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律师事务所文件共享– there’S断开吉姆,我不’喜欢它的外观!

lexisnexis法律&专业刚刚发表了2014年律师事务所档案分享调查的结果及其文件共享工具的使用情况。超过70%的律师事务所报告说,文件共享越来越重要,提高了意识,如果特权信息受到损害,律师事务所的堕落可能会拼写灾难。但是,未加密的电子邮件(89%)仍然是分享特权通信的主导手段。

lexisnexis法律& Professional 刚刚发表了它的结果 2014年律师事务所档案分享调查 美国律师事务所及其文件共享工具的用法。超过70%的律师事务所报告说,文件共享越来越重要,提高了意识,如果特权信息受到损害,律师事务所的堕落可能会拼写灾难。但是,未加密的电子邮件(89%)仍然是分享特权通信的主导手段。

超过80%的受访者表示,如果除客户或特权方以外的人是否访问了机密文件 - 这一结果将是对公司的影响或非常相应的。即便如此,77%的律师事务所报告称,他们的保障文件的主要手段是电子邮件正文下方的机密性声明。为了回应开放的问题,4%的律师事务所令人惊讶地报告他们根本不采取措施来保护通过电子邮件共享的特权通信。

“表达的安全问题与措施措施之间存在明显的脱离与律师事务所能够保护客户和自己,”lexisnexis高级产品经理律师克里斯托弗T.安德森表示。 “在通过电子邮件分享特权通信时依赖机密性声明是一种薄弱的措施 - 并且进一步可能保护律师事务所,但为客户提供了很少的保护。”

调查中的主要发现包括:

•文件共享在特权通信中获得重要性。 73%的律师事务所表示,今年的文件共享比前几年更重要。提高了特权通信的电子妥协具有严重后果的认识。

•尽管有顾虑,未加密的电子邮件最常用的协作手段。律师事务所依赖于电子邮件,而不是任何其他工具与客户和第三方合作的特权信息。 89%的律师事务所使用电子邮件报告,另外74%的人表示他们每天使用电子邮件。尽管对安全性担忧,但大多数公司都不使用加密。更大的公司更有可能具有加密或安全意义来分享文件到位;较小的公司往往更加缺乏,因此更脆弱。

•机密性陈述是最常见的盾牌危害。大多数律师事务所包括在其电子邮件正文下方的保密声明,作为保护特权通信的主要手段。有些人还包括电子邮件主题行中的机密性声明,或要求客户端签署同意表单。少数群体正在使用安全技术来保护电子通信:电子邮件加密(22%),密码保护文档(14%),使用安全文件共享站点(13%)。但4%的受访者在一个公开的答案部分中表示,他们根本没有采取措施。较大的律师事务所 - 有100名或更多律师律师的人更有可能使用加密的电子邮件或其他IT安全工具。

•免费商业文件共享服务增殖。 (如Dropbox.ed)关于一半的律师事务所表示,他们使用免费的商业文件共享服务来传输特权信息。专注于为业务而不是消费者提供服务的供应商往往更加关注企业和律师事务所的安全问题。当被问及其他员工是否使用免费文件共享服务时,大约三分之一的说“是”,另一个第三个表示,“不”和最后的第三个是“不确定”。在较大的律师事务所,受访者更有可能说他们不会使用免费的商业文件共享服务,但该公司的其他员工是。这些数据表明可以比律师事务所更频繁地使用自由文件共享服务。

•三大特征律师事务所在文件共享服务中的需求。将水印添加到文档的能力是最受欢迎的特征律师事务所表示,他们希望在文件共享服务中,该服务标识发件人,但在收件人的结尾提供了很少的安全性。在将文档中发送排名后撤消或修改访问权限的能力。还能够使用文件共享服务进行文档存储排名第三。

“律师事务所被抓住了一些绑定,因为他们的客户需要一种简单的方式来协作,但在发现这项调查的情况下非常高,”Anderson补充道。 “有更多的安全方法可以轻松地共享特权文档,而不是通过不安全的电子邮件或免费商业文件共享工具。律师事务所需要履行其尽职调查,并及时了解技术,并最终在线保护客户的利益,就像在提供法律顾问一样。“

关于调查: 该调查在2014年3月5日至3月19日在线进行。被要求识别作为练习律师或支持律师事务所的法律专业人士。共有282名不同练习领域的律师或法律专业人员,并代表40个不同的国家和两个领土,包括华盛顿特区,参加了调查。受访者提供了一个激励 - 一个有机会在一个随机绘制中输入14奖品中的一个 - 完成调查。调查结果 - 包括完整的人口统计数据 - 在嵌入的幻灯片演示中自由提供 法律博客 和全面的报告(PDF格式)可供下载 配有注册 http://businessoflawblog.com/2014/05/file-sharing-lawyer/

One reply on “律师事务所文件共享– there’S断开吉姆,我不’喜欢它的外观!”

这项调查的一系列非常有趣的结果,支持我们从整个行业获得的反馈。电子邮件清楚地代表了律师事务所在内部和外部与第三方客户和合作伙伴在内部和外部分享“特权”信息的主导方式。不可避免地,过去12到18个月的事件意味着公司现在更加了解通过电子邮件或电子文件传输在没有必要水平的安全和信息保证的情况下与共享敏感信息相关的风险。与此同时,显然一些措施被带到“安全”数据,如保密性陈述是弱且完全不足的。

公司还需要远离感知信念,以引入加密服务,以帮助安全和保护信息将增加其现有IT基础架构的复杂性。在我们的经验中,作为集成的电子通信策略的一部分引入信息安全,不仅可以保护数据,而且还可以提高效率,并在长期内降低成本。

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