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评论:律师事务所提醒了外包责任

所有形状和尺寸的律师事务所继续寻求更大的效率和提高生产力,许多人认识到外包业务流程的某些方面的好处。然而,律师会最近发布了一项实践说明,以突出外包,提醒律师事务所的潜在风险。

由Maxine Park.

所有形状和尺寸的律师事务所继续寻求更大的效率和提高生产力,许多人认识到外包业务流程的某些方面的好处。然而,律师会最近发布了一个 练习注意 要突出外包的潜在风险,提醒律师事务所的责任。

法律社会通过说明不应被视为法律建议,介绍了实践说明,而是当公司选择外包服务时,更多的是他们对良好做法的看法。但是,它明确表示,当外包业务流程的各个方面时,律师仍必须满足2011年以来的SRA行为守则的成果4.1 “除非法律或客户同意,否则保持客户的事务除非需要披露或允许披露。

上述重要词语是“事务”,这可能意味着客户的数据不仅应该保密,而且也许还有哪些公司代表参与律师事务所为客户进行工作。是否存在外包服务提供商的风险,这是不知不觉地制作客户的“事务”的法律部门的经验,而不必损害机密信息?

这种双重风险使客户事务保密,以及他们的数据意味着确保服务提供商值得信赖外包活动,签署适当的机密协议。律师事务所还必须满足服务提供商以确保其律师事务所客户遵守SRA关于机密性和披露的准则的方式运行。

虽然驱动器中的自然选择提高效率,但外包不是要轻轻开展的。如果出现问题并责备是分配的,无论服务提供商的责任,它是否仍然最终负责他们外包的工作。

一些律师事务所采用全方位的外包服务缓慢,谢谢在没有小部分到感知的风险,可能会根据法律社会的需要发出这一练习说明。然而,它们缺失了提高效率的机会,提高最成功的公司已经掌握的生产力。

一旦决定外包一些或全部公司的业务流程,选择合适的服务提供商是无故障未来的关键。选择过程往往是长期,繁琐且复杂的一个,并且总是有些人或公司的危险将诱惑加速这个过程,削减短削,并留下更大的风险。

在评估各个服务提供商时,他们的位置现在可能对最终选择有更多的轴承,其中完全基于英国,使律师事务所能够满足SRA能够在需要时进入服务提供商的场所。当企业选择基于海外的服务提供商时,要求更难以满足的要求。

虽然练习说明提醒公司,但是,只有在他们自己满意的情况下,他们应该只向服务提供商理解其对保密信息安全的责任,以适当的步骤。当然,这提出了这个问题,公司如何做出这一问题?

服务提供商理解其职责的第一个指示是他们是否已达到国际知名的信息安全管理标准,ISO 27001:2013。为了实现和维护认证,服务提供商必须确定安全目标,监控其对他们的性能并根据其变得明显地解决任何风险,同时认识到每个提高标准的机会。

这种更积极主动的方法的目的是鼓励企业在自己的活动和客户的需求范围内找出问题和发展解决方案,而不是刚刚遵循一系列一般和安全标准。

实践说明还建议企业应考虑审计和检查外包提供商’S保密过程,虽然这可能被认为是不必要的,在提供者实现和维持ISO认证的情况下。

法律社会还坚持认为,公司向客户通知其业务流程的哪些方面正在外包,因此客户可以对任何潜在风险作出判断。选择致力于保密的服务提供商,有相关证书的地方显示律师事务所了解其职责。如果客户想要知道,如果客户确信,如果客户在承担自己的支票,那么它还可以揭示外包服务提供商的身份。

考虑到有限数量的服务提供商具有相关认证的相关认证,履行所需的外包活动,利益冲突是律师事务所的潜在风险,特别是如果所有工作都是由一个办公室的一支小组进行的。在考虑转录,打字和秘书服务时,在家中展开的员工队伍,在家中工作而不是单一的位置,尤其是在局部利益故事的情况下大大降低了风险。

练习说明还要求使律师事务所考虑他们正在外包的工作是否正在进行类似于达到的标准,如果它在内部进行–公司如何评估质量也是一个重要的考虑因素。

如果公司选择使用具有交付相同或类似服务的经验的经验选择服务提供商,外包合作伙伴提供的服务质量更有可能与内部资源相匹配。如果这种经验在同一行业中,那么这么好,无论是合法的秘书,IT团队还是图书馆和研究服务。

需要满足SRA行为守则2011的要求,使许多律师事务所能够选择与服务提供商的共源安排,允许远程访问公司的系统,因此数据从未离开该公司,并始终在其直接控制中。

在我们的经验中,这种现代化的秘书支持方法保证了所有禁止的办公室法律秘书的所有质量,以帮助提高生产力和效率,这肯定必须符合律师事务所和客户的利益。

外包允许专业的服务公司为客户提供更好,更高效的服务,同时保持控制的成本和增加盈利能力。但是为了避免明显的陷阱,公司必须承担必要的尽职调查,不断审查服务,并定期与服务提供商联系,以确保他们了解其职责并保持质量和保密。

 

* Maxine Park. 是律师事务所和转录服务联合创始人的前合伙人 dictatenow 。她还讲授法律竞技管理人员,人力资源人员和新闻学生。