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诉讼评论:协作工作空间–在下一代诉讼技术中寻找战略价值

强大的,复杂的ediscovery平台使得可以在管理大量的电子信息并快速识别最相关的数据方面实现重要的时间和成本效率。这几天,这对行业追随的人几乎没有消息。但是,Ediscovery只是诉讼技术故事的一部分。我们也在法律团队接近练习法律的更加传统工作的方式看到了有希望的发展,分析了证据,评估了案件的优势和缺点,共享和讨论了同事的见解,共同努力绘制法律战略,以及从发现的早期阶段管理各个阶段到试验。这项工作需要定期和密集的律师和他们的支持人员合作。

克莱尔Foley 02-15由诉讼解决方案副总裁Clare Foley,Opus 2 Magnum

技术为企业法律部门和律师事务所开辟了新世界。强大的,复杂的ediscovery平台使得可以在管理大量的电子信息并快速识别最相关的数据方面实现重要的时间和成本效率。这几天,这对行业追随的人几乎没有消息。

但是,Ediscovery只是诉讼技术故事的一部分。我们也在法律团队接近练习法律的更加传统工作的方式看到了有希望的发展,分析了证据,评估了案件的优势和缺点,共享和讨论了同事的见解,共同努力绘制法律战略,以及从发现的早期阶段管理各个阶段到试验。这项工作需要定期和密集的律师和他们的支持人员合作。

以下是问题:由于律师变得越来越多的移动,并且随着更重要的是全球范围,很难使用传统手段有效地协作,如打印和复制硬件文件并将它们组织成粘合剂。分配到案例的律师可以在不同的办公室,时区和司法管辖区工作。他们可能需要经常旅行并在奇数时间工作。在识别和突出显示证据中的关键段落时,共享注释和评论,在您需要时,能够在需要时快速找到合适的材料 - 以及与团队成员密切合作执行合适的材料 - 基于纸的方法越来越笨拙和低效。

是的,有技术可以解决这些问题中的至少一些问题,但大多数代表了一个问题的一部分。

例如,拍电子邮件。假设您发送与法律问题有关的六个关键文件到四个律师。律师独立标记这些文件,并将他们电子邮件回给他们的同事。在循环中有24个标记文件之前,它不会很久,埋在电子邮件线程中。哪个是每个原始文档的最新版本?所有的编辑和注释都被占用并注册了?您的团队是否有组织和纪律足以保持所有直接?以及如何跟踪各种文件中的段落之间的重要关系?

另一个例子是试用版软件。虽然它可能允许团队成员查看和组织文件,但它通常不会适应全文搜索。文档管理产品可能允许全文搜索PDF,但不是电子邮件。像Dropbox这样的主流文件共享服务非常适合在基于云的环境中存储,同步和组织文件,但是没有提供专门用于在法律设置中协作的安全性或功能。

用于法律协作的虚拟工作空间

输入合法团队的基于云的协作工具。这些工具已经开发了专门用于建立法律团队的全球工作空间,无论其物理位置如何,以及所有相关文件和文件 - 包括关键证据,研究,成绩单,沉积,诉状,展品,密封订单,声明,证词和更多 - 立即点击鼠标。在单个易于使用的界面中可以访问所有内容并可搜索。律师工作和分析如时间线和骨架参数,可以保存并加入必要时,甚至重复使用在后续几个月或几年中出现的类似案例。而工作空间可以在诉讼或仲裁的任何阶段推出,具体取决于案件的要求。这包括发现阶段,其中质疑策略可以专注于在诉讼过程中提前产生的一些关键文件。

与用于协作开发的其他产品和服务不同,法律协作的虚拟工作空间为有效的合法团队合作提供了特定的功能:标记工具以突出显示和颜色代码文本,用于将注释和注释的工具以及特定段落的注释以及评论和洞察同事,以及用于快速创建文档或成绩单之间的特定段落之间的实时超链接的工具,或者在一组文档中出现的各个地方出现的段落之间。

发现,注释和团队分配全部在安全的虚拟工作空间中管理。特定材料的共享可以限于指定用户的子群,例如专家,共同律师或律师咨询人员。用户可以单击发送电子邮件通知以提醒特定的用户组到新的注释或洞察力,将收件人直接链接到有关的注释和段落,并邀请它们加入讨论线程。

合法团队的基于云的工作空间往往是模仿更传统的案例工作形式,但提供了戏剧性的新效率。例如,您可以根据您的类别创建多种自定义的虚拟绑定器 - 按类别或年表或托管人组织 - 不打印或复制单个文件,并且可以根据需要从AS许多绑定器访问相同的文件。您仍然使用亮点和直边来指定证词的段落吗?这不再是必要的,您也不需要雇用第三方专家生产与沉积成绩单同步的视频剪辑。在虚拟工作空间中可以快速且轻松地完成所有这些。

管理各种文件和其他材料中的其他材料,可以在试验中成为噩梦。现在,协作的法律工作空间也用于解决该问题,提供电子试用捆绑包,这些捆绑包提供即时访问的派对 - 就在法庭上的所有文件中,以及在证人语句等项目之间的实时超链接,专家报告和骨架争论和潜在的披露文件。在您需要的文件中没有更绝望地摸索纸上的纸张。这是你的指尖。沉积和谈判会话也是如此:而不是在会话之前打印出纸山,而是可以在笔记本电脑上登录工作区,每个人都可以同时访问每个文件和所有共享音符。

通过用户的PC,平板电脑或智能手机上的简单登录,以及在设备上安装软件或插件,可以在安全的私有云环境中访问所有这些功能。云技术的优点是显着的:无处不在的计算,无需对本地IT资源的额外需求,快速设置工作区,基于使用的灵活定价模型,以及即时可扩展性,具体取决于手头的法律问题的特定需求。

在当今的超竞争环境中,客户正在寻找代表它们的法律团队的附加值。基于云的法律协作是朝着那种方向的重要一步,通过提供每一个法律团队成员来最大化法律人才,这是整个诉讼过程的动态综合概述,因为它随着时间的推移而发挥作用。虚拟工作空间简化了掌握证据的集中协作过程,分享了解,制定了有效的法律战略,并最终展示了谈判和审判中的有说服力的论据。

关于作者: Clare Foley已参与诉讼服务市场超过20年。在当前的角色中,克莱尔德建议律师事务所和企业客户对云协作策略,特别是在部署的情况下 Opus 2 Magnum 平台。虽然最初来自爱尔兰,但克莱尔居住在美国,并指导美国的商业战略和国际业务的2号。