英国排名前50位的律师事务所Travers Smith已正式推出以事务为中心的电子邮件管理工具MatMail,该工具已为合法市场开源,其前提是该源代码不被出售或用于牟利,而仅仅是“为了给忙碌的人们以时间”背部。”

MatMail通过扫描律师的信箱,并将其电子邮件与公司文件管理系统中已归档的电子邮件进行比较,从而复制了良好的归档行为。找到匹配项后,它不只是在DMS中归档电子邮件,而是在律师信箱中创建了一个客户/问题文件夹。匹配的电子邮件会自动归档到以问题为中心的邮箱文件夹中,从而避免了电子邮件链中的多个人必须进行相同的耗时的工作。

Travers在成为ILTACON19讨论对象的演示中首次亮相,它创建了一个Azure DevOps环境,到目前为止,该环境已使大约20家律师事务所可以访问源代码,从而使他们能够复制和引入类似的工具进行电子邮件归档系统。我们的目标是在DevOps平台内创建社区并促进跨法律团队的协作,以使最终用户受益。

许可证的最后明确规定:“此软件的设计受到了向忙碌的人们回馈时间的渴望的启发,因此,它应该始终对所有人免费。”

在上述演示中,ILTA曾两次获得掌声,在法律技术主管Shawn Curran的采访中,他对法律IT内幕人士说:“感谢开源技术,银行业’现在就可以在付款方面竞争,您只需单击一个按钮即可转移资金。协作确实可以改善客户的体验,而我们不’相信律师事务所应该在电子邮件上竞争-我们希望整个社区受益。

“这不是机会成本,而是工作与生活的平衡– it’有关您为孩子的运动会节省的时间;这是给我们的关键信息。”

他补充说:“我们是第一家开源的律师事务所。我们’不公开许可证–我们不’不想让供应商获取代码并出售它-MatMail的目的是让人们回头。但是任何向我们提供详细信息的人’ll give the code.”

开源的决定也是由吸引顶尖人才的愿望驱动的,Curran告诉我们:“软件工程师希望在使用开源的公司工作,如果我们想聘请最优秀的人才,我们需要做些吸引他们的事情。”

特拉弗斯(Travers)为这两家公司工作的技术公司可能不会忽略这一举动。

Travers现在正在使用MatMail中的数据来改变邮箱大小的限制:与其强加邮箱大小限制以鼓励良好的电子邮件行为,律师越有条理,他们将获得更多的邮箱存储空间。

Curran说:“整个公司对该工具的反应都非常好,通过奖励具有较大邮箱尺寸的良好备案做法,这意味着律师实际上将使用该工具来使其变得更有条理,而不是我们不得不将其推广。 MatMail工具似乎是一个简单的解决方案。但是,它可能会产生很大的影响。我们不仅为律师服务腾出了时间,我们还为他们腾出了时间来解决他们的个人生活,同时也鼓励良好的电子邮件备案做法。”

执行合伙人David Patient说:“ MatMail工具的开发是Travers Smith的法律技术产品中令人振奋的发展。借助此工具,我们希望减少律师必须执行的繁重任务之一,从而使他们能够更高效地工作,并在他们认为合适的时候获得宝贵的时间重新使用。”

希望使用该软件的公司可以通过与shawn.curran@traverssmith.com联系来注册他们的兴趣。

更多细节

在Travers Smith技术团队于2019年5月与PA,秘书和律师坐下来讨论如何帮助他们解决律师正在努力跟上将电子邮件组织到以问题为中心的文件夹中这一常见问题之后,MatMail出现了。

在准备该会议时,团队查看了DMS数据库,发现存储了多达2100万封电子邮件。他们着手开发一个解决方案,该解决方案将从DMS获取电子邮件ID,客户和案件参考,从PMS获得客户名称和案件名称以及从用户的交换环境获得唯一的电子邮件ID。然后,他们将这三个数据集结合在一起,以根据先前的电子邮件归档行为自动组织用户邮箱的百分比。

DMS供应商可能会争辩说他们的系统包含重叠的电子邮件归档功能,但NetDocuments客户Travers表示与此有关的问题是(用Azure DevOps站点中的MatMail Wiki自己的话说:):

1.这仅适用于在DMS的新电子邮件管理功能推出后提交的电子邮件,因此’处理数以百万计的旧电子邮件。
2.当前的解决方案只是将收件箱中的电子邮件标记为已归档,并提供归档位置。然后你对你的律师说“现在您可以删除电子邮件”. Lawyers don’想要删除电子邮件,他们希望将其整理在其邮箱中。它没有’无论DMS在电子邮件管理方面有多出色,Outlook都是本机应用程序,并且将始终具有更多功能。
3.我们想推出一种名为SimplyFile的预测性电子邮件归档工具,该工具需要邮箱中的文件夹和电子邮件元数据,以便它可以训练自己,然后预测新电子邮件的归档位置。更新收件箱或已发送邮件中的归档位置不会’提供此训练数据集。
4.最终目标是让我们拥有以物质为中心的邮箱。然后,我们希望锉刀以最佳的方式使堆垛机受益。创建文件夹并将电子邮件移入这些文件夹是其中的关键部分。

他们补充说:“具有此功能的DMS系统的另一个大问题是,它们还提供了预测性电子邮件归档工具,该工具建议应将电子邮件归档到的工作区。即使这行之有效,也与律师的工作方式完全矛盾。他们希望将电子邮件归档在其邮箱中。他们不’请注意它是否随后通过链接的文件夹进入DMS,但是,“filing actions”需要减少。我们发现一些律师使用其预测性电子邮件归档工具向DMS归档,然后通过将电子邮件拖放到其收件箱的子文件夹中再次在其邮箱中归档!我们通过推出SimplyFile确实很快地解决了这一问题,通过将其归档到DMS链接邮箱文件夹中,将电子邮件归档减少为一项操作。”

SimplyFile仅在用户具有组织的邮箱(才鼓励采用MatMail)时起作用。

问题和警告

MatMail复制以前的电子邮件归档行为时,还将复制错误。 Travers发现,向律师解释此问题的方法是查找/指出错误提交的电子邮件。律师通常也不会记得处理此事,因为他们可能刚刚发送了一封电子邮件,但是一旦解释了,这对律师是有意义的。

在将来的版本中,该公司希望在作业验证UI上提供一个选择/取消选择选项,以避免在文件夹中仅包含一两个电子邮件的情况下创建文件夹。

当前限制/潜在路线图

该工具的当前版本仅查看“收件箱”和“已发送邮件”,而不是可能成为电子邮件“垃圾箱”的子文件夹。 MatMail索引是要考虑的事情。

在DevOps站点的Repos部分(所有代码都在其中),Travers在发布过程中发布了对其代码的任何更改,Curran说:“我们非常开放,并说我们发现了性能问题,我们重新改变架构,这就是我们的发展方向。”

他补充说:“律师事务所对此很喜欢,我认为我们会带来一个真正的社区。”

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