指导软件EMEA总经理Sam Maccherola  www.guidancesoftware.com

近年来,由于基于云的业务应用程序在效率和成本节省方面的优势,它们已开始成为许多部门企业的主流。 2012年,思科的研究表明,云技术的采用显着增长,平均所有IT应用程序和服务中的31%通过云交付,而2011年仅为7%。

这种趋势背后的主要驱动力之一是企业需要在IT部门内节省运营成本,而法律部门也不例外。律师事务所一直在寻找更好的工作方式,在许多情况下,IT系统需要进行一些现代化改造已不是什么秘密。但是,法律界的许多人尚未发现云计算的好处,只有20%的律师事务所使用云计算,而只有30%的律师熟悉该概念。* 在这里,我们将展示现代律师事务所如何在瞬息万变的行业中获得竞争优势,并通过采用云计算来提供更好,更高效的服务。

公共-v-私人

由第三方提供商管理和托管的基于云的业务应用程序对于企业来说是一种有吸引力的选择,因为它们消除了内部部署解决方案的频繁麻烦,例如安装成本,硬件和维护,并且可以通过某种方式消除数据存储和管理困难。企业可以使用云来存储数字信息或托管应用程序,例如电子邮件系统,客户数据或财务记录,并允许员工在移动中从众多设备上访问它们,使其成为协作和信息共享的理想平台。

对于法律部门,私有云解决方案比公共云服务可提供更高的安全性和简便性,在公共云服务中,提供商通常免费提供诸如Internet上可用的软件或数据存储之类的资源,但其安全性要差得多。借助私有云解决方案,机密和敏感数据仅一次上传到安全的集中式法律存储库。一旦到达那里,就可以将数据访问权授予法律,法规和调查方面的外部顾问和其他参与者。与公共云不同,私有云可以更好地控制数据的地理存储位置以及文档的保留和销毁。它使用仅订阅者可用的软件,硬件和应用程序,以提供完整的安全性和隐私性。

私有云还为协作和信息共享提供了更高的安全性,由于数据的高度敏感性,这在法律领域尤其重要。维护将在法庭上使用的数字证据和数据的完整性至关重要,而破坏这些数据可能会损害声誉,造成巨额金钱损失,当然,还会花费大量时间和精力进行诉讼。

因此,尽管云是涉及多个参与方,资源和位置的唯一实用,真正的协作平台,但是用于存储和共享数据的任何应用程序都必须是安全的。

适应繁荣

云计算不仅可以改变大型合法企业的工作方式,而且还可以使较小的实践以较低的成本访问他们原本无法拥有的资源。虽然在这个数字时代,法律专业人士需要可靠且灵活的最新IT系统才能提高生产力,但较小的公司可能没有能力投资所有产品随附的价格昂贵的软件或本地解决方案相关的安装和维护成本。具有较小IT团队的公司可以寻求云和第三方提供商的帮助,以便IT部门可以完全专注于他们的核心竞争力,而不是专注于构建和支持IT基础架构以及管理现场设备。

云计算的优势并不仅仅在于其易用性,潜在的安全优势和成本节省;它也为具有前瞻性的律师事务所提供了真正的竞争优势,他们越来越需要适应不断变化的行业的需求。

云与电子发现

对于许多组织而言,电子数据展示是诉讼成本飙升的主要根源之一,对于从事数字调查的任何公司而言,电子发现都是沉重的负担。根据Gartner 2011年的报告,在美国,单例在电子发现上的平均支出可能高达100,000美元。正是这些高昂的成本,加上它们如此难以预测的事实,使得大多数组织都在电子发现方面挣扎。

通常,电子取证不是律师事务所的核心能力;因此,不足为奇的是,有62%的公司预计今年会把大量的电子发现外包给第三方提供商。 ** 但是,这些提供商中有许多使用传统的,过时的方法进行数据收集和分析,对每千兆位数据收费,并使用旧的“包装和标签”方法。为了更牢固地掌握该程序,律师事务所可以将电子取证服务引入内部,并且为了提供最具竞争力的价格和最有效的服务,基于云的电子取证平台是最有吸引力的选择。

使基于云的平台如此吸引人的原因在于它们有助于标准化电子发现流程,从而使其可重复,并且它们可以提供高度可预测的成本,这对于希望节省资金并获得更好的可视性和对其控制力的组织而言至关重要。财务预测。基于云的平台更加实用,可以避免将内部部署内部解决方案所需的所有软件,硬件和人力资本引入内部的麻烦和不必要的费用。

提供实用,高效且价格合理的电子发现解决方案将成为未来律师事务所的主要竞争驱动力,而随着诸如Google之类的大型公司开始进入电子发现市场,对生存。

跟上琼斯

毫无疑问,在过去的一年中,一直困扰着整个行业的主题是带来自己的设备(BYOD)趋势。各行各业的组织都在允许员工将自己的设备带入工作场所,这是由云驱动和启用的趋势,允许员工在多个位置访问多个设备上的软件和应用程序。尽管人们普遍担心这种趋势带来的安全威胁,但各组织逐渐意识到可以提供许多好处。与BYOD相关的关键问题之一是,敏感的公司信息不可避免地会找到通往该设备的方式,而对于律师事务所来说,这是一个巨大的问题,因为员工携带的数据具有高度敏感的性质。但是,通过采用BYOD,组织可以开始控制它,编写自己的规则手册,并从中获得其所能为公司带来的好处。

BYOD运动将席卷律师行业,为律师在旅途中提供快速访问重要文件的机会。具有远见卓识的公司已经制定了BYOD政策,并通过允许律师使用自己的iPad,使用安全的云存储应用程序来管理他们需要访问的不断增长的数据量,从而设法大幅降低了IT支出。一家这样的公司报告说,通过提供可以通过员工的个人设备上的Cloud进行远程访问的支持系统,它能够将IT服务台呼叫减少75%。

如果公司控制BYOD,设置策略并确保仅使用指定的,基于云的安全应用程序并保护设备,则可以最大程度地降低风险。 BYOD趋势是不可避免的,因此请忽略此危险。

他们正在改变的时代

显然,在云计算方面,合法的IT专业人员尚未完全实现其优势。但是,在一个瞬息万变的行业中,企业必须找到提高效率的方法才能生存。今年早些时候,对法律市场的放松管制发出了明确的呼吁,呼吁整个英国的律师事务所。 《法律服务法》(又称“乐购法”(Tesco Law)),意味着购买法律服务将变得很容易,就像挤到商店里来买一品脱牛奶一样,传统上冗长,复杂且价格过高的服务将变得越来越容易对客户更方便实用。

随着这些变化的到来,竞争将变得更加激烈,能够以合理,固定的价格提供诸如电子发现之类的服务,并能够通过拥抱云计算而降低运营成本的律师事务所和诸如BYOD之类的趋势将蓬勃发展。对于追求生存的律师事务所而言,没有比现在更好的现代化时间了,IT就像任何起点一样好。

* 研究:20%的律师事务所使用云计算。 27%增加IT外包 http://info.isutility.com/bid/68711/Study-20-law-firms-use-cloud-computing-27-to-add-IT-outsourcing

** Law.com–调查显示律师事务所的电子发现工作激增

http://www.law.com/jsp/lawtechnologynews/PubArticleLTN.jsp?id=1202561944663&Survey_Shows_Surge_in_EDiscovery_Work_at_Law_Firms_and_Corporations&slreturn=20121113102142