在我们最新的合法客户文章中,nQueue Billback的Stewart Hadley *认为成本回收不’t dead, it’s just changed…

这是一个普遍的真理,唯一不变的是变化,而法律技术也不能幸免。在过去的三十年中,尽管合法的IT世界并非完全是地震变化或量子飞跃的温床,但仍在稳步发展。进化的麻烦在于,变化的缓慢速度会使人们误以为事情根本没有真正改变。

以成本回收为主题。有些人认为它根本没有与时俱进,因此现在已经没有必要了。拟议的消亡基于这样一个前提,即经典的成本回收模式(“复印,开票”)被打破了。但是,整个理论认为成本回收是“僵局”的,因为律师事务所制作的副本较少,而客户更不愿意为副本付费,这是一个谬论。

实际上,尽管整个支出格局在过去十年中发生了变化,但成本回收已非常成功地进行了调整。适应的速度可能很慢并且可以衡量,但是有一条非常清晰的进化路径。

实际上,“成本回收”只是一个起点,而在一开始的时候,它完全基于简单的“制作副本,为副本付费”范式。随着时间的流逝,有两个变化因素在起作用:(a)支付的范围和公司收取费用的意愿,(b)现代的专用软件捕获更多更好的数据的能力,使公司能够立即增加从客户那里收回的金额。

十年前,有97%的律师事务所为复印件付费,几乎所有这些账单都被支付了。如今,只有87%的公司为复印开票。十年前,打印很少,扫描不存在,扫描或打印恢复也是如此。但是如今,扫描已变得很普遍(并且存在包括存储空间在内的实际成本)。许多文档直接大量打印到网络打印机。结果,现在有51%的律师事务所可以收回印刷品,而36%的律师事务所可以进行扫描,而且这些比率正在增加。十年前,很少有客户在手机上打过电话。如今,它们的制造无需考虑。

更多数据,更好的决策

因此,支付方式(发生了什么,收回了什么)肯定发生了变化,企业的想法也随之改变。在过去的二十年中,许多公司不再将自己视为一种职业,而开始表现为一种企业。这需要类似业务的学科,主要包括管理信息和财务控制。盈利能力至关重要,这不仅需要持续提高收入的动力,还需要持续的管理和控制承诺。该等式的后半部分隐含着需要最大限度地减少公司支出,并尽可能将审慎和尽可能多的成本转移给客户。为了更好地恢复,管理和控制,公司需要良好的信息来做出正确的决策,以提高盈利能力。

问题在于,尽管现代系统简化了任务,但许多人却无法捕获足够的数据,因为它们只是无法捕获足够的数据,因而损害了他们的能力。有多少份副本是由“公司支出”而非客户收取的?您要为打印付费吗?还是追踪他们?您要为扫描付费吗?您是否正在捕获出租车,快递员和法律研究等“硬费用”?谁在打印,为什么打印?

不收回应收费用称为“财务泄漏”。一方面,这可能归因于个人的疏忽,例如在复印或发送包裹时分配正确的帐户代码。另一方面,它可能是对“现代”恢复协议的集体抵抗。鉴于现代成本回收系统使捕获所有费用数据变得如此容易,因此两者都不可辩解。只要发票可以电子方式交付,它们就可以自动导入所有费用数据,包括硬费用。它们使用户可以通过预期其输入并根据先前的事项和收藏夹提出建议来轻松输入数据。它们甚至可以自动化管理异常的过程,因此未在工作站或MFD上输入正确数据的用户可以稍后轻松添加数据或使用自动校正技术来提高准确性。

实施有效成本回收计划的律师事务所应能够收回其非租金,非人力资源支出的50%。如果您的公司的恢复速度不及此,则可能是因为您没有捕获足够的数据。

超越恢复:管理

如果您捕获了足够的数据,那么您也可以利用这些信息做更多的事情-断言与注重利润的公司相关的财务管理和成本分析的程度。或者换一种说法,从纯粹的成本回收方式过渡到也交错了成本管理概念的方式。

从本质上讲,成本管理是指使用成本回收数据更好地管理公司自身的间接费用和支出,从而可以更好地制定成本,定价和工作获利能力的决策。

成本管理需要花一些时间来捕获完整的信息,然后挖掘它来寻找答案。您的公司是否因为使用了无效的客户/物料编号而错过了追回快递费用的机会?’只是不值得清理吗?有多少客户实际上没有支付任何费用或支出?哪些团队系统地对付款进行收费,哪些不收取?哪些合作伙伴的注销率最高?您可以’无法管理您无法衡量的内容,因此使用此信息构建数据仓库,然后分析数据是提高盈利能力的关键途径。

数据的完全可见性为整个公司做出更好的决策提供了途径。可能会有客户产生收入-但是必须考虑支出以决定他们的盈利能力。繁忙的练习区域可能每小时都在收费,但是其利润如何累积?一旦准确计算了所有费用,替代费用安排实际上是否付款?在操作上,您是否准备好使用合适数量的设备?是否配置正确?他们在正确的地方吗?

控制的艺术

有效的成本回收和成本管理应成为每家公司利润最大化策略不可或缺的一部分。无法收回的可收回费用是失去的获利机会。无法收回的不可收回的费用是节省成本的机会。正确掌握这些基础知识还为成本优化的新领域奠定了基础:成本控制。

成本控制意味着在产生费用之前避免产生费用。不需要恢复甚至管理从来没有发生过的费用,这是恢复和管理这些核心学科的强大辅助工具。是否担心打印量和相关打印成本逐月增加?添加简单的规则,例如强制非可计费的打印作业打印双面或仅黑白打印。通过部署安全的打印技术,控制对更昂贵的MFD的访问或解决打印浪费。担心低价值服务超额收费的发生率越来越高吗?设置上限或批准程序,以支付快递费用。热衷于应对电话成本的指数增长?从分项的移动账单中识别并去除个人通话费用。这些简单的更改或规则的隐含含义是它们会导致行为更改。

关键是信息与技术之间的相互作用:通过利用有关成本的详细数据并采用合适的技术来实施政策,公司可以节省不必要的开支。

这与“制作副本,为副本开具发票”的原始简单性相去甚远。它要复杂得多,复杂得多且功能强大,甚至具有变革性。相对缓慢的变革步伐可能使一些人误以为成本回收根本没有改变,因此必须将其视为遗物。但是对于那些能够将自己的思想和技术向前发展的公司而言,成本回收非常有效,并且为底线增加了很多数字。

 

*斯图尔特·哈德利 是nQueue Billback的EMEA副总裁,nQueue Billback是全球信息问责制,费用管理和成本回收解决方案的提供商。可以通过以下方式与他联系 shadley@nqbillback.com