我们的副编辑Joanna Goodman报告了 汤森路透第六届年度电子披露论坛, 该活动于11月15日在伦敦举行。今年,它侧重于业务指导31B(PD31B)和电子文档调查表(EDQ),并研究了电子披露的全球趋势。 小组成员在电子披露中拥有许多知名的名字,其中一些人参与了PD31B和EDQ的起草。电子披露信息项目的Chris Dale,DLA Piper LLP的Browning Marean和Socha Consulting的George Socha主持了会议。

正确的方向
PD31B和EDQ为多轨案件的当事方提供了一种结构,该结构可以预先同意应向法院公开哪些电子存储信息(ESI),并使用适当的技术来识别和收集相关信息。讨论集中在最佳实践上,以及基于专家组集体经验的实用方法。
 
Simon Brown法官,Vince Neicho法官,Steven Whitaker大师和Mark Surguy法官检查了PD31B和EDQ的实际含义。显然,一些律师及其客户仍在谈论打印所有内容,但是数据量意味着这根本不可行。小组强调了旧程序和新程序之间的区别,旧程序公开了所有内容,而新程序旨在仅向法院提供确实有所作为的文件。
 
主持的西蒙·布朗法官 厄尔斯诉巴克莱银行 [2009]中,巴克莱因电子披露失败而受到处罚,他强调说,法官是电子披露程序的最终用户,其目的是识别和披露与决定案件有关的信息。他解释说:“仅仅因为有大量证据并不意味着必须进行大量披露。”他引用最近的一个案例,认为他的判断仅基于五个关键文件。有效的电子披露已确定了“杀手级”文件-决定了该案的文件-该案之所以能够加速进行,是因为法官不必审理一切。
 
这证明了电子披露如何有效地产生结果,并节省了法院和当事人的时间和金钱。在西蒙·布朗(Simon Brown)法官的案件中,当败诉方建议由于披露的文件太少而导致披露程序尚未完成时,他确认判决文件足以证实他的判断。
 
早期合作
执业方向要求早期合作,各方应在此期间同意披露范围。这使他们能够决定需要交换哪些文档以及如何识别和收集它们。因此,这给案件管理带来了更大的压力。西蒙·布朗法官指出,法官从一开始就需要发挥更加积极的作用。
 
史蒂芬·惠特克(Steven Whittaker)大师解释说,执业指导和调查表为从业者和司法人员提供了路线图,以帮助他们更积极地处理案件并决定应进行哪种搜索。他们要求每一方确定支持其案情的文件,拥有文件的人以及采取的形式。他补充说,有95%的案件未得到审判,部分原因是已经进行了适当的公开披露,并且当事各方已决定和解。
 
文件管理会影响结果
艾伦(Allen)的诉讼支持专家Vince Neicho&Overy强调,有效的电子披露是良好文档管理的副产品,并且可能影响案件的结果。他说:“您需要在第一天就知道您的客户的好与坏,以便您可以从实力和知识的角度进行谈判。” “除了要遵守《实践指导》规定的义务外,您还需要了解您需要做的事情,以收集您将要披露的文件以及这可能会花费多少。” 正如Neicho所说:“电子披露也是一种风险评估活动–每个案例都在其薄弱环节上进行斗争。目的是尽快解决问题。”

司法角度

讨论转向司法观点和杰克逊大法官的报告,该报告的重点是更好地进行案件管理并按比例确定电子披露的范围。 这涉及在早期阶段确定搜索范围。正如Pinsent Masons的争议解决和诉讼小组法律总监兼欺诈负责人Mark Surguy所言,PD31B是适当且成比例的电子披露的模板。
 
提出正确的问题
西蒙·布朗法官强调在案件管理会议上提出相关问题的重要性:
    •    您认为此案涉及多少文件?
    •    有书面合同吗?
    •    您可以限制披露的范围?
 
各方随后便可以进行调解或解决;但是,欺诈案件可能也需要披露所有文档和元数据。
 
找出问题
如果您要处理案件和费用,那么从一开始就确定问题是至关重要的,尽管这些问题在披露后可能会改变。西蒙·布朗法官观察到  that in 厄尔斯诉巴克莱银行 [2009],将更多的精力放在诉讼程序的开始就可以节省时间,精力和成本。随后围绕调查表的应用进行了讨论,如何确定一个值得使用的案例,以及谁应该签署真相声明。重点放在法律和IT之间的团队合作上。

了解客户的系统
Surguy指出,尽管信息管理已发生了不可估量的变化,但诉讼人对客户的义务却没有改变,因此从业人员必须在理解技术方面加倍努力。
 
如果您没有文斯(Vince),请聘请专家!
一些公司聘请了像Neicho这样的专家-显然是众所周知的,诉讼人创造了“但我们没有文斯(Vince!)”一词。但是,他们可以聘请专业人士。 中心点是,技术不再是一种选择。这是一项要求,因此每个人都必须对使用它充满信心。
 
法官主导的法律诉讼?
有人说,执业方向和调查表代表着法官主导的法律依据,因为当事方需要一开始就确定他们掌握的信息以及他们计划如何确定相关信息,收集和披露信息。 史蒂芬·惠特克大师强调律师有义务提醒其客户不要破坏文件;但是,早期会面和商讨的目的是讨论ESI的保存,因为公司经常例行销毁ESI。 Surguy认为了解客户的记录管理以及文档保留和销毁策略,并确定是否已归档相关文档和电子邮件至关重要。他提到了适用于 Digicel v电缆& Wireless [2008]与文件删除和故意删除有关。
 
小组讨论了以原始格式提供文件的要求。 Neicho评论说,这仅在“合理可行的情况下”适用,并补充说不需要律师提供对方的搜索功能,并且可以将文档转换为纸质或.TIF文件。另一个选择是通过定期运行删除所有嵌入式元数据的数据清理软件,将文档保持在可以合法持有的状态。同样的方法适用于文件保留:销毁或剥离文件没有错,除非已经申请了法律保留。

保留记录
在第三届会议中,Browning Marean主持了有关数据保存和收集问题的讨论。他将律师比作物理学中的奇异粒子:观察时,它们的行为有所不同!显然,一位美国法官要求律师对他们的见面会和会议进行录像,以便如果他们不同意电子披露的范围和程度,他可以观看讨论并帮助他们找到解决方案。他不需要看一场课。
 
Marean提到了电子发现参考模型 http://edrm.net/ 以及使用记录管理技术来确保公司在发生法律保留的情况下做好充分准备,并在流程的各个阶段提供帮助。 Hogan Lovells的诉讼支持律师Matthew Davis评论说,尽管复杂的搜索引擎可以很好地用于日常使用,但它们不能有效地处理大规模搜索,因此建议使用专业提供商进行大规模搜索和检索。
 
Marean承认,社交媒体,即时消息传递,云计算–在收集数据方面构成了挑战。特别是,由于社交网站上的帖子托管在第三方存储库中,因此构成了巨大的挑战。社交媒体政策是一个新兴问题。许多公司曾经禁止使用Facebook,但是现在企业将其用于病毒广告等,因此他们不能禁止公司PC禁止其私人使用。
 
中心信息涉及律师有义务在发生法定保留时提醒客户其保存义务。在美国,法院希望客户的IT职能在最终用户之外采取措施。 诉讼保留申请可以避免对何时适用保留义务的任何疑问。专家组一致认为,“串行诉讼人”有必要成立一个由IT代表,记录管理,内部和外部法律顾问组成的诉讼保留委员会。
 
讨论继续到“取证声音”数据的收集,并研究了从简单地复制和记录数据到在辅助系统上创建精确副本的方法。艾伦&Overl,DLA Piper和Hogan Lovells使用外部专家来收集数据,部分是为了提高效率,同时还避免了可能要求其工作人员作证。

技术发展
练习指导要求使用用于电子披露的技术,并且上午的最后一节讨论了一些最新工具。正如主持人乔治·索查(George Socha)所说:“技术使我们陷入了混乱。技术会让我们脱身吗?”
 
EMC / Kazeon的Ted O’Neil解释说,有效的电子披露需要两套工具:用于信息定位的内部搜索工具和用于分析信息的外部工具。 Epiq的Laura Kibbe给出了后者的示例,描述了IQ Review优先级排序软件如何将手动和自动分析结合在一起。它要求律师审查一批文件的样本,并将它们分为相关和不相关,重点放在边界文件上。该技术会自动将此学习应用于其余文档,并产生优先级分数。因此,该过程的第一部分是传统的,其余部分是技术。它每隔17分钟就会找到一份相关文档,而不是每隔几个小时使用人工审核。
 
Recommind,Kroll,Clearwell等产品均采用排名和预测编码。霍根·洛弗斯(Hogan Lovells)诉讼支持部门的经理比尔·昂乌萨(Bill Onwusah)指出,业务方向反映了事务所做法的变化。 “过去,律师和极客之间存在明确的分工。现在,律师和IT部门需要合作确定问题所在。”挑战的一部分在于帮助用户(更多)适应该技术。
 
比例性对于管理电子披露的成本尤为重要。显然,在美国,由于成本过高,各方避免诉讼,而是转向替代性争议解决(ADR)。 Surguy认为这在客户寻求清晰结果的商业案例中可能会遇到困难。 PD31B下要求的早期合作通过缩小电子披露的范围来控制成本,有效的搜索和检索可以节省时间和金钱,并且可以在纠纷的不同阶段回收信息。它也可以帮助律师从一开始就得出更现实的成本估算。
 
展望未来,该小组提出了有关基于云的电子披露的问题,尤其是与云提供商协商服务水平协议(SLA)的问题,其中包括以适当的格式(例如,如果数据以大容量形式返回)太平洋标准时间(PST),将产生额外费用–以及预期的数据安全问题。
 
论坛继续详细讨论了相关案件以及电子披露所涉及的风险和收益。尽管技术讨论所提供的多样性没有我们中某些人预期的那么多,但新法规似乎已经在推动律师事务所与其所代表的企业之间的更紧密合作,法院正在寻求IT部门和供应商的参与在提供实用,有效的方式处理复杂的商业案件中起着中心作用。