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edisflosure:企业消息 - 映射迷宫

今天的工作环境越来越多地通过使用移动和社交媒体,提高对企业数据管理的重要影响。移动媒体始终集成在日常活动中,从而实现我们的工作生命与个人社交媒体之间的融合。企业社交网络网站(如Jive,SharePoint和Yammer)的兴起为每年40%的企业数据量的增长导致了40%的增长[1]随着组织向这些协作平台移动越来越多的任务和内容。

由Martin Bonney,国际咨询服务高级总监和EPIQ系统的Deborah Blaxell www.epiqsystems.co.uk.

今天的工作环境越来越多地通过使用移动和社交媒体,提高对企业数据管理的重要影响。移动媒体始终集成在日常活动中,从而实现我们的工作生命与个人社交媒体之间的融合。企业社交网络网站(如Jive,SharePoint和Yammer)的兴起为每年为40%的企业数据量的增长造成了贡献[1] 随着组织向这些协作平台移动越来越多的任务和内容。

当公司发现自己受诉讼或监管调查时,它需要搜索全面的数据来源,以获取其有关文件和数据,包括在企业社交网站中持有的数据。在这些情况下,前瞻性规划和流程驱动的律师专业知识对于确保有效应对至关重要。

了解您的义务

“民事诉讼规则”中的“文件”的广泛定义继续扩大,因为现代通信手段演变和新工具获得人气。在诉讼和监管调查中,不可否认的信息的重要性是不可否认的。事实上,司法机构认识到:

“电子邮件,文本,推特帖子等往往是有人在特定时间所说或思考的最透露和可靠的同期证据…。记忆是臭名昭着的虚假和自我服务的任何事实判断。“[2]

据说,工作场所在工作场所的兴起成为一系列IT和律师专业人士的第三大问题[3],建议公司尚未全面了解并迎接这一挑战。公司必须采取主动行动,以确保他们可以妥善存储和提取来自这些不断变化的数据源的数据。[4]

数据映射

重要的是要理解新的社交和移动媒体可能会产生和存储的数据。根据新的沟通实践,公司应不断调查电子存储信息(ESI)可能的新来源的程度。这将涉及数据映射的开发和维护,以记录所有现有数据类型,技术基础架构和存储解决方案。专业网络网站,工作场所通信平台,如yammer和Chatter,Twitter和其他技术,产生大量的公司信息,公司需要管理这些社交网络上持有的保留时间和删除内容。[5] If a company’数据图不经常更新,可能不包括许多新引入的媒体类型,并且可能会错过相关信息。

如果他们没有维护所有可允许数据的准确数据图,公司会面临严重后果,请将来自工作场所社交媒体(如yammer和Chatter)的电子邮件附件或通信记录。

目前的态度可以由一个英国法官的评论来概括,他们写道“人们预计[党,一个大公司]拥有高效有效的信息管理系统,以提供识别,保护,收集,加工,审查分析和生产其电子存储信息......未能披露这些关键信息,以协助法院令人惊讶和令人沮丧。“在这种情况下,有问题的公司受到惩罚。[6]

不包括在彻底和定期更新的数据地图中不包括新技术的含义可能是深远的。在美国最近的一个案例中,一家未能制作电子邮件和电子邮件附属物的公司被认为是“疏忽”,也被认为是“违反其法律义务”的行为。得出的结论是,该公司已有“被宠坏的证据”,陪审团授予15亿美元的赔偿金。此奖项后来被推翻,但在与Ediscovery失败无关的理由上,只有在相当大的负面宣传和案件的分析之后。[7]

结论

社交媒体使用是爆炸性,通信实践正在迅速变化。反过来,数据景观是不断转移的,这意味着映射这种景观不能是一次性运动。企业社交网络的越来越受欢迎程度以及由此产生的数据的增加是突出了持续数据管理策略的重要性。忽视这一监测过程的后果可以昂贵,在财务和声誉方面都是昂贵的,领先的企业都认识到与专家合作的利益,以便采取有效,不断的信息治理方法。

 

 

[1] PWC,电子披露报告, http://pwc.blogs.com/files/e-disclosure-report.pdf, p. 2

[2] SCL, http://www.scl.org/site.aspx?i=ed23697#fb_5, 6TH. December, 2011

[3] PWC,电子披露报告, http://pwc.blogs.com/files/e-disclosure-report.pdf,

[4] 新法律杂志, http://www.newlawjournal.co.uk/nlj/content/e-disclosure-2014-beyond 6th January 2014.

[5] Yammer,条款和条件, //about.yammer.com/terms/, 2014

[6] 耳机V Barclays Bank Plc [2009] EWHC 2500(Mercantile), http://www.shlegal.com/Asp/uploadedFiles/File/Newsletters/2010_newsletters/04_10/9989_C_LE_Fin_Lit.pdf p. 8

[7] 科尔曼控股。 vs .morgan stanley和co。[2005]

http://emerginglitigation.shb.com/Portals/f81bfc4f-cc59-46fe-9ed5-7795e6eea5b5/MorganStanley_Mar1.pdf p. 11