在本次网络研讨会中, 代表 我们讨论了法律行业采用Microsoft团队的趋势–包括一些关键挑战以及如何克服这些挑战。您可以在此处收听和观看律解网 Insider编辑Caroline Hill之间的对话。 代表法律部联合创始人兼执行副总裁Sheila Gormley;首席技术官Fergus Wilson,他为Repstor的团队提供了资源调配和信息治理解决方案,并进行了全面的演示。 

代表成立于2012年,总部位于贝尔法斯特。长期以来,它一直帮助客户利用他们在Microsoft Office 365上的投资,并且大多数人会熟悉法律托管人。关于团队,Repstor看到需求不断增加,以帮助客户掌握如果不以受控方式使用团队而可能发生的数据泛滥的情况。

根据Gormley的说法,专业服务公司的典型回应是他们打开了Teams,“如此易于使用且功能强大”每个人都开始使用它。她说:“然后突然间,您的团队遍布了很多,所以它的美感也是问题的一部分。人们真的很快开始使用它,然后您的风险和治理团队说您需要放慢脚步,或者最坏的情况是他们关闭了很多协作功能,每个人都感到沮丧。”

关于律师事务所在团队采用曲线中的位置,戈姆利说:“我们看到的是,在频谱的一端,有律师事务所在说:'好吧,我们需要使用团队作为Skype for Business替代电话。

“另一方面,您会说,'我们正在采用Teams来建立完整的事务管理系统,甚至利用该解决方案的DMS功能。”因此,他们将与我们合作以帮助他们供应团队,也许将其与他们的实践管理系统或其他录入系统集成在一起,并利用以SharePoint为核心的系统的协作和文档管理功能。他们还利用了更广泛的功能,因此与Microsoft Planner集成的功能也非常强大。

“然后在中间,有很多人拥有他们现有的记录系统,例如iManage,NetDocument和OpenText并没有消失。绝对需要能够与这些系统集成,以便公司可以将内容拉入您的协作空间,在团队中完成您所有的奇妙魔术,然后将其发布回您的记录系统。那可能不仅是您的文档,还可能是聊天以及您需要在该空间中管理的任何其他内容。就是要让您的用户充分利用团队的力量,但要以受控和托管的方式进行。”

实际上,许多律师事务所仍处于Microsoft Teams旅程的开始,通常将其用于电话而非协作。威尔逊说:“我们肯定会看到各种各样的用例。我们认为,Teams的功能远远不止Skype for Business更换,而是很多人陷入困境,这是由于他们担心“这是一个新的内容存储库,它是否会摆脱我的记录系统?”” He added: “希望我们今天能休息一下。”

在网络研讨会期间,我们讨论了 一份报告 来自Forrester的报告清楚地表明,使用团队会带来可观的投资回报率,并会影响利润。威尔逊说:“其中一些只是与改善语音通信有关,但是节省和提高效率当然与使用团队作为多系统的单一视图有关。我们都知道,从法律的角度来看,我们每天都在使用许多系统,因此将所有这些信息整合到一个视图中的能力确实为律师事务所带来了巨大的利益。”

听到网络研讨会的某人问,为什么Repstor认为Zoom被更快采用了–它具有更轻松的用户体验吗?威尔逊指出微软为使整个平台之间的连接更容易而进行的巨额投资,并表示:“我对Zoom的最大担心是其记录在案的安全性问题,而微软在确保Teams环境安全方面发挥了非常强大的作用而且您无法从其他解决方案中获得收益。”

Gormley补充说:“我会从整体上看待它,这是关于更广泛的平台功能视频,包括聊天和协作功能。”

希尔提出了这样一个事实,即人们担心数据的驻留性,例如,数据最终会在美国。威尔逊说:“这是我充满激情的另一个领域。 Microsoft 365平台的部分问题在于,围绕某些安全性方面存在一些学习曲线。与其他所有人相比,安全至关重要。过去使用Microsoft 365平台的人们问安全性如何工作,但团队将其简化为所有者和成员,从而使生活变得简单。

“就事物的地理位置而言,这是专业服务公司的一大关切。如果您在所有团队中都有一个租户,那么当您从一个成员公司向另一个成员公司共享数据时,上帝会帮助您。但这是一条通俗易懂的道路,并且有很好的功能来确保不在您需要的位置共享数据,这是我们非常仔细地在产品中内置的一个区域。即使您有多个成员公司,请求的人员以及创建团队的位置仍是数据所在的位置。正确设置后,操作很容易。”

他补充说:“如果您完全担心Microsoft的安全证书,那么您应该去看看Microsoft Trust,因为围绕认证的内容太多了,他们拥有该平台以及该平台的透明度。”

希尔观察到最大的挑战之一是与供应有关:如果您拥有iManage或NetDocuments之类的DMS,将这些文档带​​入团队时会发生什么,如何解决供应问题?威尔逊说:“人们从早期允许任何人创建团队开始,进入恐慌状态,他们说'所有信息都在那里,我们无法从团队中得知正在与团队讨论午餐的情况。那是在谈论一个问题,而立即的反应是锁定一切,并拥有一个批准团队来批准创建团队。我们坚信,您应该利用现有系统来驱动信息以创建团队-实践管理系统可能是最自然的。”

您可以观看演示,包括以下多个观众的问题和答案。