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评论:在早期数据评估和调查期间优化资源和时间以产生的时间

经过   西蒙价格,欧洲副总裁,法律科技,   OpeNext.

Covid-19大流行无疑改变了我们工作的方式,许多公司被迫重新评估他们的商业模式和员工工作实践。由于安全和生产力的担忧,许多公司历史上令人痛心地陷入了历史上,令人担忧的是,大流行的持续业务影响已经为所有企业做出了更灵活的工作模型。

尽管有急剧改变的方式,但英国企业运作的监管环境仍未有。内部法律,合规和调查部门仍然需要确保任何调查或争议 - 涉及询问大量电子数据的争议 - 是以在内部或相关机构的最佳地位中的最佳地位的方式进行。与此同时,优化“结果的时间”对于任何调查的成功至关重要。

但是,新的   研究  从Gartner透露,随着严重的削减,以减轻大流行,法律和合规专业人士的经济影响,正在经历与劳动力和就业(44%),政府事务和关系(42%)和监管有关的更高一项有关的工作量合规性事项(39%)。不幸的是,冠状病毒大流行和随后的经济动荡并没有改变今天气候的事实,如果合规或监管关切被错误处理 - 是人力资源投诉或内幕交易指控 - 它可以迅速播放成本昂贵,声誉英国业务的危机。

随着英国的设法进入其最严重的经济衰退   300年 ,法律,合规性和调查部门可以否认将其组织暴露在额外的风险和费用。那么,这些内部团队可以做些什么来简化早期数据评估和调查,以避免这种雪球效应?技术在现代化过程中可以发挥什么作用?

启用数据驱动的决策

当外部或内部调查命中时,时钟就是敌人。然而,找到关键的数据,答案关键问题是非常苛刻的,最近通过越来越多的员工使用协作平台以及使用自己的个人设备来获取关键业务数据,进一步复杂的员工。最终,所有调查  - 是否由数据驱动监管,遵守或内部 - 是由数据驱动的。在一个完美的世界中,组织的数据将存储在一个地方,并且可以安全且易于获取收集和审查。实际上,电子存储的信息通常跨越各种来源,例如电子邮件服务器和云存储库,但最值得注意的是在Microsoft系统中,包括团队和Office 365,其中估计大约一半的组织数据驻留了。

鉴于当今的挑战,早期数据评估和调查需要现代化的前负荷智能方法 - 这可以通过先进数据分析的战略应用来实现。 内部团队有三种方式受益:

  1. 越早就会到达事实 :现代调查解决方案具有高级数据分析 empower 内部调查团队 为了快速探索任何尺寸的数据集,以查找事实,评估风险,重视其案例的优势和弱点,使战略案例决策,最重要的是采取行动。

以下是一些可能有助于的步骤:

  • 与您的IT和法医团队(或外部法医顾问)合作,了解可供调查收集的数据和所需的数据。这不仅包括考虑您需要收集到哪些员工数据以及从哪个来源的介绍,还包括您是否需要收集已删除的数据以及存储在收件箱或文档存储库中的活动数据。
  • 使用可视化工具查看正在调查数据的监护人跨保管人的通信模式。例如,能够查看哪些个人向谁发送电子邮件或聊天消息,或者哪些组织或实体交换与正在调查的主题相关的消息。这可能会使个人揭露您应该调查以及您以前没有实现的组织和实体与调查相关。
  • 通过使用机器学习来避免需要阅读每个文档,电子邮件或聊天消息,以便根据任何相关性决策在其初次调查中进行的任何相关性决策,从而快速识别可能相关的数据。人类和机器一起工作会发现比仅仅依赖人类更快的事实。
  1. 优化资源 :在调查中,机器学习和分析能力,如预测的线索或焦油(技术辅助审查)可以帮助自动化相关材料的早期识别 - 帮助组织减少审查和生产潜在诉讼数据所需的时间范围和资源调节器。复杂的Ediscovery平台允许团队管理调查来设计一个解决该调查和所涉及的数据的独特挑战的工作流程。
  1. 从右开始 :AI,机器学习和焦油可以随时使用,但它们在从一开始时最有效。一旦调查人员拉到一小部分训练的相关材料,机器学习就可以踢进。该系统将分析培训集,并为调查人员审查“查找更像”。在他们的评论之后,现在可以再次使用现在更大的相关数据样本来训练系统,这将为调查人员返回更有潜在的相关材料以审查。可以迭代地运行此过程,直到系统无法再找到可能具有相关的任何东西。在流程期间可以部署其他AI和分析功能,以进一步辅助和加快审查或调查。

在大多数情况下,公司无法避免进行调查,因此不需要购买。但是,公司确实可以选择谁可以帮助调查,即他们让他们的律师事务所运行调查或者他们无论是在内部管理吗?哪些外部方通过提供支持他们的团队的平台或资源可以提供帮助。为了在内部进行调查,买入来自证明对向律师事务所进行调查的成本节约。

调查并不总是由合法拥有。公司拥有内部调查团队,以及往往拥有和管理调查的合规和审计团队。它(或安全)通常在帮助收集要调查的数据方面发挥关键作用。 此外,为了管理调查,公司并不总是需要它来部署软件,而是可以使用基于云的软件和服务。

尽管内部法律,合规和调查团队可能是大型组织的一小部分,但它们在支持业务目标和守卫声誉方面发挥着至关重要的作用 - 在处理持续的Covid-19危机时从未如此相关的东西。最终,现代调查解决方案将帮助这些团队 - 以及企业一般 - 以实现明智的决策。 AI和Analytics正在使庞大的数据集可以经常涉及,并且在减少人为错误时更快和准确地处理耗时的任务。面对增加工作量和稀缺资源,  现在  是法律,合规和调查部门投资现代法律技术的时候,这将有助于他们优化 资源和时间的时间。

西蒙价格是Opentext销售副总裁。他拥有超过20年的软件销售和管理经验。他建造和管理英国商业推荐,该商业是由2016年的Opentext获得的。