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评论:Autodesk的共同创新–权责发生制跟踪的数字化转型

这是关于KP Labs和Autodesk如何放弃传统的供应商/客户关系,并创建了一个共同创新流程来构建解决方案的故事,该解决方案解决了您如何实时管理应计费用周围的信息的问题。哦,这与1980年代全女性的流行乐团有什么关系。

Autodesk Inc.法务部项目/项目经理Nataly Kozanian和Keesal Propulsion Labs(KP Labs)首席执行官Rudy DeFelice

作为一家与公司法务部门合作进行数字化转型的技术公司,Keesal Propulsion Labs非常喜欢棘手的问题,并经常问他们最有价值的客户“困难是什么,但不应该?”  

Autodesk遇到了一个难题。它的公司法律部门管理着与70多家律师事务所的关系,在任何给定时间都有数百个事务处于活跃状态。这些供应商在处理活动中的事务时,会给公司带来直接费用,而这不会在发票或公司的财务系统中反映出来。围绕这些应计费用实时管理信息是一个难题。 

这是关于KP Labs和Autodesk如何放弃传统的供应商/客户关系,并创建了一个共同创新过程来为这一难题解决方案的故事。而且,这与1980年代全女性的流行乐团有什么关系。

追踪应计费用

公司法务部门长期以来一直要求跟踪服务提供商产生的费用。从历史上看,通常是管理律师​​事务所提交的费用(通常在发生后一两个月),然后根据事后的费用对预算进行调和。公司可以根据需要扩展预算,以支付与外部律师事务所成本一样重要的费用。 

但是,许多法律部门的世界正在发生变化。各部门承受着实时了解支出的压力–知道应计哪些支出,并需要调整全年预算。在现代的,严密运作的法律部门,早就可以接受的“等待并解决”模型不再令人满意。

为什么跟踪应计事项很重要。

更加及时地了解应计费用对于保持实际数据与预算保持一致非常重要。随着公司在监控费用方面变得越来越老练,人们越来越注意了解预算在任何给定时间如何与实际结果进行比较。需要实时准确查看财务绩效的公司存在与应计但未记录的费用相关的信息缺口。 

其次,应计的漏报可能会导致预算调整。公司发现法律服务的应计费用不及预算费用那么高,因此很容易在这一年减少法律部门的预算。然后,当通过发票提交费用时,预算被削减的部门将面临预算超支的风险。这种情况不是预算编制过程的错,而是跟踪应计项目的结果。因此,法律部门面临着双重问题,即基于不及时的信息降低预算,最终导致预算超支(并带来所有内部后果)。

Autodesk的“之前”图片

任何与信息系统打交道的人都知道熟悉的“垃圾进,垃圾出”的构造。我们在Autodesk遇到了一个相关问题。我们的律师事务所未向我们提供及时或准确的应计信息。这不是由于缺乏合作性。问题在于我们可以使用的系统–与我们的电子计费系统以及与此相关的手动流程相关联–难以使用,并且无法捕获正确的信息。因此,我们没有准确的数据可用于工作。系统不足会导致数据错误和结果不准确。

因此,我们进行了季度应计费用收集,旨在缩小应计费用与财务系统中已提交和反映的费用之间的信息鸿沟。该活动包括:

  • 提醒:向我们的律师事务所提供一系列提醒,要求他们提供有关应计但未提交的费用的数据;
  • 审核和更正:我们的团队手动更新了记录,并与预算编号进行了比较,以找出明显的差距;
  • 核对:工作人员将比较发票,提醒阶段收集的信息和预算,以尝试核对这些信息,以便及时了解部门的实际职责。这通常发生在从收到发票和审查发票到月末内部报告的繁忙的10天时间里。

总体而言,该过程压力过大,花费了许多小时的员工时间,否则本该专门用于增值活动,最终产生不准确的信息。这是一个艰巨的问题,创新已经成熟。

我们的联合创新计划

Autodesk在2019年中期向KP Labs提出了有关预测和应计项目的问题。当KP Labs的Justin Hectus提到KP Labs致力于与客户一起解决棘手的问题时,我们谈论的是数字转换的其他领域,特别是工作流程自动化。当时的想法是,它将投入资源–工程,产品开发和领域专业知识 –与客户合作,而不考虑短期的获利能力,以建立具有挑战性的问题的解决方案。

法律行动小组提出了会计应计项目。各方讨论了现有工具及其留下的空白。我们专注于Autodesk员工每月必须忍受的经验以及它所导致的令人不满意的结果。

对于KP Labs而言,共同创新不仅仅是为应计项目开发解决方案的一种方式。它代表了一种创造产品的卓越方法。在典型的产品开发中,公司会制造产品并希望它能够满足市场需求。无法深入了解–或无法接触现实世界的用户–客户拥有的。另一方面,客户确实具有洞察力和测试对象。他们通常没有可用的资源来探索,设计和制造产品,也没有可以使其利用整个客户群所需投资的销售和营销基础架构。

产品开发人员缺乏市场洞察力,市场缺乏开发基础设施的困境是典型产品开发方法的根本效率低下。共同创新方法解决了这种效率低下的问题。共同创新将客户在问题方面的深度与公司在产品开发方面的深度结合在一起。 

对共同创新过程的承诺是我们在KP Labs的身份中心。我们从其他业务领域中获利,因此可以支持这种活动。另外,KP Labs的投资者是Keesal Young&洛根(Logan),一家致力于对行业产生长期影响的律师事务所。相比之下,拥有传统金融投资者和资本结构的公司往往具有较短期的增长需求,从而阻碍了试验的自由。这项承诺强调了KP Labs名称中的“实验室”部分,对我们的身份至关重要。这种结构和思维方式使与有远见的客户共同创新成为可能。

在实验室里

Autodesk和KP Labs在实验室中跳了几个月,探索解决应计“难题”的最佳方法。 Nataly领导了Autodesk方面的调查,并召集了一些利益相关方,从多个角度阐明了该问题。作为2018年Autodesk的“无畏创新者”奖的获得者,Nataly在公司内部享有信誉,这有助于建立该项目的内部热情。 KP Labs在其技术负责人Dillon Knowlton的领导下率先进行了需求分析,产品设计和开发。由于KP Labs隶属于Keesal Young&洛根(Logan)是一家拥有50年历史的加利福尼亚律师事务所,我们从律师事务所的角度看待这个问题。这很重要,因为律师事务所是控制数据的实体。因此,如果该解决方案不利于其使用,并通过令人信服的用户体验鼓励参与,那么我们知道它不会成功。

我们共同创建了一种跟踪应计费用的解决方案,该解决方案对于输入数据的律师事务所易于使用,对于Legal Ops团队则是灵活的,后者可以实时跟踪数据并通过该系统向公司发出信息请求,并且其综合性足以提供整个应计情况的领导观点。

该系统提供了一个简单的界面来查看事务并输入估计的应计费用。这捕获了准确的数据,同时易于使用。

该系统还创建了一个仪表板,以使Legal Ops团队可以了解律师事务所的应计职位。

野外应计

我们首先将该系统作为试点引入了Autodesk的13家律师事务所。回应很热烈。最初的试点小组认识到,旨在解决Autodesk问题的系统也充分考虑了律师事务所的经验。这也使他们的生活更加轻松。结果,关系得到了加强,并且进入系统的数据更加可靠,及时。

我们将飞行员运行了大约3个月。在此期间,KP Labs对产品进行了多种改进。 Autodesk从以下三个方面实现了新系统的业务影响:

  1. 更好的数据。探索权责发生制问题的主要动力是,Autodesk没有来自许多律师事务所的及时,准确的权责发生制信息。这在协调预测和应计费用方面给法务部门和公司带来了问题。 

夏季应计制导致应计数据的性质和准确性急剧增加。根据试用结果,Autodesk预计其预测的不准确性在我们的第一个完整会计年度中将减少约234,000美元。由于该系统在设计时就考虑了我们的律师事务所合作伙伴,因此简化了他们的流程,因此Autodesk可以成为其律师事务所的重要合作伙伴,同时获得更好的结果。

  1. 节省大量时间。在为期3个月的试行期内,我们在应计制相关活动上花费的时间减少了50%以上。随着对产品熟悉程度的提高,预计这些节省也将增加。这样节省的时间(和生活质量的提高)将足以支付Autodesk在该项目中的投资。
  2. 新功能:除了Accrual Summer节省了大量时间外,它还为Autodesk提供了新功能。其中最主要的是预测应计项目的能力。先前的系统未捕获必要的数据或未提供启用预测的界面。 “应计夏季”的设计考虑到了这一需求,使我们可以更好地了解预期的法律支出。

根据我们在3个月的试用期内的经验,Autodesk知道它是赢家。因此,我们将系统推广到了由70家律师事务所组成的整个集团。应计制过程被驯服了。

这与80年代的全女性流行乐队有什么关系?

我们剩下的一件事就是为系统命名。我们希望它能说出系统的功能,同时保留了我们共同设计时所表现出的嬉戏精神。

那就是KP Labs的联合创始人Justin Hectus进来的地方。Justin整个职业生涯都从事法律技术方面的工作,但他的替代自我是音乐制作人。这些年来,他管理着乐队,并制作了许多音乐节和表演。他将对音乐的热情带入了他的日常工作。因此,许多KP Labs产品都引用了歌曲或乐队。

在这个项目中,贾斯汀回到了青年时代看MTV的闲暇时光,享受着英国流行乐队Bananarama演唱的热门歌曲《残酷的夏天》。伴随着这首充满活力,愉悦的音乐,产品名称“ Accrual Summer”诞生了。 

这是从哪里来的

Autodesk已将“应计夏季”作为其正在进行的法律和财务业务的重要组成部分。双方正在分享“夏季应计制”的故事,这是共同创新为解决难题提供解决方案的力量的示例。这是KP Labs在各种客户中使用的模型,可以为问题创建创新的答案。

我们正在与市场上的同行交流,以了解“应计制暑假”是否也可以为他们的部门提供帮助。娜塔莉(Nataly)从她在先前公司的经历中有强烈的感觉,应计制问题很普遍。在这项工作中,我们集体精神的一部分是通过我们的实验来推动行业向前发展。

最后,我们正在探索我们的共同创新方法可以解决其他难题的其他领域,并与市场分享该方法的价值。这是为应计夏季工作的模型。我们认为这是所有季节的解决方案。

关于作者:

娜塔莉·科赞尼(Nataly Kozanian) 是Autodesk Inc.的项目/项目经理,法务部,以及 鲁迪·德菲利斯(Rudy DeFelice) 是Keesal Propulsion Labs(KP Labs)的首席执行官

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