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访客文章:成本恢复的变化面孔

在我们最新的合格员工文章中,斯图尔特Hadley * Nure Blacks *认为成本恢复是’t dead, it’s just changed…

这是一个普遍的真理,唯一的不变是改变,法律技术并不免疫。虽然在过去三十年中合法的世界并没有完全是地震变化或量子跳跃的温床,但仍然存在稳定的进化。随着演变的麻烦是,变化的缓慢速度可以欺骗人们认为事情根本没有真正改变。

承担成本恢复的主题。有些人认为它根本没有改变它,因为现在是不必要的。 Mooted Demise在经典成本恢复模型 - “制作副本,复制案票”的前提下休息 - 被打破了。然而,整个理论,成本恢复是“死亡”,因为律师事务所正在减少副本,客户不太愿意为他们付出代价是一种谬论。

事实上,虽然过去十年的整个支付景观发生了变化,但成本恢复已经成功地调整了。这种适应的步伐可能是缓慢和测量的,但存在非常明显的进化路径。

“成本恢复”实际上只是起点,并且在开始时,它完全基于简单的“制作副本,抄写案”范式。随着时间的推移,游戏中有两个变化因素:(a)支付的范围和公司对收费的胃口,(b)现代专业软件捕获更多更好的数据,使得一家坚定地能够立即实现增加其客户端恢复的金额。

十年前,97%的律师事务所用于副本,几乎所有这些条例草案都得到了报酬。今天,只有87%的公司抄本票据。十年前,印刷是最小的并且扫描不存在,因为扫描或印刷品恢复。但今天,扫描很常见(并且有实际成本,包括存储空间);并且许多文档将直接打印到网络打印机。因此,51%的律师事务所现在恢复印刷品,扫描的36%恢复,这些费率正在增加。十年前,在手机上少数客户呼叫。今天,他们没有思考。

更多数据,更好的决定

因此,支付景观 - 发生的是什么,被控回来 - 肯定发生了变化,并遵循了公司的思维。在过去的二十年中,许多公司已经停止地看待自己作为一个职业,并开始表现为企业。这需要类似商业的学科,突出地包括管理信息和财政控制。盈利是一切,这不需要只是一个持续的驱动器来改善收入,而是进行管理和控制的持续承诺。在该等方程的后半部分中隐含是必要最大限度地减少公司费用,并将尽可能多的成本转移到客户端。为了更好地恢复,管理和控制,公司需要良好的信息来提高盈利能力。

麻烦是,许多人正在损害他们生成那种良好信息的能力,因为它们只是没有捕获足够的数据 - 尽管现代系统简化了任务。为“公司费用”而不是客户收取多少份副本?你是为了打印的比赛吗?或跟踪它们?你是扫描的结算吗?您是否捕获了这些“艰难成本”,如出租车,快递和法律研究?谁是印刷,为什么?

未恢复收费的费用被称为“金融泄漏”。在频谱的一端,例如,在副本或发送包时分配适当的帐户代码,可以缩短个人缺乏护理。另一方面,它可以是对“现代”恢复协议的集体抵抗力。考虑到现代成本恢复系统使其如此容易捕获所有费用数据,既不是漏斗。它们允许自动导入所有费用数据,包括硬成本,只要可以以电子方式传递。通过预测其参赛作品并根据先前的事项和最爱提出建议,他们可以轻松输入数据。它们甚至可以自动化管理例外的过程,因此在工作站或MFD中不进入适当数据的用户可以轻松添加其稍后或使用自动校正技术以提高精度。

运营有效成本恢复计划的律师事务所应能够恢复50%的非租金非金钱费用。如果您的公司正在恢复少于那个,可能是因为您没有捕获足够的数据。

超越恢复:管理

如果您正在捕获足够的数据,那么您也能够做得很好地与该信息做更多,以便断言与盈利公司相关的财政管理和成本分析。或者将其另一种方式转换为从纯成本恢复发挥到一个也交织成本管理的概念。

从本质上讲,成本管理是关于使用成本恢复数据来更好地管理公司自己的开销和费用,这反过来又能够做出更好的决策,了解所做的工作的成本,定价和盈利能力。

成本管理需要花时间捕获完整信息,然后挖掘它以答案。您的公司遗漏了恢复的机会,例如快递费用,因为使用了无效的客户/物质编号’不值得清理它?有多少客户实际上没有支付任何费用或费用?哪些团队正在系统地为支付计费,哪些不是?哪个合作伙伴有最高的次百分比?你可以’T管理您无法衡量的内容,因此使用此信息构建数据仓库,然后分析数据是提高盈利能力的重要路径。

完整的数据可见性提供了在整个公司中做出更好决策的手段。可能会产生收入的客户 - 但必须考虑支付,以确定它们是多么有利可图。忙碌的练习区可能是小时后的一小时,但他们的边缘如何堆叠?一旦准确计算所有费用,替代费用安排实际支付?操作地,您是否与正确的设备进行了准备?它们是否适当配置?他们是在正确的地方吗?

控制艺术

有效的成本回收率和成本管理应成为每个公司盈利最大化战略的一个组成部分。无法恢复的可收回费用是损失的利润机会。一种不可采取的费用,该费用未最大限度地是一种节省成本的机会。获取这些基础知识右还为成本优化中的新维度提供了基础:成本控制。

成本控制意味着在发生之前避免成本。不需要恢复或甚至管理一项费用,以便首先累计,这是一种强大的恢复和管理核心学科的强大辅助。有关月份的一个月,打印卷和相关的印刷成本增加了吗?添加简单规则,例如强制不可结算的打印作业打印双面或仅黑色和白色。通过部署安全的打印技术来控制对更昂贵的MFD或解决打印废物。担心低价值服务的过度收费发病率越来越多?放入天花板或批准程序,以获得快递员的努力成本。渴望在电话费中追逐指数上升?从逐项移动账单中识别和剥离个人通话费用。隐含在这些简单的更改或规则中是它们导致行为的变化。

关键是信息和技术之间的相互作用:通过利用有关成本的详细数据并具有正确的技术来执行政策,可以节省不必要的费用。

这是一个远离原始简单的世界“制作副本,副本;”它更复杂,复杂,强大,甚至变革。相对逐渐的变化步伐可能会有错误的一些,以考虑成本恢复根本没有改变,因此必须被视为遗物。但对于那些能够向前移动他们的思想和技术的公司来说,成本恢复非常活跃,并将大量添加到底线。

 

* Stewart Hadley 副总统是emea·纽埃·普拉·返回,全球信息责任,费用管理和成本恢复解决方案提供商。他可以到达 [email protected]