Guest 文章 by Steve Swaney, Director of Information Technology, 史密斯,柯里 & Hancock LLP

史密斯,柯里 &汉考克律师事务所因其专注于建筑业面临的法律问题的工作而享誉全国。总部位于亚特兰大,我们在美国设有八个办事处。作为信息技术总监,我最近参与了Smith Currie决定从Autonomy的iManage系统转换为Worldox文档管理系统(DMS)的决定。

三匹马比赛?

随着时间的流逝,我们对从Autonomy获得的技术和客户支持不满意,因此我们开始考虑其他选择。我们研究了一些供应商,包括现有的Autonomy,Worldox和NetDocuments,它们是基于Web的DMS。在这三者中,我们一直听到世界软件公司(World Software Corporation)对Worldox的积极反馈,因此我们希望进一步研究这一问题。

如果要继续使用Autonomy iManage,我们知道由于软件的需求,将需要大量升级服务器硬件。由于它的复杂性和费用,我们不想这样做。关于NetDocuments,我们特别关注其基于云的DMS与我们其他桌面应用程序之间的带宽和第三方集成。由于多种原因,很明显,像NetDocuments这样的云产品不适合我们。

在审查我们的选择时,我们发现Worldox将是一个功能强大的平台,与Smith Smith Currie的特殊需求的Autonomy iManage一样好用,并且易于使用和维护。 Worldox具有丰富的关键功能,例如电子邮件管理和文档安全性,我们的早期经验表明,它们提供了我们在Autonomy iManage经验中一直缺乏的卓越技术支持。而且即使硬件要求比Autonomy便宜,它也可以进行扩展以支持我们所有八个办公室。

在我们的IT部门对Worldox进行审核之后,我们联系了该公司的技术委员会,并向他们介绍了该计划及其购买案例的概况。最终,每个人​​都同意Worldox是最佳选择,我们于2010年11月开始购买它。

在决定转换为Worldox之后,由于我们已经进行了Exchange升级,因此我们准备立即前进。我们能够将现有服务器重新用作Worldox索引器,因为它不需要新的高性能服务器。在此之后的几周内,我们开始了升级测试。然后,在2011年1月中旬安装并实施了试点计划后,我们开始进行培训。在转换我们最大的办事处亚特兰大办事处之前一周,我们对每个人进行了软件培训。员工培训在一周内完成。从iManage到Worldox的转换是在一个周末内完成的,由我的团队与World Software的专业服务经理Rob Nagy以及Lanox-Tech Inc.的Worldox Systems集成商David Moon进行了专业合作。

无缝安装和文档迁移后,我们立即注意到了一些改进。其中之一是文件组织。使用iManage,工作人员一直根据文件的作者将文件保存在文件夹中。这引起了问题,因为如果律师或员工离开公司,他们的文件仍然以他们的名字存储,随着时间的推移,很难正确找到文件。 Worldox的工作区功能使我们的用户可以根据客户和问题来安排文档,而底层文件夹结构仍由作者组织,因此我们两全其美。

另一个改进是Worldox的电子邮件管理系统,该系统非常有用。由于我们的一些用户保存了大量电子邮件,因此我们需要一种有效的方法来管理它们。现在大约有四分之一的员工正在利用电子邮件管理功能,并且发现它非常有用,并且我们预计不久的将来会有更多的人采用它。

设置并忘记它

关于设置,每个办公室都有自己的存储库,员工正在利用Worldox提供的文档共享功能。所有办公室都是相互连接的,允许员工使用版本控制保留文档的先前版本,从而查看其他用户的文件甚至进行编辑。版本控制在我们的律师和员工中特别受欢迎。 Worldox允许我们“设置并忘记它”,不需要在幕后进行大量管理。此外,Worldox非常简单,而且不会缩小,它功能多样且功能丰富。

除了转换为Worldox所获得的所有功能之外,我们还解决了最初的技术支持问题。 Worldox的客户支持是积极,响应和知识渊博的。我们的电话和电子邮件会及时返回,他们的每个员工都从内到外都知道软件。在各个方面,Worldox都为我们的挑战提供了答案,并使我们的公司日增生产力。