赛门铁克的新调查强调了《信息保护法》的影响–赛门铁克公司eDiscovery法律顾问Allison J. Walton,Esq的来宾文章

 

作为《信息自由法》的记录保持者,联邦政府面临着独特的挑战,[1] 并作为美国公民的信息库。州和地方政府面临类似的挑战,但规模较小。这些保存记录的挑战包括:大量数据,复杂的记录时间表,遗留/过时的系统,从纸质记录到数字记录的迁移,有限的资源,紧缩的预算以及政治议程的变化,这些变化甚至可能使最善意的信息管理工作脱轨。本文探讨了联邦政府关于信息治理的最新调查结果[2] 并讨论总统授权[3] 可能不仅推动记录管理改革。

为了评估政府应对这些信息管理挑战的计划,赛门铁克公司最近在华盛顿特区最大的电子数据展示活动上委托了一项有关信息治理的调查。 EDGE(政府教育中的电子发现)峰会。目的是在遵守总统授权的过程中向受访者学习,并收集有关受访者如何计划整体解决信息治理的更多信息。该调查对IT人员,FOIA代理,记录经理,律师,律师助理和调查代理进行了调查,重点关注与信息治理的总体概念有关的问题。结果得出了一些有关政府关于大数据的心态以及信息治理的首要任务的有见地的数据。

这项调查是及时的,因为它紧随3月在华盛顿特区举行的国家档案局(NARA)举行的市政厅会议以及总统授权本身之后。 2011年11月28日,白宫发布了总统备忘录,概述了政府三个部门的480个联邦机构在数据管理方面的期望。到目前为止,华盛顿特区一直是信息治理方面的狂野西部,因为每个机构通常都单方面采用自己的孤岛式政策和系统。总统授权旨在将各机构的技术引入21世纪,并在所有机构中建立更统一的记录保存方案。

为响应任务授权,480个机构中的每个机构的报告都应提交给NARA。该命令与备受期待的记录管理最佳实践指南(由NARA于2012年7月下旬发布)一起,促使政府修改了有关记录管理的基础架构和工作流程。

记录管理评估导致信息治理

由于在进行如此大规模的记录管理大修时需要考虑许多因素,因此其他组件必定成为该计划的一部分。不可避免地,原本打算成为记录管理计划的内容开始蔓延到信息治理计划中。这进一步证明了这些过程和决策都是密不可分的,因为记录管理并非与电子数据展示完全无关。宏观上这种演变的一个很好的例子是,当一个代理机构试图根据时间表主动对记录进行分类时,该代理机构还必须考虑该记录将保留多长时间以及将其存储在何处。在这样做时,代理机构还必须考虑在需要FOIA请求或诉讼时如何收集和检索记录。此外,精明的代理机构还必须考虑如何保留合法记录[4] 通过自动法律保留功能,以及在必要时如何确保超出记录的正常生命周期的保存。

前述考虑自然会给每个机构带来有关当前部署什么系统以及技术如何使现有流程自动化以使其更高效和更具成本效益的问题。记录的自动数据分类,具有保留和有效期参数的数据生命周期管理的归档以及用于标识,收集,处理,审查和生产的内部电子数据展示工具都可以发挥作用。

随着机构内部各部门之间的隔离越来越少,整个IT,法律和记录管理之间的通信越来越多地集成到政策和技术层面上,政府正在明智地寻求更全面的端到端解决方案。可以使用技术来简化信息治理,随着诉讼环境的不断发展,政府将需要投入大量资金以使其成为最新潮流。[5] 由于生成的数据量大,人工管理复杂的数据过程几乎变得不可能[6] 以及有关如何管理数据的要求。

调查结果

赛门铁克的调查结果表明,《信息自由法》是寻求购买信息治理解决方案的机构的主要推动力,这一点已引起73%的受访者的关注。从历史上看,FOIA并不是政府的首要任务,但总统的压力已将FOIA的生产列为优先事项。 FOIA的要求增加了,政府绩效也得到了提高。由于采用了使能技术,FOIA请求的积压已大大减少。尚未部署技术来协助FOIA请求的代理商继续在手动过程中苦苦挣扎,这阻碍了他们的生产时间表,使他们不得不手动编辑信息。由于手动编辑文档具有很高的错误余量,这也使他们容易遭受隐私侵害。与FOIA的要求相距不远,诉讼和国会调查是实施技术以解决数据爆炸和政府要求的另外两个主要推动力

该调查还显示出对信息治理的强烈兴趣,但表明全面采用和购买决策仍然落后。惊人的95%的受访者表示,他们正在内部讨论这些解决方案,但实际上只有16%的受访者提出了建议。结果表明,在未来两年中,将实施端到端解决方案的代理机构的百分比预计将增加三倍,从16%增至52%。受访者还报告了围绕信息治理的三个最重要的活动,即电子邮件/记录保留(73%),数据安全和隐私(73%)以及数据存储(72%)。

结论

当前,每个机构都没有可遵循的中央模板。实际上,这就是NARA负责此记录指令的原因。目的是至少将组织和效率带入记录流程。希望该计划不仅解决记录问题,而且被调查者制定端到端信息治理计划的计划证明,这似乎是现实。端到端信息治理解决方案提供的敏捷性非常适合拥有大量数据并且必须收集,分析,查看和生成该数据的政府组织。政府机构也越来越多地寻求将机构之间的情报联系在一起的方式,以解决与记录信息管理,FOIA和诉讼无关的问题。

展望今年7月的NARA指令,重要的是要注意积极的一面。例如,代理商已对其系统进行了清点,对解决方案进行了一些研究,并计划实施它们。设置技术以自动化数据管理的美丽之处在于,端到端解决方案可灵活地管理,搜索,标识,收集,保存,审查,分析和产生用于多种目的的数据,无论是用于记录管理,FOIA还是诉讼。一个系统可以有效地完成许多目标,并提供私营部门已经实现的效率和成本节约。

 


[1] 信息自由法(FOIA)是一项法律,赋予您从联邦政府访问信息的权利。通常将其描述为使公民了解其政府的法律。

[2] 领先的技术研究公司Gartner将信息治理定义为“决策权的规范,以及一个问责制框架,以鼓励人们在信息的评估,创建,存储,使用,归档和删除中采取适当的行为。它包括流程,角色,标准和指标,这些流程,角色,标准和指标可确保有效和高效地利用信息,以使组织能够实现其目标。”

[3] 部分 1目的。该备忘录开始了行政部门范围内的工作,以改革记录管理政策和实践。通过更好地记录代理机构的行为和决策,改善记录管理将提高绩效并促进开放性和问责制。转移到国家档案总局(NARA)的记录为以后的世代从我们的行动和决定中了解和学习提供了棱镜。现代化的记录管理还将帮助执行部门和机构(机构)最小化成本并提高运营效率。因此,改进的记录管理建立在2011年11月9日第13589号行政命令(促进高效支出)的基础上,该命令指示各机构减少支出,并专注于关键任务功能。

[4] 合法保留或诉讼保留,也称为“preservation order” or “hold order”是暂时中止公司的文件保留销毁政策,以防止可能与诉讼有关的文件或合理预期与之相关的文件。合法保留的触发因素是“合理预计诉讼”。

[5] 纳特日工组织。网络诉美国移民和海关执法局(2011) 建立的政府必须以易于使用的格式制作作品,包括制作方需要的元数据字段。

[6] IDC分析师小组预测,到2011-12年,用于商业智能和分析的多TB数据集的使用将更多,或者称为“大数据。”他们的统计数据还显示,预计数据使用量将增长多达44倍,总计约35.2ZB(兆字节)—全球十亿兆字节)。