“典型的手动计费过程是一场噩梦!”这就是我们最近与 威尔逊·艾伦贝文·布里坦,着眼于无纸化计费的路线图,尤其是考虑到COVID-19意味着有更多的紧迫性和动力来使计费过程数字化。

财务总监尼克·霍奇森(Nick Hodgson)说,Bevan Brittan是英国排名前100位的律师事务所,在英国设有四个办事处。在一个月内,Bevan Brittan筹集了大约4,000张发票,其手动流程十分艰辛。

在许多人熟悉的描述中,霍奇森说,贝文·布里坦(Bevan Brittan)在选择威尔逊Proforma Tracker之前,以前曾进行过手动的纸质流程。他们在其中一个办公室里提出了一个计费指南,该指南走了过去,被团队标记并经过了团队,然后又回到计费团队来“解释涂鸦”。霍奇森说:“弄清存在大量可能的漏洞并不需要天才,总是发生的一件事是人们对曲折的曲解,而发票开出时,我们却看不到发票发给客户,因此缺乏可见性。”

威尔逊·艾伦(Wilson Allen)与600-700家律师事务所合作,技术服务副总裁Shishir Shetty说,上面的描述描述了他们所看到的大约70-80%律师事务所的典型计费过程。他说:“它可能是PDF而不是纸,但他们仍然必须对账单进行注释,并逐人通过。” “全球律师事务所正在从办公室到办公室运送纸张。我们的公司每月要备有12-35,000个备考单,这是一个问题,这些公司可以长期生存,但并没有超越它。”

COVID-19改变了这一点:不仅律师和秘书在分散的办公室工作,计费人员也是如此。对于采用手动,基于纸张或基于PDF流程的公司,解决方案是创建共享文件夹或FedEx发票-这是一个非常昂贵的过程。

霍奇森说:“在进入Proforma Tracker之前,我们尝试了一种廉价而欢快的方式发送PDF:虽然可以,但是需要大量的精力和精湛的电子表格。”

三年前,霍奇森加入Bevan Britten,当时该公司正在实施3E。那时,公司决定需要引入更多的自动化功能,这一决定尤其是由管理合伙人Duncan Weir推动的。贝文·布里坦(Bevan Brittan)希望在未来几年内实现可观的增长,霍奇森说:“考虑到我们已经在处理4000张发票,如果我们加倍,我的计费团队需要多大?我可以选择招募更多人或提出可扩展的解决方案。”

在3E中,有一个工作流引擎,理论上您可以花时间和专业知识来构建自己。 “我并不是说我们没有这些技能,但我们不是专家,这将是一个风险更大的路线,’提供干净的界面以鼓励采用,因此变得很明确:您不会弄乱销售周期。对我们来说,外在是一个显而易见的选择。”

该公司于2019年选择了Proforma Tracker,并于年底启用。霍奇森(Hodgson)说,今年年底,帐单是3月和4月以来最高的。该公司正在移动设备上试用该产品。

霍奇森说:“现金为王,因为我们增加了一个额外的部分来显示发票的交付日期,所以它使我们可以清楚地看到账单不在现场,这使我无休止地受到信贷控制。”

收入泄漏是该公司取得巨大进步的领域。霍奇森说:“我经常谈论渗漏,我们有很多事情要做,但从总体上看,今年我们的渗漏已经改善了30%以上。”

这是网络研讨会期间提出的一些问题,但要获得完整的互动体验,请在此处收听: //vimeo.com/426231716

问题

推出Proforma Tracker需要多长时间?

通常是90天,但威尔逊·艾伦(Wilson Allen)已创建了一个30天快递包裹。您不会立即获得所有扩展的工作流程或高级功能,但优点是易于快速实施。

贝文·布里坦如何管理培训?

霍奇森说:“我们住了三个月。我们与一个单独的小组进行了试验,下个月又将其推广到一个办公室。这确实使那个月变得艰难,但随后我们将产品推广到了公司的其他部门。我们进行了培训和在线讲座,但是每个收费人员在使用前都要进行一个小时的培训。它有助于采用。但是由于用户界面很直观,所以很多人都可以按下按钮并使用它。”

由于锁定公司通常会通过Zoom呼叫进行培训。

自从使用Proforma Tracker之后,最大的优势是什么?

霍奇森说:“我们从一些关键指标开始,我们希望改进这些指标,我希望看到债务人的工作日减少,泄漏减少。我们债务人的日子没有改变,但我没有依靠COVID,所​​以我认为这是成功的。但是泄漏已大大改善。账单的接触点数量已大大减少。可见性更好–信用控制可以知道发票在哪里以及在哪个阶段。它不仅节省了管理员时间,而且节省了收费时间。”

与其他工作流程工具相比有什么好处?
Shetty告诉听众,该产品是专为帐单管理而构建的。它是使用解决方案设计流程为公司设计的。由公司自行管理。

您如何取消提款流程?

Shetty说:“如果您真的想更改帐单,则必须加快流程并对其进行微调。我们进行解决方案设计会议。在过去的好日子里,我们会围坐在一张桌子旁,使用开箱即用的工作流程,并让人们参与其中。我们不只是说“嘿,你想做什么。”我们要求公司按办公室和执业方式变化,但我们也要问他们为什么要这样做-那应该是整个公司的做法吗?最后,我们提出了一个包含多个步骤和参与者的流程,其结果是该公司对其业务流程有一个很好的定义。”

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