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文档自动化:所有旧的都是新的

虽然文档自动化技术已经发生了几十年,但不能说“消失”,但它一直在享受法律技术出版社和作为会议主题的复苏。为什么这可能是,它的意思是什么?

由Dera Nevin

虽然文档自动化技术已经发生了几十年,但不能说“消失”,但它一直在享受法律技术出版社和作为会议主题的复苏。为什么这可能是,它的意思是什么?

“文档自动化”一般是指技术促进文件汇编的技术:它将容纳并组织模板,条款库和文件的文档和表格包,并允许分享和回收内容被视为“最佳实践”或“标准”。多年前通过启用某些类型的信息(例如CRM)(例如CRM)启用自动群,这些技术的大多数示例开始嵌入“智能性”。这项技术的大部分都将与Microsoft Suite,特别是单词和DMS集成。这些集成通过确保通过单词访问装配功能来促进文档生命周期管理,并且文档可以保存到诸如DMS的公共存储库中。与文档命名约定结合使用时,文件组装产品的生命周期管理变得更加强大;因此,可以在DMS中轻松搜索由公共模板构建的文档,甚至可以在文件共享中搜索。

难以争论文档组装软件的好处,不仅在法律之下,而且更普遍地,可以在易于提供的信息(例如姓名,地址,法院信息等)中可以被引入预先格式化的情况下文档模板。这种技术节省了时间并在创建文档创建期间减少错误。然而,文档组装技术的缺点是在开始时通常需要人力时间和技能:在策划文档和子句存储库中创建表单,以及准备文档组装技术的结构化数据系统。这些可能是需要时间和技能的繁琐过程,并且经常在实施文件组装技术一旦实施了。未能将数据的质量保持过时侵蚀了装配软件的实用程序:没有将不准确的信息拉到标准形式的点。

因此,文档组装技术最好被视为过程工具:需要的工具 两个都 软件和人力资源维护数据。随着时间的推移,在实施组织内持续预算将降低系统的性能。也许这就是这项技术未能变得普遍存在的原因,尽管有难以忍受的情况:在维持其中内容的人体方面受到投资。

我也看到了示例,其中文档自动化承担了扩展的含义,并且更普遍地指的是依赖于文本输入的过程的自动化。例如,专家系统或决策树软件可以被称为文档自动化技术,即使这样的系统是自动化的过程,该过程取决于已知和重复模式和输入(主要是文本)。专家系统技术已经存在几十年,并提供效率并提高结果的一致性。它也是一个工具依赖于过程映射。也许地图决策树(例如专家系统)的技术正在实现复兴,因为这些可以帮助开发用于聊天的对话流程。

文件组件和专家系统之间的核心区别是前者旨在导致文本(文件)结果,而后者可用于判断信息的决定或意识,但不一定是文件。了解这种区分是有助于,以便为其使用的预期结果选择正确的产品类别。

每个文件组件和专家系统都可以是重要的起点(或重新调查点),以实现更复杂的产品,包括使用更先进的技术,该技术包含人工智能和分析。

例如,文档装配系统中的策序项组可以用于帮助识别可能在开箱即用的交易追让工具中可能包含的专有或典型关键条款,并且可以形成定制培训集。使用从文档组装策策中获得的材料,可以校准合同管理工具以从标准表单文件中划清非典型和异常子句,并发送审查 - 包括通过专家系统中创建的决策矩阵。此外,在DMS系统中制备结构化系统中的数据(如CRMS系统)(或添加命名约定)的过程,可以更大的能力,可以更大地利用分析和搜索技术挖掘现有系统。

总体而言,使用专家系统准备文件组件和流程工作流程的人类流程可以为更完整和复杂的知识管理,数据架构和库存程序进行基础,这些程序可以产生巨大的下游优势,超出实施文件组件所获得的效率和准确性管理。但是,正在进行的策划和清洁数据的人类参与,监管命名约定和更新和增强模板仍然至关重要。从文件组件和专家系统的人工制品支撑数据喂养人工智能方案和使用时,持续预算适用于维护数据更为关键。

Dera J Nevin实践信息治理和Baker McKenzie LLP的Ediscovery,并附有其空白合作创新枢纽。本文中表达的意见是笔者独自一人。在这个空间中,她建议向读者提供关于评估和实施法律技术的常见问题。您可以联系作者 [email protected].  

 

本文首先出现在4月份的橙色抹布问题