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评论:知识管理,应对大流行后的复原力

Dave Wilson的创始人兼董事总经理 虎眼

律师经常在高压环境中工作,处理高度敏感的数据和经常复杂的案件。在家工作时,可能会感觉与工作人员脱节,特别是在难以访问所需信息和文档的情况下。在这些情况下,它们可能会变得不知所措。如果没有指定的空间供律师与他人分享想法,那么与他人分离的感觉就会恶化,他们会感到幻灭。大流行已经使许多此类与协作的斗争脱颖而出,而目前的情况正在逐步将知识管理移至几家公司的优先事项列表中。

视频会议,即时消息传递和电子邮件无法模仿在同一个房间里在一起的动态。在集思广益的会议中,没有任何虚拟的替代品可以代替精力充沛的嗡嗡声。没有办法复制在午餐时绊倒某个想法的自发性。您几乎无法在同事身上轻敲同事来寻求帮助,提示或分享想法。在分散的员工队伍中,企业领导者意识到协作至关重要,并且他们以前所未有的速度采用了沟通和协作工具(我敢说)。但是,尽管我们进行了相对快速和有效的调整,但近几个月来越来越明显的是,随着Zoom疲劳和家庭工作倦怠的出现,许多虚拟协作方法并不等同于其基于办公室的协作方法。

在家办公的平凡会扼杀创造力,而且工人可能很难在眼前的任务清单之外思考。这样,创新就触及了屏幕状的墙。 作为Google C.O.O.马克·戈兰(Mark Golan)最近解释:“人们知道自己在做什么后,就会非常高效地在家庭办公室在家中完成工作。问题是当您必须决定要做什么时 下一页。”许多公司已经感受到了这一点,并已采取措施激发创造力并重新与员工建立联系。例如,在Tiger Eye,我们受到了Helene Russell的“随机虚拟咖啡聊天”的启发,与我们的网络安排了接听电话,以促进休闲对话,不同思维,反思–并有可能进行创新。但是,由于技术在WFH环境中的任何交互中都充当中间人的角色,因此大多数每次对话都具有我们无法逃脱的尴尬元素。

眼前的未来

但是,如果2020年教给我们任何东西,那么这对于企业来说至关重要的就是灵活性。在家工作固然可以保持一定的能力,但对于许多公司而言,混合工作正在兴起。团队将不得不再次适应。

知识管理不仅对于质量管理至关重要,而且对于有效的时间和成本管理也很关键-随着我们逐步摆脱锁定并进入这种新的工作方式,所有这些都需要再次考虑。企业将必须满足不同工作方式的知识需求,以便办公室的同事仍可以像在家中的同事一样高效地共享和访问知识。被警告–这看起来像是回到过去的简单转换,但这是一个全新的挑战,因为混合工作为知识提供了新的机会,使他们能够克服困难和效率低下,陷入律师的工作生活。

建立适合混合工作环境的灵活,可靠的知识策略,将需要进行广泛的规划,多才多艺的技术和坚定的决心。当我们回到办公室时,连接问题以及对信息系统,网络和驱动器的访问可能不会那么费劲,但是对于混合工作环境中的律师而言,真正的挑战将是如何有效地找到关键的专有技术,因为目前仍然存在更多的筒仓让知识陷入其中。有了虚拟的和面对面的知识共享机会,可以很容易地完成知识的记录。确保通过视频通话,团队会议,客户聊天和指导会议收集的知识都以一种易于所有人使用的方式进行记录,这将是KM团队面临的新挑战。我们如何以灵活,可访问的方式记录从案例审查中汲取的教训以及会议中的学习成果?实践社区如何适应他们内部不同的工作环境?如果没有灵活,全面的IT系统所支持的有效策略,关键任务数据将掉入裂缝。

但是,混合工作将是知识共享和思想形成的关键时刻,因为我们可以再次汲取他人的能量并进行无障碍互动。 最近的研究 由...承担 微软波士顿咨询集团和KRC Research记录到,欧洲各地的企业报告其创新水平有所下降,在家工作时平均从56%下降到40%。但是,很容易看出这种混合工作的方式,以及与同事面对面交流的能力,可以重新启动创新思维。因此,知识管理的崛起比以往任何时候都更加重要,以应对近期的挑战,抓住这一独特的创新机会。

后流行工作

公司还需要利用从危机中汲取的教训和知识,为下一个工作阶段(大流行后的生活)提供计划和恢复方面的帮助。至关重要的是,如果他们要向前看,他们也必须能够向前看,而KM提供了一种适应外部变化并从内部推动变化的方法,以实现真正的恢复力。

律师事务所的知识库可能在衰退将加剧的激烈竞争市场中提供重要的竞争优势。尽管削减成本的压力可能会在未来几个月内增加,但要想节省下来的钱比大流行时要困难得多,因为大流行时必须减少差旅费和办公室开销。更重要的是,如果没有有效的知识管理公司,提供的服务将比其知识共享竞争对手的服务慢,可能会损害声誉。客户期望自己的收益会越来越高,因此,很容易看出知识管理对于希望竞争的公司的重要性。

然而,除了效率和物有所值外,客户还将在其法律服务中寻找个人风格。幸运的是,知识库不仅仅充当搜索和检索工具,还具有建立和加强与客户之间有效关系的潜力,以实现大流行后的复原力。只有将过去的经验和与客户的互动结合在一起,企业才能掌握他们所提供的客户体验的观点。只有了解客户的需求,公司才能向客户提供它–面向客户的知识管理,自助服务门户或全新的服务。只有当一家公司拥有集体经验时,他们才能满足客户需求并预测未来需求。

但是,知识管理对于内部团队之间的关系也至关重要。没有知识管理,我们会忘记,我们会重复,我们不会学习。没有知识管理,新入职的员工就开始了不知所措,却缺乏可操作知识的旅程–他们感到与没有正式空间可与他们共享的同事脱节。如果没有KM,我们会冒着在任何情况下“重新发明轮子”的重担的风险–而且我们冒着被低估的风险,因为他们过去的贡献没有得到赞赏。促进知识转移和认可积极的共享者有助于确保员工与公司及其使命紧密相连–建立积极的工作文化,在其中创新可以蓬勃发展。桥接通过将点对点连接建立部门之间的弹性纽带和授权的团队,从而跨部门划分。对KM进行优先级排序表明对企业内的专业知识进行了投资,并在企业与企业内部的团队之间建立了信任。简而言之,知识管理专注于人,它建立了持久的关系。

现在知道或永远不知道

知识管理对于大流行后世界的复原力至关重要,但是知识管理现在必须成为战略重点,以使企业在经济开始复苏之时不再争先恐后。

只有有效地管理知识,我们才能管理风险,避免错误,应对机遇并做出更好的决策。除了维护文档和最佳实践准则外,知识工作者还是战略思想家,他们的独特定位是了解如何利用公司已经拥有的宝贵专业知识来解决未来几年的客户挑战。

正如我们在锁定方面保持敏捷,发明新产品和提供服务的方法,修改策略并“满足”新需求一样,我们将必须继续在流行病之外保持灵活性。知识在不断发展,我们与之一起发展至关重要。但是我们将继续学习并继续面临新的挑战–KM将成为我们持续增长的平台。

Dave Wilson在法律技术行业拥有丰富的经验,他的大部分职业生涯都集中在工作产品管理上。在2005年,Dave致力于与主要行业参与者(包括iManage,Litera,DocsCorp等)建立合作伙伴关系,以建立 虎眼 –致力于帮助专业服务组织改善其处理文档,电子邮件和知识的方式的组织。

有关更多信息,请参见:

远程工作和未来平台

由Microsoft委托,由Boston Consulting Group和KRC Research执行。全文研究: //pulse.microsoft.com/uploads/prod/2020/10/BCG-Remote-Working-and-the-Platform-of-the-Future-Oct-2020.pdf

Lendlease自治建筑峰会2020

Google的Mark Golan关于在Covid环境中应用从过去的远程工作场景中汲取的教训的评论

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