后可以自动将电子邮件归档到预测的目标,或者允许用户单击一下即可将一批电子邮件归档到其各自的目标。

ZERØ指出:“尽管人们在45个文档后开始提交错误,但ZERØ可以处理数量不限的电子邮件,且准确性达到99%”。

如果我给您那种印象,ZERØ不会在后台执行任何此操作,但是当用户告诉您并允许用户进行感觉检查和查看归档时,ZERØ会执行此操作。它运作良好,外观时尚而轻松,而且(作为奖励)将创建归档活动期间的时间记录,并确定律师在归档每个问题的电子邮件上花费了多少时间。这些时间记录将与Intapp Time,Carpe Diem,Elite,Aderant Expert和Bellefield iTimeKeep集成在一起,ZERØ很高兴可以根据需要与任何其他系统集成。

由于可以在iPhone上操作,这意味着律师可以在有空余时间(如果在火车上,晚上或在飞机上)空闲时可以适当地归档电子邮件。

除了归档和时间记录外,ZERØ邮件客户端还可以通过以下方式对电子邮件进行排名:
•重要性
•未读
•附件
•加注星标
•发件人
•提起
•未提交

ZERØ的机器学习算法根据用户与发件人的先前交互,发件人的角色,消息的内容以及其他因素来确定重要性。

ZERØ的Outlook Desktop Companion允许用户分别归档电子邮件,同时在多个客户端/多个事件中批量归档电子邮件,以及在不涉及用户参与的情况下自动和被动地归档电子邮件。

再次,口号是速度,便利性,省力和准确性。

从理论上讲,这不是律师习惯使用的iPhone Mail App。但是ZERØ已经使自己的Mail App外观和行为与原始App相似,但是具有附加功能。他们取得了很好的成绩,以至于我花了一些时间才意识到自己在看什么。

律师可以使用“标准”技术来发送电子邮件。在安装了DMS之后的几个月,我曾经去过里斯本的一家律师事务所。一位女伴侣要求我看看她的台式机,因为她对某事有疑问。顺便说一句,我注意到她的收件箱中有四封电子邮件,即四封。我很惊讶,问她为什么会这样。她感到非常尴尬,并为自己的失败表示歉意,因为她“还没有时间提起诉讼”。当我告诉他时,令我惊讶的不是她的收件箱中仍然有四封电子邮件,而是她的收件箱中只有四封电子邮件,因为我曾经在那里看到1000到25,000封未归档的电子邮件。她古怪的表情说:“但是,为什么这么简单”?

她显然是超人的,并且不像大多数律师那样被诱惑使用InBox中未归档的电子邮件作为“待办事项”列表。然而,据我所知,她的故事更加独特。

因此,对于我们其他人来说,值得一看的是零,对不起,ZERØ…

Neil Cameron is one of the world’s leading legal tech consultants. He has been advising law firms, corporate law departments, legal tech vendors & public sector legal bodies in all aspects of legal technology for over 35 years, and regularly writes reports and 文章s for 法律IT内幕人士. His website with further content and contact details is here: //www.nccg.it/