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案例研究:冬季斯科特通过电子邮件增强SRA合规性和数据安全性 & DMS

冬季斯科特是一家专门从事宪章纠纷,海事和海军部,保险和商业诉讼的海事和商业律师公司。本案研究介绍了膜式工作的部署’来自ASCERTUS的电子邮件和文档管理系统,帮助公司遵守其合规性和数据安全义务。

 拖船-1533451-639x426 冬天斯科特 是一家专门从事宪章纠纷,海事和海军部,保险和商业诉讼的海事和商业律师公司。提供一系列商业法律服务,无论是有争议和非争议的领域,都涉及业主,租船,石油公司,P&我俱乐部,国防俱乐部,保险公司,检验机构等商业实体。

问题

 确保合规对律师事务所始终至关重要,但近年来,由于律师监管管理局(SRA)远离基于规则的方法,以获得高级别的成绩监管来管理行为准则,因此挑战加剧了挑战。法律服务提供商。该方法在情绪方面完全有效 - 它概述了SRA的道德标准,即法律从业者在他们向客户提供的结果中 - 律师事务所的问题是行为准则是​​对解释开放的。

因此,在没有技术和文件管理相关过程的帮助下,冬季斯科特发现合规努力导致了不断增加的纸张。该公司严格遵守规定,但生成必要的审计跟踪是乏味,耗时和人力密集的。

解决方案

该公司在欧洲各地的许多大型保险公司工作,实际上所有客户都使用电子邮件和文档管理系统。 “我们认识到对这种解决方案的需求,我们的客户在冬季斯科特LLP管理伙伴的威廉公务工作中的建议中是一致的。 “保险部门也受到高度监管,因此我们感到有信心的是,威廉公共工作也适合法律环境。”

为了补充建议,冬季斯科特还在市场上评估了各种其他电子邮件和文档管理解决方案。狩猎阐述了,“我们遇到了Ascertus作为我们更广泛调查解决方案和系统实施者的一部分。非常迅速,我们意识到ASCERTUS-IMANAGE工作组合是唯一一个保证对业务的严重破坏的提供。这是由于膜式工作和ASCERTUS对法律组织提供了丰富经验的可预定性。“

冬季斯科特的要求并不像大多数律师事务所那样。由于公司的焦点法,所有流程都不能变成工作流程。 “这是我们的Clincher,”亨特补充道。 “大多数其他系统要求我们改变我们的工作方式来容纳电子邮件和文档管理系统。 ASCERTUS-IMANAGE工作提供足够灵活,可以适应我们的工作环境。“

商业福利

 Ascertus量身定制的解决方案符合运输诉讼实践的具体和独特要求,并在简单地构建以支持公司的信息管理需求。用户从Outlook中访问系统,类似于电子邮件和文件以前的费用如何管理。现在他们只是“发送和文件”电子邮件,它将对应的通信保存到甲型工作中的正确物质文件夹中。或者他们将文档直接从Outlook中的文档管理系统中的事务文件中保存到此事文件中。

系统采用根本没有问题。即使是在实施之前略有反对技术采用的费用收入者,今天也是系统的Avid用户。这使得ASCERTUS解决方案的简单性结合了与膜式工作的直观可用性相结合。费用收入者很容易找到记录和信息,因为文件可以彼此相关 - 例如,可以链接一个单词文档和PDF。该解决方案有助于在该公司的文档存储库中使用与Google类似的完整文本搜索以及提供上下文搜索工具,用户发现非常有用。

Ascertus紧紧综合了与Linetime,冬季斯科特的实践管理系统的膜式工作,该系统用于时间记录和帐户管理。现在重复数据最小化,并且在整个组织中有一个和安全的真实性版本。 inAnage工作从线程中拉动信息信息,并自动配置相应的文件夹。

遵守现在嵌入到公司的日常运营中,不再是一个费力和独立的任务。冬季斯科特能够提供明确的审计跟踪,以证明数据和信息管理流程的合规性对SRA。系统显示文档的各种触点。事实上,该公司现在能够在几乎按需产生报告,如果需要这样的需求。

“Ascertus解决方案使整个公司能够在我们法律领域的范围内以类似的方式工作。我们现在对我们的业务运营有坚实的基础,“亨特补充道。

也许ASCERTUS解决方案对冬季斯科特的最重要的好处是数据安全得到了显着提高的,保护公司免受社会工程,网络钓鱼和赎金软件攻击等潜在的漏洞,这些漏洞是快速变得普遍的漏洞。存储在甲型工作中的文档和电子邮件是系统的“拥有”。用户无法直接访问这些文件,只能访问具有合法登录应用程序的数据。根据其敏感性,文档在文件存储中加密。类似地,数据'在过境中' - 即在跨互联网或企业局域网中移动时,也加密。因此,没有介于inAnage工作登录ID和密码和加密密钥来解密文件,攻击者无法访问,修改或更改系统内的文件。实际上,如果尝试下载大量文件,系统将立即提醒指定的成员在该活动的公司中。

未来

与任何技术系统采用一样,该项目绝不有限。相反,这是一个进化过程。这种方法使组织能够获得技术的最大效益,并优化他们的投资回报。冬天斯科特全心全意地吸收这种态度。

该公司已经探索了内容爬虫等免费技术,该工具将文档管理系统中的所有基于图像的文档转换为文本可搜索的PDF。通常,从扫描文档创建的PDF不可转让。因此,虽然它们可以存储在公司的文档管理系统中,但它们无法搜索,因此无法找到或重复使用。内容爬网程序将光学字符识别(OCR)进程应用于扫描的图像文件,并且可以基于内容中出现的关键词来索引并搜索所得的PDF +文本文件版本。

由于甲型工程系统部署到公司的用户的生产力增加大幅增加。

“最终”,结束狩猎,“技术采用的目的是提供最佳客户关怀的能力。防范遵从性,数据安全和费用收入的生产率是它的所有关键组件。我们作为企业达到了危重规模,并要求援助这项技术,以便我们仍然专注于为客户提供良好的法律建议的核心任务。我们对我们正在制作的进展感到兴奋。“