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如何停止出血:预测&控制Ediscovody成本

借记总统Abtin Buergari的嘉宾文章& CEO, Modus www.discovermodus.com.

自2006年修正的“联邦民事诉讼规则”修订后,对Ediscovery软件,服务和专业知识的投资稳步增长。但是,虽然公司已接受新的业务流程并杠杆挽救的展示工具来减少Ediscovery成本,但它还没有足够的。普通律师和首席法律官员继续沮丧和有关,因为他们仍然缺乏预测和控制展示支出的能力。公司必须从他们的Ediscovery服务提供商和供应商中要求更多地要求他们负责提供真正控制和管理Ediscovery成本所需的工具和定价模型。

Ediscovery成本失控
普遍令人沮丧,普遍令人沮丧,因为由于Ediscovery导致的可变诉讼成本继续上升。最近的一项调查1 公司总法律顾问透露,管理Ediscovery的成本是他们对12个月的最重要的关注点。而且,Ediscovery成本超支是他们过去12个月的顶级宠物。

数字数据的爆炸量在业务如何完成的中心,并且是升级Ediscovery成本的主要贡献者。国家和国际法律和监管系统依赖于数字信息,并越来越多的数据要筛选和分析,以确定事项和调查的事实。2

目前的成本减少举措是有效的,但不够
公司并没有闲过或抛出他们的集体武器投降。法律部门承担了多项举措,以处理信息的数量和复杂性,以减少和控制成本。

流程
公司正在创建围绕Ediscovery周围的业务流程来管理越来越多的数据。根据最近的一项研究3 超过一半的公司在适当的内部展示方案和越来越多的组织计划上实施正式进程。正式流程改善了运营效率,有助于降低成本。

重新分配工作
许多公司使用合同律师(陆上或海上),为文件审查的每小时计费率较低。虽然这种方法在降低审核成本方面有效,但模型与日益增长的数据量分解。今天情况下的数据量是指数大于几年前的大规则。尽管审查成本(每份文件价格)减少了,但审查的复杂性和数据量呈指数增长。气球数据量抵消价格下降。

技术
与几乎所有行业一样,使用软件工具来解决劳动密集型,有时易于错误的任务挽救金钱。这也适用于Ediscovery。减少成本的压力,同时保证未错过任何关键证据,已经摒弃了超过10亿美元的企业电子透视软件市场,预计将继续增长.2

Ediscovery中最大的挑战之一是决定识别和生产电子存储信息(ESI)的成本和努力是否符合其在解决特定争议方面的重要性。业界大部分的重点是提供软件工具来解决这一挑战。例如,早期案例评估(ECA)软件产品在争议的早期阶段促进明智的决策。 ECA工具使培训的用户能够在审查,节省时间和金钱之前分析和剔除数据。

最近,技术辅助审查(也称为预测编码,计算机辅助审查)已经收到了很大的关注。技术辅助审查包括复杂和可验证的机器学习技术,与训练有素的用户一起,更快速有效地分析,代码和分析,并迅速到达任何特定情况中可能相关的内容2。事实上,最近的研究表明,计算机和人类投入的组合是审查的最佳方法4.

但是,虽然已经采取了重大步骤来削减成本并获得控制,但它们不够远。总律师,首席法律官员和法律部门报告说,控制和预测Ediscovery成本仍然是2013年的最高关注和第一管理优先权3.

答案–从您的Ediscovery服务提供商需求更多
根据您的要求,有两种控制和预测Ediscovery成本的解决方案。在任何一种情况下,公司都需要重新考虑他们如何参与Ediscovery服务提供商。第一种解决方案是确保您的服务提供商在持续成本(例如,每个数据千兆字节)中提供连续的案例评估(见下文),逐案的Ediscovery支持。在这些情况下,公司在特定事项上与Ediscovery Services提供商(直接或通过外部律师)参与。控制和预测Ediscovery成本的第二种解决方案是与服务提供商形成固定费用战略关系。我们将单独讨论这些中的每一个。

可变成本案例的逐案ediscovery服务和连续案例评估
对于可变成本展示服务,企业缺少在整个Ediscovery过程中不断评估预算与实际成本的能力,无论正在使用哪种工具。在这些可变成本方案中,公司无法快速准确地回答关键问题,例如:

•如何在整个Ediscovery过程中管理支出,以确保我们保持预算?
•如何为下一个案例计划预算?
•如何确定特定法律状况的正确展望预算?
•每年我在Ediscovery上花了多少钱?案例?按类别类别?

你无法控制你看不到的东西
令人沮丧和关注的原因继续增长,即信息公司需要控制和预测成本被埋葬在埃迪发现的过程中。几乎没有能力进入多少公司支出的费用,资金正在进行,或者实际支出的预算有多近。如果公司看不到他们的支出,他们就无法采取措施来控制它。

连续案例评估
公司需要能够在实时快速,不断地管理他们的Ediscovery预算(不仅仅是该过程)。他们正在寻找尚未获得预算的能见度与在整个Ediscovery过程中的实际支出,因此他们可以控制和预测Ediscovery成本 - 在粒度下降到粒度。他们需要深入了解当前成本,并且预测项目的生命预测,以便沿着消除意外的令人惊讶进行必要的调整。

连续案例评估的另一个优点是它允许公司实时查看预算方差数据趋势,以评估和推动外部律师,合同律师和服务提供商的效率和性能。

固定费用战略关系– Managed Services
一种越来越流行的控制和预测Ediscovery成本的方法是与Ediscovery服务提供商建立固定费用战略关系。在这种情况下,Ediscovery服务提供商通过整个Ediscovery过程提供并管理此事。您可以使用服务提供商以对您的公司提供最有意义的方式提供这些托管服务。
·执行所有的Ediscovery工作,包括审查,以获得固定价格和期限(例如,年数)
·为特定事项执行工作
·根据特定变量设置固定费用,例如每拘务所的固定价格

在任何这些方案中,确保您接合的公司为Ediscovery Process的所有阶段提供可见性(数据和状态) –从收集通过生产。

Ediscovery服务提供商需要加强并持有负责任
无论您选择哪种解决方案,Ediscovery供应商和服务提供商都需要持责任提供公司,以便在整个Ediscovery过程中预测和控制Ediscovery成本的能力。对于可变成本案例的案例情况,公司应该要求他们的服务提供商提供持续案例评估。只有当企业可以利用持续的案例评估时,他们才能真正能够控制和管理Ediscovery成本。

通过订婚性质,公司在固定费用安排中获得成本控制和可预测性。但是,公司应该需要实时的可见性,以确保这些情况下的速度和准确性。

概括
普通律师和首席法律官员继续沮丧,有关,因为他们仍然缺乏预测和控制埃迪奇奥的消费能力。无论是与逐个案例的陪同性的成本还是与Ediscovery服务提供商的战略关系,公司必须从他们的Ediscovery服务提供商和供应商那里要求更多,并使他们责任提供真正控制和管理所需的工具和定价模型Ediscovery成本。

脚注
2012年关于Ediscovery,Ediscovery时代的全球250名一般律师的研究
2. Gartner:“电子发现软件的魔术象限”2012年5月24日
3.“2012年首席法律官员调查”,“Altman Weil Flash调查”
4.“电子发现中的技术辅助审查可以比详尽的手工评论更有效,更有效。”法学和技术卷。 XVII,问题3)