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客座邮政:律师事务所资源管理

在过去的30年里,在最近30年来对大多数法律实践领域拥有应用技术和现代化的工作实践,剩下的律师事务活动领域已经收到了很少或没有管理层的关注。其中一个是“煤炭面”法律服务交付的实际过程(通过持续的过程改进和瘦六西格玛终于起飞);另一方是律师事务所收费资源的适当管理。

在过去的30年里,在最近30年来对大多数法律实践领域拥有应用技术和现代化的工作实践,剩下的律师事务活动领域已经收到了很少或没有管理层的关注。其中一个是“煤炭面”法律服务交付的实际过程(通过持续的过程改进和瘦六西格玛终于起飞);另一方是律师事务所收费资源的适当管理。

这一长长期以来一直认为业务中的人无关紧要,因为有“太多”的工作 - 在这种情况下,这是一个骄傲的徽章,没有任何工作永远没有工作,律师(特别是初级收入者)只需全天候工作,整晚都可以完成工作;或者工作太少–在这种情况下,所有可用的资源都致力于膝盖捷克业务发展活动。

在后一种情况下,如果槽被证明是长期的那么有另一组经典的膝关节反应:首先,通过解雇低成本的非费用资源 - 邮政房间工作人员等,公司试图省钱。之后几个星期或几个月,明显这一点是实现降低成本不足;然后律师裁判开始举行。通常在两次或三轮连续回合中,因为公司慢慢来实现经济衰退的程度。

在这种情况下,法律行业在仅在宣布大幅宣布重大工作人员减少之前,法律行业将通过持续时间预测其固有的无法预测未来的需求。这偶尔会遵循大约三到六个月后,必须继续招聘狂欢,以弥补他们过于热情的资源决策。

它可以并且需要更好地完成。能够预测和管理可能的未来的过度容量或不足的收费工作人员,存在显着潜在的益处。这些员工的基本成本是律师事务所最大的单一费用线。遵循的是,任何让这做得更好的能力都会导致能够采取更多工作(如果没有把律师放在他们烧掉的工作压力下,他们烧掉,休假或甚至自杀);或者在工作掉落的同时通过合适的金额削减成本的能力。无论是与员工成本有关的更大利润率。

即使在不考虑工作量中的这种激烈的不稳定性,适当的资源管理也可以帮助公司确定可能的未来峰值和低谷,以便他们可以解决这些波动的经济影响。至少可能意味着调度培训和周围的培训和假期,并有充足的通知来开始测量的招聘驱动器。总的来说,它意味着能够将管理流程放在leadven出来的费用收入数字免受投影工作量,并最大限度地减少效率低下。

律师事务所一般不会以这种方式思考,他们传统上不愿意考虑由于基本谬误而改善这种情况的推迟努力,因此:

我们不能 - 在我们独特的业务中(又来了) - 甚至试图进行系统资源管理,因为这将意味着将费用收入资源分配给每件事,并概念随着时间的推移而需要的这些资源的数量。我们不能这样做,因为不可能知道或预测这些变量。

这总是 - 主要是 –谬误;但是,由于其他发展,这个皇帝没有衣服的事实现在变得越来越明显。

这些其他事态发展是对物质成本的估计,先前的H成本管理进程的相关要求以及可以管理对特定等级(甚至更好的命名)收费者。

围绕更好的律师事务所付费和定价和预算管理的管理学科在其他地方广泛探讨,在这些文章中,在AFA和物质预算中的任何一篇文章中,并非最不重要的。

简而言之,希望实现合理准确的费用预测的唯一途径 - 并拥有管理公司资源的信息,以便接近该预测 - 是:

–将一个问题分解为其组成元素,

–通过与费用收入等级需要数小时(或天数)的预测成本每项工作要素成本。

这是会计和管理咨询公司一直在做几十年,最初与手动,最近与自动化系统更加多数。

它一直声称律师事务所不可能这样做,特别是与诉讼有关,尽管新型律师事务所像Riverview这样的新型律师事务所,但几乎完全基于固定费用。因此,这是一个讽刺意味的是,律师实际被迫通过监管进行这种成本率的第一个领域在诉讼领域。杰克逊改革导致了先前的H政权,其中一些诉讼人必须通过参考十个特定阶段预测诉讼事项的成本,包括劝告成本。获取错误的罚款,而不是提交符合法院批准的合理的经修订预算,是他们为案件支付 - 这是一个显着的激励,如在标记的情况下 CIP属性V Galliford尝试 这达到了大约500万英镑。

这一学科现在已经存在了几年,大多数公司仍在进行电子表格和手工解决方法。这不是一个很好的方式,因为在为十个阶段分配成本的工作是最好的监控和通过录制时间进行管理,而不是仅仅达到特定阶段 - 直到电子表格与公司的时间融为一体录制和练习管理系统,解决方法效率低,耗时,易于易于出错。

甚至具有专业的高于或未工作的大型公司正在努力提高与大规模复杂的电子表格的事项预算,通常由其审计师为他们的批准者为他们开发。然而,他们有同样的问题(除了培训高级律师如何使用它们),电子表格和他们的PMS之间缺乏集成。

一些PM /案例管理供应商(如Eclipse和Peppermint)已经开发出优先的H功能,这效果良好,律师开始掌握它们。此外,主流PMS供应商也有预算功能(或至少保证–Elite的Engage软件在圣诞节之前被征用地撤出),我们仍然等待更换。最后,还有第三方解决方案 - 例如Plastoware的翁布里亚和纽兰斯地平线LHQ - 提供这样的设施,也与公司现有的PM和时间录音解决方案集成。没有更多的电子表格。

另一个关键驾驶员是对“时间和材料”的结算的持续,不可逆转和不可逆转的压力,因此继续迁移到AFA,例如固定的年收费,固定或加盖费等。最近的大惊小怪,这对美国的审计有关的重要推动力:更多的详细信息,可以在我的网站上获得 这里。正如我在其中解释的那样,审计的一个关键后果是需要更多的律师培训,另一个是为了更好的预算 - 随着效率低,预算管理的经济后果牢牢地从客户牢牢地传递到律师事务所。

这些压力更加固定的费用或高度管理的估计是不可避免的,因为它们是不可避免的。他们的意思是,随着时间的推移,越来越多的律师事务所将不得不开始为每件事雇用这些预算学科。在此基础上,我们将迈向适当资源管理手段的90%。除了这样的成本估计之外,还需要所有这些都需要进行全面的有效资源管理,是添加时间的元素。不仅仅是收入的收入者需要花费多少小时,但是 什么时候 他们可能会花费。

这最初可以通过识别物质的可能生活,并简单地传播资源分配来完成 Pro Rata. 每个月。更好的是,这种起点可以根据他或她的最佳估计来改变工作的最佳估计,或者在工作可能集中或松弛。

这些估计总是对吗?不,他们不会 - 他们也会不时改变,因此,这种预算需要相应地修改。但是,对于拥有数百或数千个事项的公司 - 如果他们中的每一个都以这种方式管理,那么即使在部门层面也可能是相当准确的关于资源要求的整体管理信息。随着合作伙伴学习如何预测,以及阶段,物质工作量,它们也会随着时间的推移而变得更好。如果该公司还通过工作类型的标准预算和标准阶段的相关模板培养了适当的物质分类(沿本文中规定的线),那么他们肯定会改善。

他们只能比今天的'最佳猜测更好地更好地更好。

最后,每个物质都是在实践中“资源”的名字收入者,实际上是关于一个被分配给它的结果的那些。此时 - “分配”的逻辑终点我们必须能够捕获一些费用收入资源数据,这确实很有用。但是,如果我们可以将数据捕获到其逻辑起点,我们会更好– matter inception.

将如何实现如何实现?让我们回到前面提到的各种软件应用程序。他们都允许合作伙伴创建问题预算,将问题分解成阶段或元素(先前的H或其他),以针对每个元素创建一系列资源成绩(合作伙伴,高级助理,实习生等),然后指派时间估计每年级(通常在几小时内)。一旦这相位,那么这种数据足以对资源分配的整体高​​级分析很好,这是虽然通用,但是将提供有用的管理信息。

但我们可以做得比这更好。下一步是针对每个年级分配特定的费用收入者(或多个费用),以便在其中估计。这样,例如:

– ‘Senior Associate – 26 hrs’, becomes

–'John Bradley - 15小时'和

–'简斯·斯yey - 11小时'。

也许约翰和简结束了几个星期后必须搬到另一个迫切的事情;没问题,只要相应修改分配。同样,初始预算可能需要在问题的生命期间进行修订。

来自Lexisnexis,Lexisone的新PMS,比这更好一步,实际上提供了帮助将工作分配给最合适的收费者的工具。正如您在随附的屏幕截图中看到的,就像您寻求一个名为Crey-egner,以分配到此事“通信”阶段的“获取指令”任务,您可以通过引用搜索可用资源:

–技能(如丹麦语 - 达到特定的熟练程度)

–物质经验(例如,针对被指定的工作类型技能列表 - 专业知识的主观评估)

–认证(司法管辖区,练习证书)

–教育(历史等)

–其他属性(我希望在这里看到的属性是通过针对特定类型的事项记录的小时数来衡量的实际专业知识 - 客观的专业措施)

在小公司中,这可能不是特别有帮助,但在中/大型/全球公司中可能是宝贵的。它是标准资源管理的一个非常有用的补充 - 可以调用它资源最大化或剥削。

如此复杂程度,这可能是大多数当前律师事务所系统的几年,但如前所述,将在许多现有系统中已经在许多现有系统中分配给资源估算的命名费用。

如果这是为了 全部 事项 - 也会带来 重大 与事项预算,客户关怀和整体实现有关的优势–然后,固有的费用收入资源管理也是可实现的。然后,该系统能够生成指示各个律师的可用能力的报告,以及每个部门的整体预计容量以及整个公司未来几个月。

Neil Cameron, originally a Barrister, who then worked for LEXIS, Allen & Overy and KPMG Consulting, has been involved with legal IT for over 30 years and advising law firms in every kind of strategic and tactical IT issue since 1986. You can visit his website at http://www.nccg.it/