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趋势–文件管理的业务司机:信息治理授权

为了遵守外部律师准则的数据方,公司必须有明确的信息治理策略,该战略公司的文件管理系统是基础系统。 PubperOware说,现在开始优先考虑采用的优先考虑’S创始人和首席执行官Keith Lipman。

存在律师事务所和律师为客户创建文件 - 但不拥有它们。客户所做的。像许多所有者一样,客户对别人如何与其财产进行互动,特别是源于网络安全和隐私需求的担忧。事实上,文件,电子邮件和其他内容的管理差不多 全部 首席法律官员的最重要担忧,即按此顺序[1]:(1)监管变化; (2)保护企业数据; (3)治理和数据管理; (4)道德和合规要求。

因此,客户提出了一些唤醒呼叫后果的规则:没有支付,起诉或简单地解雇。通常被称为外部律师准则(“ocg”),规则存在于控制进程。 OCG已从向实际合同转移到实际合同,为客户违反网络攻击和违反隐私法的赔偿,并要求公司明确以确保客户的数据。 79%的法律部门现在向其律师事务所提供OCG,2017年增加30%[2],它们是绝大陆的最有效的法律部门来控制支出和减轻风险的方法。

公司受到挑战遵守OCG,这导致收集周期增加,拒绝发票和拒绝拒绝支付,注销的项目,或者在某些情况下,整个公司被起诉或被解雇。 39%的客户衡量对OCG的律师事务表现,近一半的首席法律官员将于2019年启动其律师事务所,将其重定向到另一家公司的工作[3].

原则很简单。所有组织都需要确保他们遵循减轻网络安全风险的最佳实践:通过教育,数据加密,强跨度安全和密码策略。公司需要有一个过程来确保组织客户的文件,所需的非公共数据被授权到需要访问它的人,然后在请求时销售或转让它的能力。

为了符合OGC的数据端,公司必须具有明确的信息治理策略,该策略是该公司的文件管理系统是基础系统。

要坚持不懈

这就是为什么98%的律师事务所报告拥有文件管理系统(DMS)[4]。这是电子物质文件的大多数逻辑位置。然而,它是一个不幸的常见场所(跨越许多垂直,包括合法),拥有技术不等于它的采用和正确运行。在最近有超过2000多个项目的律师的调查中,数据示出了律师明确避免在(插入任何名称)DMS中[5] 而不是将文件放在本地C驱动器上,或者网络共享,因为这是对律师的更容易,并且更有意义 - 或者至少对业务司机的盲人盲目。是时候优先考虑采用,从删除眼罩开始。

问题是,合作伙伴与奥戈尔斯签订的业务司机断开连接,使公司的责任和收入损失潜在看不见。

采用意味着DMS中的电子文件

为什么公司首先拥有DMS,我们的采用是什么意思? DMS可分为两个基本情况:

  • 工作过程:起草,版本控制和提供文件 - 将文件从门口出来;

  • 电子物质文件:在单个位置中创建与TIMPER PLUS电子邮件相关的所有文档的记录。

没有电子文件,遵守最高的法律官员的担忧是不可能的。这是因为信息治理只能适用于已知的。这不是一个认识论的太敬。

一个公司无法创建一个通过数据的进程它不知道它没有:它无法管理,无法创建和实现保留和销毁策略,无法保护或锁定未知实体。这意味着要求维护适当的电子文件,并包括所有客户端文档以及相关电子邮件,以管理已知的。因此,律师将文件存储在电子文件之外,将该公司公开到多层风险 - 财务,道德,法规和安全。

电子文件将使公司符合OCG

公司可以依靠客户的强制ocgs,以确保他们的数据不是下一个标题新闻故事。以下是OCG中规定的更多关键客户顾虑,要求公司维护电子文件以支持适当的治理和安全性:

监管变化。 公司今天通过客户的监管机构直接和间接地面临多项监管机构。其中,一般数据保护规定(GDPR)规定了重大罚款 - 达到公司全球年收入的4% - 遵守合规失败。除其他要求之外,该规定要求该公司能够跟踪,如果要求,请删除本公司在任何地方举行的个人数据 - 代表客户及其他。这仅需要一种用于管理此类内容的结构化电子系统。对于客户端文件,DMS是唯一的合理的选项。

安全。客户正在规定“需要了解”的安全性。这意味着数据被保护并仅限于需要知道的人员,然后一旦不再需要,然后就不再需要删除或转回客户端。公司律师协会(ACC)在2017年备明如此:“外部律师的模型信息保护和安全控制,拥有公司机密信息“它现在曾在奥戈斯送给公司。

道德与遵守。此外,电子文件不仅仅是一个好主意,而是律师执法法的监管或道德义务。客户端可以随时申请文件副本–此请求的低效交货将不受客户支付,也不会受到赞赏地支付(也许更糟糕)。每个司法管辖区对公司需要在文件传输中提供的确切信息有不同的要求。美国有道德观点,表明如果您不维护文件,则在公司上创建一个。

战略. 客户档案通常由于律师事务所合作伙伴(“横向”)移动公司而转移,2010年至2010年间的7年期间,截至美国市场的所有合作伙伴的50%占50%–与亚特兰大和芝加哥市场超过所有合作伙伴的50%。 2018年甚至更具侵略性,因为在AM法律100中的合作伙伴横向举办的历史愉快的年份 [6]。在英国,每年有500到1,000次移动,增加了大约3,500个举措,被认为是“实质性的”,这意味着只有报告“新闻价值”的行动甚至更大。这是企业维持持续治理和安全性的巨大经营挑战。

因此,公司DMS内的电子文件解决方案的实施和采用因此是公司信息治理策略的核心要素。

在第二部分,我们会告诉您如何成功完成此操作。

Keith Lipman(被描绘的右边)是首席执行官和联合创始人 PlastowAre.

[1] 2018年ACC首席法律官员调查

[2] 2018年Altman Weil首席法律官员调查

[3] 2018年ACC首席法律官员调查。

[4] ILTA 2018技术调查

[5] Survey by Fireman & Co

[6] 2018年ALM智力报告

本文首先出现在1月橙色rag通讯–因此,请注册您的免费副本,并成为第一个阅读我们的新闻和评论的点击此处: http://www.nurturedmoms.com//latest-newsletter/

One reply on “Trending –文件管理的业务司机:信息治理授权”

伟大的文章基思。我们在Lebrm中看到了类似的趋势,因为公司通过我们的ICOMPLI记录管理平台采取更全面的方法来对信息治理和生命周期管理。 GDPR当然是一个主要的驱动因素,但CCPA将为在加利福尼亚州或世界第5大经济体中使用的那些公司提供进一步的重点。

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