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评论:在监管机构之前保持健康的一步

在这些困难的经济环境的日子里,与所有其他人一样的法律预算有限。这包括诉讼预算,并因此,在投资法律诉讼之前,公司正在思考两次。然而,监管机构正在忙碌,并且通过他们能够强加的高精度,监管询问将始终促使公司的法律顾问进入行动。

由Daniel Kavan *

平衡预算和风险

在这些困难的经济环境的日子里,与所有其他人一样的法律预算有限。这包括诉讼预算,并因此,在投资法律诉讼之前,公司正在思考两次。然而,监管机构正在忙碌,并且通过他们能够强加的高精度,监管询问将始终促使公司的法律顾问进入行动。

仅在2012年,欧盟委员会的Cartel师拨付了近20亿欧元的罚款[1],大部分是与电视和电脑监视器管卡特尔涉及飞利浦和LG的。在英国,OFT积极研究了16个不同的部门和产品[2] 根据1998年竞争法案的权力,更不用说其他行为领域,如洗钱和欺诈。贿赂也继续构成重大威胁,以促进业务的内部成本以及根据贿赂法和其他国际立法的法律风险。

但为什么要等待监管询问,甚至更糟糕,黎明突袭了?使用法律技术,有些步骤可以采取措施尽量减少暴露于监管风险。提供优质的技术,以协助培训和教育,但为什么要停止?积极的行为审计计划可以早期发现不法行为(也许及时申请宽大),阻止非法行为,并帮助捍卫一个组织在监管机构的审查下。

医生订购了什么

符合欧洲委员会和严重欺诈办公室等当局的指导,通过审查其电子通信和信息作为其内部合规监测和审计过程的一部分,公司正变得越来越受到“电子健康检查”。[3]  这种过程旨在确保遵守法规和揭示不法行为,可以以成本控制的方式进行,以适应有限的预算。它通常涉及审查高风险地区的几个关键人员的电子邮件和业务的功能区域(例如销售),以确定是否存在有关行为的迹象。  诸如此类的审计明显并不意味着阅读员工的每封电子邮件。除了隐私影响,这将是不合理的耗时。使用分析工具,可以针对可能的可疑通信,例如电子邮件到可能的竞争对手。使用先进技术,还可以审查系统来建议个人可以使用的单词来描述某些概念,法律或合规团队可能没有想到。

知道他们做错了一些错误的个人可能不会那么公然地使用公司系统(尽管我们已经看到了这个众所周知的吸烟枪在易于发现的电子邮件中,通常无效警告接收者在阅读后删除,以避免后果避免后果检测)。它可能有价值地投资某种程度的法医调查,以弄清楚个人是否通过替代手段沟通,例如社交网络,网页邮件,手机短信或电话或平板电脑上的第三方 - 即时聊天消息。对于具有录制电话的组织,对于某些单词的语音识别技术也可能值得搜索音频记录并查看响应对话的样本。

保护数据

往往被指示外部律师执行此类审计,或者其他外部各方受到帮助。控制评论成本的好方法是将首页文档审查元素外包给值得信赖的公司。如果使用外部各方,他们需要警惕本公司的利益,以保持数据安全和安全。经常公司将希望在原产国内或甚至在公司场所的墙壁内保留数据,无论是由于对隐私,商业秘密或就业法的担忧。   必须使用合适的技术解决方案,并遵守最佳实践,以确保数据,收集和处理数据,以降低违反法律或数据安全或影响证据完整性的风险。

现实生活经历

最近,一支竞争律师团队向我们提供帮助为他们的客户设计审计过程,他们以前从监管机构收到大量罚款,并希望尽量减少再次发生这种情况的风险。他们已经预留了一定的预算,以在若干国际地点划分这一点。法律团队同意以固定价格对客户进行审查,但鉴于客户系统中的不同信息景观,他们努力提出了一个标准化,固定价格的方法来收集,搜索和优先考虑客户的数据以有效的方式。

经过一段讨论法律团队,了解每个地点的潜在相关数据的关键拘留者,并与客户的IT团队了解如何存储这些数据,我们设计了一种方法。这涉及当地的计算机取证顾问,毫无通知,每个网站都收集了律师以获取个人员工的数据。采访过程很重要,特别是在一些具有严格隐私实践的大陆欧洲地点,帮助识别私有数据所在的位置,以便归因于禁止法医工具来过滤它出来并确保了法律团队避免了它。惊喜的元素也很重要,以确保个人没有机会删除任何数据,并模拟监管机构的黎明突袭的经验准备。

从计算机中取得的数据被处理为法律团队的在线文档审查系统,各种办事处,以最大限度地提高不同语言技能的好处,审查。他们使用搜索技术和视觉分析来优先考虑关键数据并审查了感兴趣的文件,向客户报告任何问题。

通过选择要在每个网站上审查的个人数量,并一次进行一个网站来控制成本,以适应该期间的预算。

结论

每天,企业中的个人可能会涉及内部欺诈,腐败,反竞争行为,骚扰,安全违反安全性,知识产权盗窃或勒索。所有这些行为都将对业务进行内部成本,并且在监管调查中,应在声誉损害和罚款方面具有更多的成本。好消息是,技术现在有效地允许负责遵守的人,以便早期和成本控制的方式检测这种现象。反复而不是等待传统上启动的事件,传统上赶走了审查电子证据的必要性,它也是外部律师为他们的客户提供积极服务的机会,这些服务可能在长期内拯救他们显着的麻烦和金钱。

* Daniel Kavan. 在英国领导Kroll Ontrack的电子披露咨询团队


[1] 欧盟委员会, 关于卡特尔的统计数据 , http://ec.europa.eu/competition/cartels/statistics/statistics.pdf ,2013年3月8日更新

[2] 公平交易办公室, 竞争法调查 - 当前, http://www.oft.gov.uk/OFTwork/competition-act-and-cartels/ca98-current

[3] 合规性问题 ,由欧洲委员会于2011年11月发表 有关预防贿赂程序的充分手术的指导 司法部于2011年3月发布。