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评论:律师拥抱技术:不要假设 - 沟通

由Vince Neicho,副总裁,法律服务 leanteon.

在去年的尾部, 我戳了一点乐趣 在律师们在律师们所面临的问题上,由于律师姗姗来迟地拥抱技术。所有开玩笑呢,律师一般都说,通过,现在依靠技术的事实当然鼓励和有利于整个行业。

但是,它确实介绍了在选择使用哪种技术的情况下介绍其他重要的考虑,周围的部署方法以及我们对结果和性能的期望。我们还必须承认并非所有律师和法律专业人员都具有相同的理解和经验与技术。有些人可能对市场上可用的更强大的工作知识;其他人可能仍然害怕可能导致的“失败”,许多人仍然陷入了“一点点知识是危险的事情”的思维集,或者犯错是技术是“银弹”。我并不意味着这种方式是愤世嫉俗的。相反,我建议我们尽我们所能来协助律师(和法官),无论他们的技术知识和能力的深度如何。在寻求推进,辩护或确定法律问题和流程时,它会回到最重要的方面之一 - 沟通。

通信诉假设

我长期以来在法律程序中扩展了开放式沟通的美德。法律团队之间的合作始终是有益的,现在强制性 - 法院规则明确要求。如果有良好的沟通,合作才有可能。通常,沟通经常被忽视或有限。更糟糕的是,是被更危险的概念所取代的 - 假设。

当在法律程序中使用技术使用的一些已长期待的案例规律时,我们认为,我们认为所有律师(和法官)在例如焦油的INS和外面都会了解所有律师(和法官)(技术辅助审查),CAL(持续主动学习)和预测编码。这既是危险和不公平的假设。

以上是危险假设的高级实例的示例。在处理更粒度的粒度时,使假设会导致真正的问题。例如,了解法律团队的经验非常重要,而不是假设每个会员以前都参与了文件审查项目。现实是,他们可能很少或根本不了解过程工作原理,甚至如何从实际角度执行文档审查。在这种情况下,将事项恢复基础是至关重要的。

文档审查环境中的另一个常见假设和误解是审查进入技术的持续主动学习计划。在这里,审查编码决策至关重要,完全基于审阅者在他们面前面对文件的内容。审稿人只关注手头文件的事实,而且没有受其他附件和背景的影响,可能会在指示律师上丢失,除非对他们解释的推理,否则将很快就会失去信心进步。同样,危险的假设是他们已经知道这一行动课程已经采用以及为什么。

还有许多其他这样的例子—在这里处理太多,但尤其是重复,传播,以及审查和/或生产选项的物流和后果。

法律讲话和技术说话

另一个考虑的区域是翻译。多年来,我经历了许多律师的律师,使请求和盲目运营的技术提供者仅导致请求律师因返回的文件而沮丧。

虽然许多律师事务所有利于内部诉讼支持/埃迪发现的团队,以帮助“翻译”从法律谈话到技术说法的指示(反之亦然),但仍然是假设所有人清晰和集体理解的遗漏。一个良好的Ediscovery专业人员而不是盲目地接受和行动教学,良好的Ediscovery专业人员将寻求理解和验证律师正在寻求实现的究竟是什么,然后向前迈进以相应地构建自己的搜索或行动。这是一个非常基本的例子(并且是公平的,这是很多年前,而不是在介绍Ediscovery平台后的长期)是,当律师不欣赏“和”和“或”搜索运营商之间的差异时。 “我希望一切都发送到x和y”。它不是要求搜索作为或搜索,而是请求作为搜索并搜索。因此,结果远小于预期。我还记得稳定者的指令,以在数据集中运行一组搜索,“明确如(他们的)字母中所示”。我可以一目了然地看到这样做,我们不会捕获许多预期的文件。再次,在律师事务所与监管机构之间有一系列开放和协作沟通,我们本可以重组搜索,结果更加富有成效。

团队内的沟通

我一直是拥有整个团队参加项目启动或计划电话的支持者,我喜欢把它拿出来,“确保我们在桌子周围有合适的人才”。这可能会导致高度出勤会议,但每个与会者的价值都会提前为团队提前调整他们自己的技能和对齐他们的谅解和战略,提供上下文和凝聚力,将进一步递交股票。

团队将从一个案件变化到下一个案件,但应该包括以下组合:

·客户法律团队·客户专家(邮件和文件分享系统专家等)·律师事务所法律团队(合作伙伴,高级和初级伙伴,项目经理,实习生,律师助理等)·律师事务所Ediscovery专家·外部ediscovery专家/提供商·文档审查提供商(通常是高级项目经理)

此外,应在诉讼程序的各个阶段重新调整以上的某些组合,以办理登机手续和解决任何新的和新出现的问题。

有效团队会议的建议:

1.从未估计每个团队成员和纪律可以带到桌面的价值。如果在此过程中达到较早,则Ediscovery提供商和文档审查提供商可以使其各自的经验能够确保有效的工作流程,确保数据显着地构建,并建议可以容易地将相关文件带到前面的分析过程。审查提供商PM还将能够建议并送入简报议定书的结构,使得它将最大限度地利益到审查团队。它们还可以提供对复杂的流程和质量控制检查的保证,这些检查将应用于审核任务。

2.当涉及到他们的贡献的价值时,所有团队成员都应该被视为等于等于等同。链条末尾的人不应盲目接受指导,如果他们认为它以某种方式有缺陷,或者可能在所需的时间范围内不能这样做;无论赋予指示的人更高级或更高啄食顺序。所有参与者都应有机会,并支持发表讲话并建议替代课程或解释任何可行性问题。否则,将假设指示已经知道问题的人在事实上,他们可能会幸福地没有意识到。同样,制定影响策略,调度等的决定的人不应该在他们听取所有团队成员之前承诺。

3.始终保持会议的全面记录。获得会议纪录或票据的签字,以降低误解的风险,敢于我说它......假设。

帮助沟通的提示

·不要走在蛋壳上 –如果您不确定您正在处理的人(在任何水平上)与您有相同的理解,请询问问题并准备好解释您的理解。

·不要过度敏感和冒犯 –如果您正在处理的某人(在任何水平)上询问您对特定技术或过程的理解,请参加反馈并共同努力获取同一页面。

·不要害怕要求澄清 –没关系,不知道!如果您认为另一个人可能希望您知道,这并不重要。您完全理解技术和流程更重要。

·不要疏远别人 –始终是开放和平易近的。这是一条双向街道,您不希望团队成员觉得无法解决他们的问题,疑虑,并需要澄清信息。

·在游戏中不要太晚询问问题 –根据“清洁石板”的基础工作。查询某事如何工作,它做了什么,它是不是为时已晚,它是如何做到的,或者为什么正在采取流程或行动方针。不寻求澄清是危险的,因为其他人认为所有人都已经被理解了。

曾说过这一切,不要为了它而提出问题或仅证明你“知道你的东西”!

团队之间的沟通

这些上述的观察,提示和规则也适用于团队之间的沟通 - 他们涉及缔约方,监管机构/响应实体或法院/缔约方。与正在提出请求的派对或权威开放对话是最好的做法,而不是简单地借鉴它。如果您能够为他们提供信心,您可以理解他们正在寻求的东西,并且可以看到更好的方式来实现所需的最终结果,它使得更顺畅,更具成本效益的参与。

值得重述,不要以为请求者在执行其请求时理解您可能预见的问题。相反,准备以建设性的方式挑战请求。请求者可能错误地认为技术是一个银弹“,或者他们可能无法意识到他们在期望中是完全不切实际的。我记得一个监管机构坚持认为,除非可以给出100%的铸铁保证,除非可以错过100%的铸铁保证,否则将对一个特别大的数据集进行文件。虽然我们采用了一种由分析过程,验证搜索和抽样组成的方法,但是该保证当然是不可能的。

获得相互理解的一个关键因素是解决术语,并充分定义各方对各种缩略语和技术的理解。

在诉讼背景下,需要强大的沟通和技术,法律言论和术语澄清和翻译使我们能够回到披露试点成功的关键要求。在实践方向和相关形式的技术和技术过程中有许多引用。所有缔约方 - 以及法院 - 对词语和短语的意义和可能从它们流动的任何相应效果都有相同的理解。特别是,对于所有有关的人来说很重要,并且承认可能会限制不同的技术如何应用​​于某些类型的数据。它不是一个尺寸适合所有 - 以及一些数据类型需要单独分析,并通过不同的方式分析。

正如一个法官可能依赖于专家证人,以指导他/她在他/她可能没有深入了解的复杂专业问题上,他/她还要求骚扰缔约方更好地通知他/她并不是不合理的关于可能有助于融合,生产和呈现证据的技术流程和能力。因此,缔约方应准备好更好地沟通他们在审判捆绑和证据套件上抵达(或建议到达)。

总之

技术现已完全建立并有效地部署,以帮助以有效和成本的比例方式管理大量的潜在证据。我们也开始受益于现在赶上的法院规则,该技术允许我们通过这些数据集拖网,其规模继续呈指数增长。为了实现两人的最大利益,我们现在所需的一切都是为了普遍的常识和缔约方,法官和监管机构从事生产性沟通。

现在我们有一个不仅仅是拥抱的职业,而且依靠技术,开发人员将推动更令人印象深刻的创新和分析功能,以证明他们有一个响应的观众,安全。然而,成功将在法律明确表达他们的要求和确保开发人员充分理解真实世界的需求和挑战。

vince neicho 2017年6月加入Integleon作为专家法律解决方案顾问,专注于律师事务所和公司法律部门,从事电子披露,电子披露和文件审查。在加入Integleon之前,他是魔术圈律师事务所艾伦&42年来,他建立并领导了他们的全球诉讼支持/埃迪斯索沃团队。在这一角色中,他协助了许多部门的关键客户,设计创新,可靠的系统,流程和解决方案,以满足其发现和文件管理义务,并在10年前推出该公司外包文件审查。

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